高校人事档案信息化建设的思考

来源:用户上传      作者: 王鹂

　　摘 要：在当前我国高校人事制度改革的形势下，人事档案信息化管理作为对传统人事档案管理模式的改革和创新，已经成为一种必然趋势。如何适应社会人事制度变革和社会文明进步的要求，根据变化了的情况及时调整自己的工作内容和工作方法，这是当前高校人事档案工作改革的重要方向。在信息量不断增长的现在，怎样通过先进的管理方式才能高效、超前、迅速的为高校教学、管理和各项工作提供优质服务，这必然给高校档案工作提出了更高的要求。
　　关键词：高校 人事档案 信息化
　　中图分类号：G647 文献标识码：A
　　文章编号：1004-4914（2011）06-104-02
　　
　　随着现代科技的迅猛发展，高校建设步伐的迅速加快，对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动也不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多，加强信息化管理，已经成为高校人事档案管理的一个主要趋势和途径。
　　一、人事档案信息化建设的基本内容
　　人事档案管理就是将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
　　高校人事档案是高校管理的信息支撑之一，是学校内部管理体制改革、教学、科研、人力资源开发利用等方面的重要依据，是重要的信息库。同时高校人事档案的管理水平直接关系到高校的发展，因此档案主管部门、档案工作人员都应该提高认识，立足于为人事工作服务、为人事决策服务、为建设高素质的干部队伍服务。高校人事档案信息化建设主要是指高校在开展人事档案管理和建设工作中档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向档案信息数字化、网络化和向社会提供服务为重心的转变、不断提高管理效率和服务水平的过程。其主要内容包括：
　　1.重要档案信息数字化和网络化。在高校中教职工人事档案记载的信息，是与教职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性。在职工的工作履历、职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据和参考作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。
　　2.档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。在高校实际工作中，由于受到时效性强、传达范围广、地域制约等因素影响，往往会大量使用电子文件档案，也需要信息化建设，并且需要加强科学利用和管理，从而做到信息共享以及保密和安全。
　　3.现有人事档案目录数据库化。高校一般都有几十年甚至上百年的发展史，人事变动大而且复杂，现存的档案材料不仅数量庞大、占据空间大，同时也极不方便管理和使用，这就更需要加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，这对个人的工作和职位评定以及发展有着重要的作用，从而使信息资源得到充分的利用。
　　二、高校人事档案信息化建设中的主要问题
　　自第四次全国干部档案工作会议和干部人事档案审核工作以来，各地、各部门的人事档案工作在制度建设、内容的规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展，然而许多高校仍存在一些带有普遍性且不容忽视的问题，目前我国一些高校人事档案管理方面的问题主要有：
　　1.档案材料不全，内容失真。真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料，有的内容前后不符，如时间方面，出生年、月、公历、农历填写随意，且没有说明；档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。对这些情况，人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，给档案的利用带来困难。一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致内容不全。
　　2.管理传统，效率低下。现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主。档案用纸一直承袭传统的16K规格与目前国际标准公文用纸A4规格存在差异，给人事档案的装订带来大量的剪裁和折叠工作，降低了工作效率。管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。由于各项制度不健全，档案人员对档案材料收集重视不够，产生了失真材料。过去高校长期未能建立健全人事档案收集审核归档制度，致使人事档案长时间没有收集整理。材料方面，有的人事部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容。随着人事代理制度的逐步推行，个别部门由于自身利益拘于传统模式，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
　　3.利用范围狭窄，适应性较差。目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件，仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等日常管理中的几个坏节实现计算机管理，信息存储量窄，功能小操作繁琐，信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展，非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，大量的本专科毕业生要流向市场，流向私人企业和外资企业。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。
　　三、高校人事档案信息化建设的对策和措施
　　1.加大投入，建立人事档案网络化管理体系。全国绝大多数高校基本上都已达到现代高科技程度，都已实现计算机作业，并且都建立了校园网，设有专人管理，这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础，为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此，在人事档案信息化建设中，一是要加大资金投入。有条件的单位应配全档案所需的设备设施，提高档案信息资源开发利用的进度。二是加大科技开发人员的投入，加强人事档案数据库的研究和开发。针对高校档案管理技术相对落后的实际, 有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。
　　2.建立人事档案网络化管理体系，加强信息资源库的建设，一要建立高校人事档案信息通用数据库，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。二要建立并完善高校人事档案数据库管理系统，将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。
　　3.实施人事档案的分级管理。在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库建成的基础上，根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享。
　　4.强化业务，提高档案管理人能力。面对21世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，档案管理人员必须拓宽知识面，学习相关领域的知识，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上。同时，要加强档案人员的政治思想教育和职业道德教育，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务，使他们能够适应新形势下的新要求。使他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。

　　档案管理人员还要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。同时，加强教职工档案意识的培养。档案意识是人们对档案及档案工作这一客观事实的主观反映，也是对档案的性质、构成和价值的认识。高校人事档案是广大干部教师和科研工作者智慧的结晶和聘用的依据。依一般的道理，在具备高深学问、追求民主与法制的广大高校教职工中，档案意识理应十分浓厚，然而实事并非如此，许多人认为人事档案不过是人事部门记录自己永远看不到的材料而已，个人往往持“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄。因此，档案管理部门要利用一切可利用的方法加强干部档案宣传，使各级领导、干部群众正确认识人事档案的特点、地位和作用"关心与参与档案工作"自觉地收集材料，及时归档，促成档案工作的良性发展。
　　5.深化改革，建立健全的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实；在材料的鉴别上，明确鉴别的内容，对材料进行有效的鉴别；在材料归档中，要做到分类准确，装订整齐；在递转档案中，要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。总之，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
　　6.资源共享，接受群众监督。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。过去，人事档案只有少数人看，供组织查证使用。其实，人事档案内容分十大类排序，分别是：履历、自传、考核、专业、证明、党团、错误、奖励、工资和其他类，其实可以粗略分为两大类分别管理，把专业部分抽出另装袋，叫业务档案，其余叫人事档案。业务档案中的内容是可以公开的，经整理加工后，就可以作为人力资源信息。人事档案中的年度考核、党团、奖励等也可以公开。这样，人事档案就可以在作为资源共享的同时，接受群众和舆论的监督了。通过人事档案现代化信息管理系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
　　
　　参考文献:
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　　2.潘姝.人事档案管理现状及对策[J]．丽水学院学报，2009（6）
　　3.王晓燕.高校教学档案管理浅析.河西学院学报.2007（4）
　　4.秦建华.高校档案管理工作探讨.机电兵船档案,2007（5）
　　（作者单位：湖北师范学院 湖北黄石 435002）
　　（责编：吕尚）

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