经济合同生命周期的管控
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摘 要 在当前经济形势下，大部分企业已经认识到了经济合同管理的重要性，并加强了对经济合同的管理，制定了完善的经济合同管理制度。但是在实际工作中，仍然存在制度不完善、管理不到位、管理存在误区和盲区等现象。本文认为在合同生命周期的管理过程中，首先要根据企业的实际情况，制定详细的、切实可行的合同管理制度，并落实到位。经济合同管理的全过程与企业内部各职能部门是密切相关的，需要各职能部门相互配合，完成经济合同生命周期中各个环节的管理。本文分析在实际工作中经济合同生命周期管理中存在的问题及其原因，提出控制措施，并针对合同生命周期管理中的关键点提出建议，以控制经济合同生命周期管理过程中存在的风险，使经济合同管理为企业的生产经营提供服务支持，给企业带来经济效益，降低企业的经营风险，实现企业的战略目标。
关键词 经济合同 管理制度 控制
合同是企业与自然人、法人、其他组织等平等主体之间设立的协议。随着我国经济的发展，我国经济类法律案件逐年增加，经济合同作为企业经营活动的主要载体，是企业合法权益的重要保障、经济业务往来的重要依据，在企业经营活动中举足轻重。加强合同生命周期的全面管理，制定切实可行的合同管理制度，加强合同的事先、事前、事中、事后全生命周期的细化管理，使合同管理与企业财务状况、生产计划、市场需求、内部控制等各项内部管理有效融合，做到对经济合同的全面动态管控，有助于企业降低经营风险、提高经济效益。
一、经济合同生命周期管控存在的问题
（一）经济合同管理的准备工作不充分
1.事先的制度流程制定不充分
公司在合同管理方面没有做相应的准备工作，只有在发生经济业务时，临时采取措施，一事一议。合同管理制度不完善，流程不明确。目前的合同管理制度中，合同签订事前的基础准备工作基本还是空白，并且没有与预算相结合，各职能部门相互分离，有些合同到实际收付款时，才流传到财务部门。
2.事前的会签审批流程不完整
在实际发生业务时，参与决策分析的人员不全面，对重要的合同，有些重要部门及人员没有参与合同的评估审核过程，对市场的分析不充分，甚至省略了部分市场预测分析的过程，直接進入签订合同阶段，造成合同后续的执行存在风险，给企业带来压力，造成经济损失。而公司日常经营中经常发生的重复性内容的合同，都按照统一的流程，其流程过于烦琐，有很多重复性的工作，造成资源浪费，降低工作效率。
（二）合同签订过程的流程不完善
1.流程中的责任不明确
签订合同的流程过于单一，无论合同金额的大小、业务内容是否经常发生、合同所涉及的经济事项对公司造成的影响等，都采用统一的合同审批流程。合同签订过程中的审批流程有时流于形式，权责分不清，重要合同没有采取更多的关注管理措施，在后续执行过程中给企业带来执行上的困难。
2.流程中的依据不具体
签订审核环节的制度模糊，分类不清，没有明确哪类合同需要招投标、哪类合同需要职能部门参与会审，企业职能部门对合同签订的参与不全面，有些重要部门没有参与，在后续的执行中出现相互推诿、责任不明确的情况。
3.流程中的格式不规范
合同没有统一格式要求，在签订合同时，没有标准格式，临时起草，合同内容比较粗糙，导致合同很多条款不清晰，内容不具体、不完整，有些重要事项在合同中没有约定，给合同履行造成障碍，甚至产生经济纠纷。
（三）合同执行过程中各职能部门配合不够
1.职能部门的参与问题
各职能部门没有参与合同执行过程的管理，只有签订合同的部门管理合同，造成各部门之间对业务的掌握程度互相割裂，需要准备的工作没有及时做好。例如采购合同，货物已到，却没有人验收入库，临时准备，使得工作出现紧急加班现象，各部门之间容易出现矛盾，影响工作的正常开展。
2.职能部门的责任问题
合同管理责任不明确，没有按照合同责任直接到人来管理，没有派专人定期跟进合同的执行情况。只建立了简单的台账登记事项，没有在执行中根据执行情况及时在台账中更新合同的执行进度，很多时候在合同结束时才补充登记。在经济合同执行管理过程中，与其他部门的沟通不及时。如销售合同，没有与生产部门提前沟通协调，造成发货时货物没有准备好，延迟发货，出现违约风险;与财务部门没有事先沟通，对合同形成的往来款的管理不准确，收付款不及时，财务核算不完整;有些合同到收付款阶段，财务才能看到合同，致使财务管理存在很大漏洞。
