重大水利工程档案工作存在的问题及对策
来源:用户上传
作者:
【摘要】国家172项节水供水重大水利工程大部分已开工建设，做好工程建设中的档案工作、服务国家经济发展意义十分重大。文章归纳分析了当前重大水利工程建设档案管理中存在的突出问题，并从提高思想认识、健全工作机制、配优档案人员等方面提出了对策，为重大水利工程档案高质量开展提供参考。
【关键词】重大水利工程;档案;问题;对策
水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、音像等各种载体形式的历史记录。既是工程建设过程中的真实记录，记载着工程建设过程中成功的经验和失败的教训，具有重要的凭证和依据作用;同时，对其他工程而言，也起着重要的借鉴作用和参考作用，为国家的长远建设发展服务。特别是各行各业都高质量发展的新时代，具有全局性、战略性的全国重点水利工程，档案管理工作高质量开展更显紧迫和重要。2014年国务院作出了加快推进172项节水供水重大水利工程的决策部署，争取到2020年172项重大水利工程基本开工建设。截止到2018年底，172项重大水利工程中已开工建设132项，在建投资规模超万亿。笔者作为安徽省基本建设档案验收专家，近年来相继参加了引江济淮工程、淮水北调工程、安徽长江崩岸应急治理等10多项重大水利工程档案的检查指导、竣工验收等工作，本文根据工作实践，归纳分析了重大水利工程项目中档案管理存在的主要问题，并进行对策研究。
一、存在的主要问题及其成因
（一）文件材料的归档率、完整率有待提高。1.施工单位移交的归档文件材料完整性不高，施工单位移交的档案是整个工程项目建设档案的重要组成部分，也是数量最多的部分，但因172项重大水利项目任务重，工期紧，施工单位主抓工程进度、忽视档案等基础管理现象比较普遍，许多档案人员身兼多职，能投入到档案管理的精力十分有限，平时没能够常态化地做好材料文件的收集工作，往往是工程即将竣工才开始收集和整理文件材料，能收多少算多少;对收集的文件材料如果发现质量不合标，如人员签字手续不全、竣工图修改不合规定等各种问题时，再想补救，十分困难，归档的文件材料难以完整。也因工期紧、节奏快，不少施工技术人员只想着方便自己工作，将相关文件材料如图纸会审记录、技术交底记录、隐蔽工程验收记录、设计变更记录等，长期放在自己的身边，不愿上交给档案人员，也易导致档案文件出现损毁、丢失、流失现象。2.收集归档的文件材料种类不齐全。有的参建单位只注重纸质档案的收集，忽视音像、实物档案的收集、整理、归档，特别是工程建设的重要阶段、重大事件、事故均应有完整的音像档案，当前这方面达标合规的不多。有的虽归档了一些照片、音像档案，但未配备必要的文字说明，归档文件材料的要素不齐全。3.电子档案归档普遍比较缺少。当前电脑软件、办公操作系统等，都为档案的建立和完善提供了现代化的方法，档案不只是运用传统的纸质载体进行保存，还可以通过电子媒介进行保存。目前重大水利工程档案中，电子档案归档工作滞后，对今后的高质量利用造成严重制约，是亟待补强的短板。
（二）档案人员的能力和综合素质不强。国家重大水利工程档案的管理工作，是一项专业性要求较强的工作，对档案管理人员的能力和素质提出了很高的要求。但在工作实际中，档案队伍专业化水平不够。各参建单位特别是很多施工单位没有合格的专职档案员，档案管理工作大多是由技术员或者文职雇员兼任，他们对档案的专业知识比较缺失，加上身兼多职导致很难全身心地开展档案管理工作。有的档案人员缺少对项目建设基本情况的掌握，对工程中一般应形成哪些档案、何时形成、如何收集与整理等难以做到心中有数，底数不清，工作经常处于被动状态，既无法完成对应该归档文件材料的前端控制，也难以对项目档案进行科学分类，档案误编、漏编、混编等情况较多，整编质量满足不了当前档案高质量发展的需求。
（三）档案经费投入不足，保存条件简陋。档案库房、设备、信息化建设等是重大水利工程档案建设的重要硬件保障，需要有一定的资金投入，但在实际中有的项目法人、参建单位及分包单位为了节省资金，并未给予足够的档案经费投入。一是未设置专用的档案库房，把档案柜混放在办公室，或者把办公室隔出一定区域作为档案库房，有的甚至把杂物间作为档案存放的基地。二是达不到“十防”的要求，恒温恒湿设备等档案保护设备较少。三是开展音像档案、电子档案的设备缺少，缺少符合档案工作要求的照相机、摄像机等相关设备，相当一部分照片、音像是以手机拍摄的。四是开展档案信息化建设所需要的专业软件等在参建单位中很少见到，归档、整理和查找利用仍是手工为主的传统方式，管理手段落后于时代的要求。
二、加强和改进档案工作的对策思考
