现代企业档案管理工作信息化建设探析
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【摘要】企业档案管理工作是企业日常管理体系的重要组成部分，通过对企业生产和运营过程中形成的相关价值文件以及资料，进行科学的保存与管理，有助于企业获得持续发展的能力。本文探讨现代企业档案管理工作的信息化建设，具有重要的现实借鉴意义。
【关键词】现代企业;档案管理;信息化建设;措施
一、现代企业档案管理实现信息化的意义
信息化的手段作为当前时期企业档案管理工作的主要实现途径，有着极其重要的作用。首先，有助于提高档案的安全稳定性，将传统的纸质档案经过处理转化成电子档案的形式，加密储存于硬盘中，并做好备份处理，不仅减少空间的占用，通过安全网络传输数据，避免了文件丢失毁损的问题。其次，有利于减轻管理人员的工作强度，改变传统人工收集、整理、编辑的模式，只需一次数据档案录入，就可以重复查询使用。再者，有利于提高档案管理的工作效率，传统的纸质档案管理程序冗繁，效率低且容易出错，而信息化运用科学的处理方式，大大提高了工作的效率。
二、当前信息化建设中存在的问题分析
（一）信息化意识薄弱，不重视推广实践。现代化的企业发展迅速，档案信息内容庞大，但是档案管理人员信息化观念较差，不能意识到信息化操作的高效快捷性。很多管理人员停留在简单的电脑录入、传输，不具备系统的信息化档案管理理念。因为缺乏重视，导致企业用于档案信息化建设的资金分配较少，进而影响档案信息化在企业管理中的应用推广，档案信息化建设不能发挥应有的价值，影响了为企业发展提供完善的服务功能。
（二）制度建设欠完善，管理行为不规范。一直以来，企业并没有形成长效的运行机制，成为档案管理信息化的严重阻力。由于我国信息化建设起步较晚，应用于企业档案管理中的信息化建设模式不够成熟。在实际工作中，缺乏行之有效的信息化落实保障制度，对企业档案的管理没有统一规范的标准，难以满足日益增加的档案管理需求。长久以来，企业没有专门档案信息化管理的运营维护机构，资金、规划、监管都不能有力保障进行，导致信息化发展缓慢，且秩序混乱。
（三）软硬件设施落后，档案存储效果差。由于缺乏足够的重视和资金，用于档案管理信息化的软硬件设施落实不到位，数量不足且配置较低，亟待替换和升级。硬件设施一般功能不足，识别度较低，应用到档案管理中的存储等软件和技术，水平落后技术含量低，不仅存储安全性能差，存储量与占用量大，跟不上现代企业档案信息化高密度处理的步伐。
（四）专业人才缺乏，管理水平较差。现代企业档案管理人员信息化水平不足，管理团队中大量缺乏专业技术人员，不能以科学、先进的思想指导工作开展。管理团队中，不具备信息化管理素质的人员占绝大多数。对于档案管理软件不懂、不问、不学习，只能完成简单的操作，无法将先进设备和软件的作用发挥出来，也不能上升到科学管理的高度，严重影响着信息化档案管理在现代企业的应用程度。
三、现代企业档案管理信息化建设的对策
上面主要对当前企业在档案管理信息化建设中存在的问题进行了分析，在借鉴相关理论及实践成果的基础上，本文尝试以问题为导向，从以下几个方面来探讨今后现代企业档案管理信息化建设的优化策略。
（一）树立企业档案信息化观念。企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及綜合运营水平的提升等方面做出了不少的贡献。
（二）加强对企业档案信息化的规划和指导。为了更好地促进企业档案信息化建设的水平，在今后的企业档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的企业档案管理条例的指导下，不断在企业档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合企业自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为企业档案管理信息化建设指明方向。在具体的规划与指导过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进企业档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面来进行实施，从而为今后企业档案管理信息化发展提供方向层面的指导。
（三）建立健全企业档案信息化法律规章与标准。企业档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上。一方面，企业应该从信息化时代的要求出发，不断按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的安全性、完整性、效果性;另一方面，企业应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，中石油集团在企业档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该公司严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合公司自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度地提升档案管理的安全性，该公司在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。
（四）重视企业档案信息化人才建设。目前，在我国企业档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断加大对企业档案管理信息化建设人才的引进力度：一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极与高校进行战略合作，根据企业档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持;另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大企业档案信息化人才，发挥自己的聪明才智，为企业档案管理信息化水平的提高作出贡献。总之，在今后的现代企业档案管理信息化建设过程当中，应该不断从观念层面、科学规划方面、法律规章与标准制定方面以及人才建设方面进行系统的改进与提升，只有这样，今后的现代企业档案管理信息化建设才会不断朝着科学化方向发展。
四、结语
现代信息技术的飞速发展给企业档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企业档案管理工作改进的主要方向。在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。
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