（四）合同执行结束的后续服务管理不完整
合同执行结束的后续服务管理很多都是由经济合同主体执行完成，还有一些细小的后续工作没有全部完结，就认为合同事项结束了，存档后就不再跟进管理，没有采取积极措施、提供有效的后续服务，造成担保金的流失、长期客户的流失，给企业造成潜在的损失。
二、经济合同生命周期管控存在问题的原因分析
（一）领导的重视程度低
领导层对合同管理的重视程度不够，没有认识到合同管理对企业发展的重要性，使员工在合同管理中走形式。有些业务已经开始执行才补充签订合同，这种倒签现象使企业很被动，甚至会在合同中出现不平等的条款。
（二）制度体系的不完整
目前的合同管理制度，只是对合同签订过程的流程加以控制，对其他方面没有相应的具体规定。签订前的基础准备、事前的审批、执行中各部门的配合、结束归档后的进一步跟踪，这些事项都没有详细明确地在制度中体现出来。
（三）签订过程的监督不到位
在经济合同签订过程中存在流程“一刀切”现象，部门与有些合同不相关也要参与合同的审批，造成有些合同审批流于形式，责任不明确，看到上一级批了就跟着批，没有审批意见，甚至不了解合同内容盲目审批，没有起到审批的作用。 （四）执行过程内部协调不及时
在经济合同的执行过程中，与相关职能部门配合不好，没有及时沟通，各部門对合同进度的掌握不及时。经济合同的执行管理没有与内部控制部门结合，出现管理不清、责任不明的现象，各职能部门没有认识到合同管理的重要性。
（五）合同归档后的管理缺失
经济合同归档及归档后的管理规定不明确，合同归档后，没有人跟进管理，造成归档不及时、归档资料不全现象。合同出现售后维修、服务等问题时，归档的不及时、资料的不完整，给售后部门解决处理问题带来了障碍，容易产生纠纷。
三、经济合同生命周期管控的关键问题
（一）合同立项审批过程要与预算相结合
企业要根据整体预算情况，确定将要发生的经济事项。合同的收款、付款要在公司的预算管理中得到充分体现，使得公司能够合理安排资金的使用，控制现金流，控制财务风险。例如采购合同，全年生产预算使用50万件，采购部门为了节约采购成本，享受采购折扣，一次性采购60万件，虽然节约了采购成本，却提高了库存成本和资金的占用成本，降低了资产的流动性和经营效率;再如，本年预算中市场推广计划支付500万元，市场推广合同中约定支付600万元，造成资金准备不足，或者出现违约支付现象，因此经济合同签订前要与公司的整体预算相结合，控制公司整体风险。
（二）要建立完备的合同台账登记制度
台账要有专人负责跟踪管理，将合同执行中的情况及时记录在册，所涉及的相关职能部门分别进行登记管理，分别根据合同中的约定内容，对自己部门涉及的合同事项做好准备工作。例如采购合同，采购部门根据合同约定采购货物，验收工作者根据合同中约定的到货时间准备验收入库，财务工作者根据合同中约定的付款时间准备款项、按时支付。经济合同负责人要与各相关部门随时沟通，掌握经济合同执行的进度，识别执行过程中可能发生的风险，及时针对风险采取有效的防控措施，对经济合同执行的全过程实行全面的跟踪管理。
（三）经济合同执行管理要与财务管理相结合
执行过程要与财务管理相结合，财务部门作为专业能力比较强的部门，要积极参与到合同的管理中，发挥自身的专业特长，与相关职能部门紧密配合;要建立与各职能部门联动的经济合同台账，定期核对各部门的经济合同台账信息，保证会计核算信息确认的及时准确，保证往来款项的及时收付，减少坏账损失，根据合同的约定及收入准则确认收入及成本。
（四）经济合同执行管理要与内部控制相结合
要真正做到管理到位，责任到人。内控部门对专业人员的管理要有明确的措施及专业能力的要求，提高专业人员的学习能力，定期开展培训，提高专业素质，提高合同管理工作中的专业胜任能力。对相关责任人没有按照制度执行，或者执行不完善，造成合同执行过程出现问题，给企业带来直接或间接经济损失的，要有明确的奖惩措施并作为绩效考核管理的标准，促进合同管理者在工作中的积极性并持续提高自身的专业能力。