（一）正确把握特点规律，提升全员思想认识。思想是行动的先导，要做好重大水利工程中的档案管理工作，提高包括档案人员在内的全体参建人员的思想认识是基础，是前提。工作中我们发现，之所以参建各方对档案管理措施不到位，原因是思想重视不够，再深层次分析后发现，思想重视不够的根源是对重大水利工程档案的特点和规律没有能正确把握所致，这是许多人未意识到的问题。国家重点水利工程档案除具有档案一般属性外，还具有专业性和成套性、复杂性和广泛性、延续性和频繁性及政策性和民生性4个显著特点，如重大工程档案内容直接反映了工程勘察、建筑施工、投标招标、地质、水文、测绘、气象等诸多部门和专业领域的活动过程，与一般中小工程有着显著的不同。只有充分认识和把握住这些特点和规律，才能自觉克服按中小型工程管理档案的老经验、老办法、老思维办事的思想症结，只有充分认识到重大水利是“民生为本”政策的体现，才能提高档案工作的政治站位，才能增强主动做好档案管理工作的使命感、责任感。
（二）建立健全工作机制，增强制度保障力度。纲举目张，在重大水利工程档案管理中，项目法人就是“纲”，是关键少数，起着决定性的作用。项目法人要以国家档案局《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、水利部《水利工程建设项目档案管理规定》等为依据，结合工程实际，建立起完善的管理体制、工作机制和规章制度，切實担负起“项目法人对重大水利工程档案工作负总责”的职责使命。1.要构建统一管理的项目档案管理体制。按照《中华人民共和国档案法》规定的档案工作“统一领导、分级管理”的原则，做好项目档案的顶层设计，协调抓总，探索建立适合本项目实际情况的分类方案、归档范围、监督检查等办法，构建起横向到边、纵向到底、层层有人抓、级级有人管的档案管理体制。2.要将档案工作纳入合同管理、监理管理。签订施工协议时，明确规定有关档案方面的要求，如应提交的文件材料目录、份数和提交时间等。监理单位除了对自己移交的工程文件材料的准确性、完整性、系统性负责外，还负责对施工单位的工程文件材料进行审查并履行签字手续。3.要制定科学规范的工程档案业务操作流程。科学规范的档案管理操作流程是将档案工作“三纳入、四参加、四同步”规定落到实处的重要举措。业务操作流程图应尽可能用简洁的符号和连线来表示重大水利工程档案的具体处理过程，把工程档案的形成、收集、整理、鉴定、归档保存、查找利用等一系列过程列入其中，这样可以帮助参与项目建设的人员了解工程档案业务的具体处理过程和自己在各个环节应履行的归档责任，从而有效地指导工程档案的收集、归档等相关工作。4.健全各项档案管理制度。制度制定一定要结合工程实际，不生搬硬套，做到切实管用。特别要注重发挥经济杠杆的约束和激励作用，建立起奖惩制度，对舍得投入人、财、物，档案开展保障有力、成效显著的，给予表彰奖励;对没有落实管理制度和措施，人、财、物投入不达标，造成档案破损、丢失和其他影响档案管理使用的，给予一定的处罚，对因严重失职渎职造成重要档案灭失或故意毁灭重要档案构成犯罪的，提请司法机关依法追究刑事责任。
（三）配强配优档案人员，培训提升履责能力。项目法人和各参建单位特别是施工单位，要舍得拿出优秀人才负责档案，如从社会上聘请专门从事档案工作的人员来进行档案的管理，从技术人员中选拔比较优秀、工作责任心强、耐得住寂寞的人员从事档案工作，从大学毕业生招聘档案专业人员等，形成结构合格、知识全面、既有人懂档案、又有人懂工程的档案管理团队。
三、结语
基于重大水利工程的特点和规律，在培训内容上，除了档案收集、分类、整理、编目等基础知识以外，还要加强水利工程建设基本概况、施工流程、施工工序、主要节点、关键环节等方面的培训，加强档案信息化软件应用、电子档案等方面知识的培训。培训方式上要灵活多样，可以采取入岗前参加相关知识培训的办法;可以安排档案人员外出参加档案部门举办的各种参观学习活动，取长补短;可以采取委托院校培养的方式，对档案人员进行系统的水利工程建设施工基础理论和档案管理专业知识培训;还可以邀请在水利工程建设档案管理方面比较权威的专家，现场授课，解答档案管理人员在管理过程中碰到的各种问题。
【参考文献】
[1]中华人民共和国水利部.水利工程建设项目档案管理规定[S].2005-12-10.
[2]刘晓红.工程档案文件收集归档存在问题及对策研究[J].基层建设，2017（24）：23.
[3]张春珍.大型水利工程档案特点及管理[J].山西水利，2009（05）：81-82.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15245055.htm
