企业人力资源管理信息化问题探析

来源:用户上传      作者: 林奕丽

　　 摘 要:文章在界定人力资源管理信息化基本概念的基础上，分析了人力资源管理信息化的构成要素，强调在网络经济时代，企业的人力资源管理信息化发展将成为必然趋势，提出了进一步加强人力资源管理信息化的相关策略。
　　 关键词:人力资源管理 信息化 策略
　　 中图分类号:F240 文献标识码:A
　　 文章编号:1004-4914（2011）12-250-02
　　
　　 信息技术的飞速发展，使企业经营管理环境发生了巨大的变化。传统的人力资源管理存在着效率低、成本高和缺乏科学性等问题，只有全面系统地完善人力资源管理工作，才能使企业在激烈的竞争环境中立于不败之地。信息化在人力资源管理这一领域的应用已经逐步得到推广。
　　 一、人力资源管理信息化概述
　　 （一）人力资源管理信息化的概念
　　 人力资源管理信息化是通过信息技术实现企业人力资源管理的完整解决方案，是一种基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的创新型人力资源管理模式。它主要通过网络技术，采用集中式的信息库来自动处理信息，实现员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。
　　 （二）人力资源管理信息化的构成要素
　　 人力资源管理信息系统是对企业人力资源进行全面管理的人和计算机相结合的系统，它综合运用各种信息技术，同时与现代化管理手段相结合，辅助管理者进行人力资源开发与管理，它不仅是一个技术系统，更重要的是一个管理系统。人、技术支持和组织管理理念是该系统的三个核心构成要素。
　　 1.人。任何先进的技术和管理理念离开了能驾驭它们的人的参与和执行，其效用都将大打折扣。人是人力资源管理信息化的根本，他们不仅要懂较深的网络信息知识，能熟练操作计算机，而且还必须了解本企业人力资源的具体分布情况并具有一定的管理能力。
　　 2.技术支持。人力资源管理信息系统从数据收集到加工、储存、传送、使用和维护都离不开信息技术的支持，缺乏有效的技术支持，系统的工作效率将难以保证，管理理念的贯彻也将失去落脚点。人力资源管理信息系统通过全面运用计算机技术、网络通讯技术、数据库技术以及运筹学、统计学和各种最优化技术，实测企业的人力资源现状，并建立起企业人力资源管理专家系统，为企业提供有关人力资源问题的高质量解决方案。
　　 3.管理理念。技术为管理服务，人力资源管理信息系统要发挥其作用仅靠技术还不行，必须与先进的管理理念结合起来。人力资源管理的实质是将知识资源视为企业最重要的战略资源，使人力资源管理信息化本身就渗透着知识管理的思想，其关注的是如何利用员工数据信息获得员工知识，再利用这些知识获取最大的效益，这一管理思想应贯穿于人力资源管理信息化过程的始终。
　　 二、人力资源管理信息化的功能
　　 人力资源管理信息化的功能需要根据企业人力资源管理的实际情况，规划实际有效的、能够产生价值的功能模块，比如：招聘与选拔、培训、薪酬设计、绩效管理、福利管理、自助服务等。人力资源管理信息化的功能主要体现在以下几个方面：
　　 （一）提高人力资源管理的效率
　　 企业现有人力资源方面的信息包括个人基本信息、合同信息、岗位信息、工资福利信息等。传统的人力资源管理都把此类信息存放于多个Word、Excel文件中或者直接打印出来置于文件柜中，这种分散的信息源，在信息的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作，甚至从中提取出错误的信息，导致决策的失误，降低管理的效率。
　　 采用无纸化的人力资源管理系统，将人力资源的相关信息全面的、集中的整合到计算机系统数据库中。于是，传统的依赖于人工的人力信息处理过程改为依赖计算机系统的处理过程，有效减少了信息更新和查找过程中的重复劳动，保证信息的相容性，企业高管只要获取相应权限，不仅能大大地提高人力资源管理的效率，而且能为企业的人力资源决策提供可靠的依据。
　　 （二）降低人力资源管理的成本
　　 传统的人力资源全人工、纸化实物储存的管理方式，对于一些小型企业则问题不大，但是当对象是一些中大型企业时，由于部门岗位多、员工数量多，则人力信息资料多而杂。而一般的企业大多不愿意花时间去整理一些过时的人力信息资料，加上实物占地，常年累积下来，企业往往要腾出一大块空间来堆放这些资料，而这必然要导致雇佣更多的人员来管理这些资料，花了更多的钱，而管理的结果往往没有得到很大的提高或者根本没有任何改善。
　　 技术时代的到来实现了人类无纸化管理的梦想，将庞大、繁多的人力资源信息集中于统一的计算机数据库中，更方便了我们的管理，大大地减少了传统人力资源管理方式在信息的采集、整理和更新中的人员浪费和所占用的空间，缩短了管理时间，降低了人力资源管理的成本。
　　 （三）及时满足企业的人力资源需求
　　 传统的人力资源管理方式存在信息更新速度慢，信息传查过程中的失真的缺陷，导致提供的人力资源分析报告多少会存在一些不实，从而使得企业的管理人员作出不完善的甚至错误的人力资源决策，导致了有些部门或岗位的人员分配过剩，达到过度饱和状态，有些部门或岗位则出现人员不足、分配不到位的现象。如此以来，不仅造成了不必要的资源浪费，增加了不必要的成本，降低了企业的运营管理效率，造成了人才的大量流失。而人力资源信息化的实现，能有效地提高人力资源信息更新的速度，从而作出正确的人力资源决策：适时招聘新员工，正确实施员工的培训和绩效评估工作，而其反映以人为单位的数据记录，而且更多地考虑如何挖掘人的潜能，激发和调动职工的主观能动性，提高员工的忠诚度，为企业留住必要的人才，及时满足企业的人力和人才需求，促进企业的不断发展。
　　 三、人力资源管理信息化的策略措施
　　 人力资源管理信息化给企业带来的既是有形的东西，但更多的是无形的改变。有形的是企业管理成本是否降低、效率是否提高、业务流程是否科学、沟通渠道是否畅通。而无形的价值在于它内含的管理理念是否能给企业以全新面貌、能否提高员工的满意度。人力资源管理信息化的实施对企业来说是一项重大的变革，因此，采取有效的策略非常重要。
　　 （一）更新观念，塑造信息化为精髓的企业文化
　　 要想在企业中建立起企业人力资源管理信息化的企业文化，就必须在企业内部首先建立起信息化的观念。信息化既是一种管理方式的转变，也是管理理念的蜕变。只有把这个理念在企业中加以宣传，让员工们都了解并在思想上尽可能的认同这个观念并接受它，进而在行动上支持它。所以，要搞建设，就必须先“收买”人心，要使人力资源管理信息化代替传统的人力资源管理方式，就必须先更新员工传统的管理观念，建立起信息化管理的观念。
　　 （二）取得高层管理者的理解与支持
　　 人力资源管理信息化的有效实施并不是那么容易的，对于人力资源管理信息化的投入往往是长期效应，其效益的体现在短期内往往不是很明显，所以要成功的实施信息化，其中最重要的一点是企业的高层管理人员对人力资源管理工作要有足够的重视，它需要高层管理人员有坚定的信心、足够的魄力，即使是遇到困难也能够给予相应的理解和支持，坚持不懈，这样才能达到事半功倍的作用。另外，高层管理人员往往对其下层员工有表率的作用，只有高层管理者在信息化建设中端正自己的态度，下层人员才会积极的配合到其中，促进人力资源管理信息化的建设。企业高层要从政策上和经济上两个层面给予支持，才能使企业的人力资源管理信息化得以顺利实施。

