以信息化为载体实现医院干部人事档案精细化管理

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　　【摘要】医院干部人事管理是一项基础性的医院管理工作，精细化的人事档案管理对医院人力资源调配和人才储备有着积极的促进作用。本文围绕医院干部人事档案管理展开论述，分析医院实施干部人事档案精细化管理工作的必要性，指出档案管理现状及存在问题，提出以信息化为载体实现医院精细化管理干部人事档案的途径，为提升医院干部人事档案精细化管理提供参考。
　　【关键词】信息化;医院;干部人事档案;精细化管理
　　不管是医院人才的招聘、选拔，还是岗位竞争、职级评定，都需要以干部人事档案为参考依据，医院干部人事档案在人员流动过程中发挥着重要的凭证作用。信息化干部人事档案是一种新型的档案资料形式，将互联网、数据库、多媒体、数字信息存贮、通信等先进技术运用到医院干部人事档案管理工作中，能有效提升医院干部人事档案资料开发、管理以及利用效率。精细化的档案管理理念进一步细化档案管理工作，明确管理责任和相关流程，使医院干部人事档案管理工作更规范化。信息化建设为医院实施精细化干部人事档案管理工作提供技术保障，通过资源共享促进医院医疗、科研等各项业务工作的开展。
　　一、医院实施精细化干部人事档案管理的必要性
　　醫院干部人事档案精细化管理的实现前提是信息化建设。传统档案管理模式下的医院干部人事档案资料不完整且档案资料信息反馈存在明显的滞后性，不利于开展精细化的档案资料管理。互联网、云计算、大数据、可视化等技术的发展为医院建设信息化的干部人事档案精细化管理提供可能，在这些技术的加持下，医院干部人事档案管理工作必将更加科学、高效。以信息化建设为载体实施医院干部人事档案精细化管理十分必要，集中体现在以下三个方面。
　　（一）提升医院干部人事档案管理效率和质量。在医院干部人事档案管理中应用信息技术最突出的优势就是提升医院档案管理效率和质量。信息技术是开展精细化干部人事档案管理工作的基础。精细化的档案管理不仅会进一步细化档案管理的目标和流程，还会落实相关的管理责任，一定程度上增加了医院干部人事档案管理工作任务。医院必须在有效的人力投入情况下提高档案管理效率和质量，才能保证精细化管理理念真正落到实处。在精细化管理理念的指引下，将互联网信息技术运用到医院干部人事档案管理精细化管理中，提升医院干部人事档案的利用效率。
　　（二）满足现代化档案管理工作的需求。我国医疗卫生体系不断优化完善，医院干部人事档案资料的数量和种类不断增加，医院干部人事档案规模十分庞大。加上医疗人才的流动，档案数据不断变化，传统的人事档案管理方法劣势逐渐凸显，难以有效满足医院对干部人事档案资料的需求。在实施信息化医院干部人事档案管理的同时，兼用精细化的档案管理方法，避免出现档案资料杂乱无序的情况。
　　（三）有利于医院改革档案管理模式。传统的医院干部人事档案管理采取的是粗放式的管理方法，有悖于医院档案管理工作的改革目标。在医院人事档案管理过程中，严格按照管理制度对档案资料的识别、收集、整理、归档等工作进行细化，衔接好各个环节，有利于规避管理过程中可能出现的漏洞。
　　二、医院干部人事档案管理现状及问题
　　（一）医院人事干部档案管理现状。医院干部人事档案管理工作内容主要是收集、整理、归档、调用各种形式的干部人事档案资料。医院干部人事档案包括医院内部医护人员的个人信息、政治面貌、学历层次、工作评语、奖惩情况、工资及任免等信息，为医院开展医护人员的考察工作提供参考依据。医院告别传统的纸质档案管理，建设信息化干部人事档案管理系统，实施数字化的档案资料管理，在专门的信息系统中开展具体的干部人事档案管理工作。这种形式能有效规避纸质档案易损毁、丢失等问题，缩减档案的存储空间，降低维护档案的成本。在信息系统中更新和调用档案资料，操作更便捷，效果更高，而且系统还会自动记录档案的查阅记录。据相关统计显示，我国超过85%的医护人员曾经调换过工作单位，干部人事档案资料调阅频繁。医院内部管理是在掌握人事流动信息基础上开展的，及时有效地获取干部人事档案资料有利于提升医院人力资源决策的有效性。目前，很多医院已经启动数字化的档案管理改革方案，但是在整理和利用档案的过程中，存在档案管理员专业能力不强、信息技术落后等问题，信息技术的优势尚未完全发挥出来。
　　（二）医院干部人事档案管理过程中存在的问题。医院干部人事档案管理工作过程中出现的问题主要集中在以下几方面：一是档案利用率不高。在以信息化建设为载体的医院干部人事档案管理过程中存在“重建设、轻管理”的问题，很多医院在完成干部人事电子化的创建后并没有很好地利用这些档案。据统计，超过80%的医护人员不清楚干部人事档案的具体运行情况，约20%的医护人员尚未意识到干部人事档案的重要性，几乎没有人主动去查看和利用医院干部人事档案资料。二是干部人事档案归档存在问题。一般情况下，医院参照《干部人事档案材料收集归档规定》等文件开展干部人事档案的归档工作，在归档过程中，按照档案的类别将不同的资料归入相应的档案类别中，进而反映医院干部人事信息。医院是知识密集型组织，必须详细记录医护人员学历层次、进修经历、业务能力等信息，但是当前很多医院的干部人事档案信息并不完善，归档内容不细致。三是档案管理员信息技术掌控能力不强。在干部人事档案信息化建设、发展过程中，档案管理员必须具备良好的信息操作技能，但是在档案管理实践过程中，很多管理员缺乏应有的档案信息管理技能，不重视自身信息素养的培养和提升。