四、完善经济合同生命周期管控的措施
经济合同的全生命周期，是从起点到终点，包括合同的事先、事前、事中、事后的各个环节。为了加强经济合同管理，保证合同的顺利履行，降低合同风险，解决经济合同管理中存在的各部门协调性差、效率低等问题，需要制定符合企业实际经营需要的经济合同内部管理制度。制度的制定要依据国家《合同法》及其他法律法规、相关政策的规定，与企业战略目标相结合，从实际出发，结合日常工作，对经济合同的准备、评估、签订、执行、归档及归档后的全过程管理逐条制定具体翔实的规定。制度的制定是加强合同生命周期管理的基础，是经济合同生命周期管理工作的重要支撑。在推行全面的合同生命周期管理及制度的过程中，会遇到很多困难和阻碍，企业的高层领导要高度重视，大力支持。内控部门要优化制度流程与考核监督制度，人员队伍建设等各项管理要协同进行，激发全员参与的主动性和积极性。
（一）事先准备工作的管控措施
事先根据企业经营范围、涉及的经济业务性质及内容，制定企业分类的合同文本库。文本库的制定依据《合同法》等国家法律制度的相关规定，由法务部门牵头，公司中所有涉及经济合同的部门共同参与制定，合同文本的制定要与实际业务相联系，内容全面，条款清晰，权责明确。文本库的制定要根据类型进行分类管理，指定专门人员管理文本库，并在公司持续经营的过程中，在新增加业务、法律法规发生变化时，按程序相应增加、修订合同文本库，使之能够适应企业发展的需要。合同文本库的制定有助于提高工作效率。
（二）事前审批论证的管控措施
合同签订前的审批论证事项本着复杂的事情简单化的原则，对公司可能涉及的经济合同进行明确的分类，不同类别的合同采用不同的事前审批论证流程。对日常经营涉及较多、经常重复发生、符合预算管理的经济合同，制定简易审批论证流程。对大额合同，或者对公司具有一定影响或具有重要意义的合同，要加强事前的评估论证管控工作，要求其涉及的相关职能部门联合会审，必要时可以聘请外部专业机构参加，分析研究合同所涉及经济事项的可行性，分析的过程要全面性与重要性相结合。事前的审批论证可以有效降低合同风险。
（三）经济合同签订过程中的管控措施
对需要正式签订的经济合同，及时提交OA审批流程，合同文本中的主体明确，各项权利义务约定清晰，不能留有空白项目，内容要完整。合同审批流程的制定要做到明确、规范，使合同管理的每一个环节都明确到人，使责任具体化，避免相互推诿情况的发生。要与内部管控制度相结合，每一个参与人员都要具有责任感，确实负起审批中的相关责任，使合同后续的管理执行能够顺利进行。
（四）经济合同执行过程中的管控措施
对审批通过、签订好的经济合同，要有专门人员或团队负责执行管理，经济合同的执行过程要与相关职能部门密切配合，尤其是与财务部门的配合，任何合同的执行都离不开财务部门的参与。经济合同在签订后，都需要到财务部门备案，财务部门留有复印材料，同时要参与并监督经济合同执行的全过程，准确掌握经济合同的执行进度，控制财务风险。
（五）经济合同归档后的管控措施
不能忽视经济合同结束后的后续管理，要按期及时分类归档，合同全过程涉及的所有资料要全面归档。归档的合同指定专门人员负责，或移交专门的部门进行管理。对于约定有售后服务、保留质保金的合同，管理要及时到位，相关人员要承担责任。对合同的后续管理有助于提高企业形象。
五、结语
面对激烈的市场竞争，经济合同管理作为企业管理中的一项关键管理工作，在企业中的位置越来越重要。经济合同管理贯穿企业持续经营的全过程，在企业管理过程中，随着经济的发展。国家法律法规的出新，需要不断调整完善经济合同管理的相关制度，使其适应环境的变化。对经济合同的有效管理能为企业提供高效高质的服务，提高经济效益，控制经营成本，在日趋激烈的市场竞争中保证企业持续经营的能力。经济合同生命周期管理要与企业全面管理相结合，建立良好有序的企业管理体系是加强经济合同管理的基础。
（作者单位为北京中卫医院管理有限公司）
参考文献
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