　　 （三）有效控制人力资源管理变革
　　 新的人力资源管理方式的实施必然导致企业人力资源的重组，从而影响到人员岗位和职责的变化，也会使企业各方面的业务流程发生变化，甚至引起部分组织结构的调整，一有操作不当，就有可能使得企业的整体运作陷入瘫痪的境地。如何将这些变化（下转第252页）（上接第250页）带来的消极影响降到最低，如何使企业内所有相关部门和人员认同并接受这一变化，如何控制好人力资源管理模式变更后所可能造成的不良影响，这对于项目负责人来说是个极大的挑战。不仅如此，对于新系统的实施还需要考虑对具体员工的各种培训，以及为配合新流程相应的外部管理规定的制定等内容，这些都是给信息化的推进带来挑战。
　　 （四）加强人力资源管理信息化建设的规划设计
　　 人力资源管理信息化建设需要企业根据所处的环境，评估现有资源，合理规划，逐步实施和完善。有效实施人力资源管理信息系统，首先,企业必须根据发展战略对组织结构和部门职责进行调整。在具体的调整中，有可能涉及部门拆分、职能调整、流程改变、利益重新分配等问题。其次，企业要针对人力资源部门进行相应调整。信息化的实行，将导致传统人员结构、作业方式都将发生变更，此时科学合理的工作分析迫在眉睫。因此，企业要适时调整人力资源管理目标，对企业现状有一个前瞻性的认识，并进行客观的评价和科学的分析。
　　 （五）推进人力资源管理信息化的应用
　　 人力资源管理信息化的逐步推广往往出现在企业成长期或者是成熟期，在这个历史转型期间，企业必须建立与企业战略匹配的人力资源管理信息化运行模式，注意结合实际，运用信息化管理手段，发挥其优势，提高人力资源管理能力。首先需要明确建设什么样的信息化；其次是以什么样的方法和手段保证企业信息化建设沿着正确的轨道向前迈进；最后是要有一个保障企业信息化建设长治久安的组织设计和队伍建设。
　　 （六）寻找可靠的信息化合作供应商
　　 企业是一个相关利益共同体的结合体，信息系统供应商作为企业信息化进程的支撑者，其地位不言而喻。信息化，不仅是硬件、软件、程序研发的过程，而且是后续服务延伸的过程，需要软件供应商提供完善的后期服务和技术支持。好的合作伙伴，才能更好地结合企业的实际特征，在分析并了解了企业的运营管理模式后，作出一套符合目标企业的信息化管理系统，并在后期的观察中不断加以完善，使之完全地融入到企业的管理模式中，才能最终对企业的生产管理产生积极的影响。
　　 四、结语
　　 全球化下的人力资源已成为企业的战略资源，企业如何管人，怎样管好人是提升竞争力的核心环节，先进的信息技术对于人力资源管理的运用更是大势所趋。因此，企业唯有重视人力资源管理信息化的建设才能在这激烈的商业竞争中站稳脚跟，以保证企业的可持续发展。
　　
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　　 （作者单位：泉州市人事考试中心 福建泉州 362000）（责编：贾伟）

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