　　三、医院实现精细化干部人事档案管理的途径
　　（一）高效利用医院干部人事档案信息管理系统。医院干部人事档案资料产生和利用牵涉医院的各个部门、各个科室，但档案管理工作一般由专职人员负责。在传统的干部人事档案创建和利用过程中，不同部门和科室间信息传递效率低，干部人事档案管理难度大，降低了医院干部人事档案信息的质量。为此，医院可以建立统一的干部人事档案信息管理系统，连接各部门、各科室的信息管理系统，提升干部人事档案跨部门分享率。为保障干部人事档案安全，医院可以在系统中设置管理权限。医院可以在干部人事档案管理系统中统计、计算、分析档案资料信息，提升医院人力资源管理效率。例如想调取和利用基础档案资料时可以通过系统中的检索功能，快速准确地锁定目标档案，并将档案信息传输给相应的科室。信息系统会自动记录档案调用的全过程，包括档案的去向、经办人等，避免干部人事档案信息的泄漏和丢失。医院建立干部人事档案管理系统不仅可以提升干部人事档案管理效率，还可以提升档案监管工作质量。在传统的医院干部人事档案管理工作中往往缺乏有效的监督管理工具，档案管理规范及精细化程度不够。医院可以以干部人事档案管理系统为载体，落实档案管理责任，进而提升档案的利用率。还可以在系统中设置档案管理利用绩效目标，制定奖惩机制，调动档案管理员工作的积极性，保障人事档案管理工作质量。若档案管理员发现档案问题，可以通过系统直接与相关负责人进行沟通，及时修正和更新档案信息，保障医护人员正常使用干部人事档案。干部人事档案管理系统将医院人事档案管理制度落到实处，在细化档案管理内容和职责的同时动态监督干部人事档案的管理和利用情况。 　　（二）以干部人事档案数据库优化归档工作。为提升干部人事档案管理和利用效率，医院应积极探索信息化技术在本院干部人事档案管理工作中的应用，从根源上改革干部人事档案管理模式。目前很多医院存在干部人事档案资料归档内容单一、关键档案数据缺失等问题，传统的人事档案管理难以有效处理人事档案中数量较多的异构数据。从技术角度看，医院可以利用大数据信息技术建立干部人事档案数据库，统一处理不同种类的干部人事档案数据。新时代背景下，医院干部人事档案管理工作不得不面临很多现实的问题，比如信息数量规模大、信息变化快、数据提取和使用难度高等。大数据技术为解决这些问题提供了突破口，医院可以通过干部人事档案数据库的建立统一存贮和管理干部人事档案数据信息。大数据技术可以在海量的电子档案资料中提取干部人事档案数据，干部人事档案管理员不用多次录入档案信息，减少档案管理员的工作量，提升档案管理效率。此外在档案信息归档过程中，数据库可以通过信息对比自动识别档案是否存在缺损项，横向对比不同客户档案信息，判别档案质量，筛选并剔除不真实或者记录模糊的档案数据。一旦干部人事档案信息发生改变，大数据可以第一时间对已存储档案信息进行更新，確保医院干部人事档案数据的真实性和有效性。
　　（三）加强档案管理队伍建设以及信息资源投入。医院在建设干部人事档案信息化管理过程中应重视对档案管理员的培养。医院可以围绕干部人事档案信息化组织专项培训活动，让档案管理员掌握干部人事档案信息管理系统及数据库的具体操作方法，解决当前存在的档案管理员信息素质低的问题。此外医院可以根据档案管理工作实践情况制定档案精细化管理制度，在档案管理员绩效考核中加入信息化培训相关内容。若干部人事档案员未能通过培训考核，应开展相应的专项培训。若档案管理员仍旧不能掌握正确的操作方法，可以调岗处理，同时招录综合型档案管理员，满足数字化干部人事档案管理工作需要。医院更新升级干部人事档案管理系统后应及时组织相关的实训活动，尽可能降低因人员操作失误带来的不良影响。
　　就当前医院使用的干部人事档案信息化管理系统配套软硬件而言，很多医院没有达到可以使用大数据技术的标准。医院可以适当增加信息化建设成本，淘汰老旧设备设施，请专业人员设计操作便捷的管理系统，简化信息化干部人事档案工作流程。在有限的资金投入情况下，医院可以优化考虑租用云端服务器，在不影响干部人事档案管理效率和质量的情况，降低硬件成本。此外，医院还可以设立干部人事档案管理专项资金，实施专款专用，跟踪资金使用动向，为医院干部人事档案管理信息化建设提供资金支持。
　　信息化建设是实现医院干部人事档案精细化管理的有效手段，在信息技术支持下，医院干部人事档案管理工作必将更高效、高质。医院应立足于干部人事档案管理工作实践，建设信息化干部人事档案管理系统，将先进的信息技术运用到医院干部人事档案管理中，提升医院人事档案管理工作效率，保障医院人力资源管理工作质量。
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