会计电算化的内部控制研究

来源:用户上传      作者: 李晓霞

　　【摘要】 电子信息设备的普及、信息技术的进步，使得计算机在人们的生活和工作学习中扮演着越来越重要的角色。对于会计工作来说，随着计算机等信息设备越来越多的被运用到工作中，会计电算化已经成为会计工作领域的一个重要趋势。会计工作的内部控制，一直是保证会计工作高效严格的一个重要方式，在会计电算化的趋势下，内部控制工作也出现了新的特征和要求。文章主要就会计电算化背景下的内部控制工作进行研究。
　　【关键词】 会计电算化； 内部控制； 研究
　　
　　一、会计电算化系统对内部控制的影响
　　与传统的会计工作不同，会计电算化的最大特点就是计算机等电子设备被大量地运用在日常的会计工作中，电算化给会计工作带来了很大的改变，无论是会计工作的整个系统、组织架构、还是会计工作的流程与制度都有了重要的调整。这些改变，直接影响到会计内部控制工作的开展，具体而言，会计电算化对内部控制工作带来的影响主要表现在以下几个方面：
　　第一，会计内部控制工作的内容和对象发生了变化。在传统的会计工作中，内部控制工作更多的是关注会计工作本身的严格性与正确性，主要是对相关的经济事务进行管理和控制。在电算化的背景下，会计工作都是依靠电算化系统来进行，会计工作人员只需要进行初期的数据录入、收集、审核等工作，然后由系统生成相关的报表和数据处理结果。在这种工作情形下，内部控制工作除了对会计工作人员手动操作的内容进行控制以外，还需要对电算化系统的安全进行检查和管理，需要对操作人员的职责进行监管，需要了解计算机安全维护的相关知识。
　　第二，内部审批审核工作发生了变化。会计工作的一项重要工作内容就是对生产经营中产生的多种费用进行严格的控制与管理，特别是对一些对外经济行为较频繁的企业而言，对费用的管理与控制就显得更为重要。传统的会计工作，对对外经济业务的管理通常是通过严格的手续与制度进行监督，需要明确的授权与记录才能进行，这其中也就会涉及到会计工作体系中的不同工作部门相互确认与相互核实，在整个会计工作体系内部形成了一个严密的互相牵制的体系。在实行会计电算化以后，岗位的调整和人员的配置出现了很大的变化，计算机的自动处理系统代替了之前很多由人工操作来进行的工作，许多之前人为控制与操作的程序被简化，会计工作人员对业务往来管理和监控的作用明显下降，审查监督权力大大削弱。
　　第三，会计信息的存储和处理方式发生了改变。在传统的会计工作中，对会计信息的收集一般需要通过纸张作为介质来完成，所有的数据信息、业务往来、发生的经济活动都通过文字和纸张的记载来完成，在数据记载的基础上，通过人工的方式来进行操作和处理，这种方法生成的数据结果以手工的表格或者账簿体现出来，数据是否被修改，数据是否真实有效通常能够通过肉眼的方式辨别出来。在电算化实施以后，各种会计数据被存储在电脑的硬盘或者其他磁盘上，电算化能够提高数据的处理效率，但是通过这种介质存储的数据很可能被修改或者删除，这也是会计内部控制工作中遇到的一个全新的问题。如何保证数据的真实有效和安全可靠，需要进一步的监管和完善。
　　
　　二、会计电算化内部控制中存在的问题分析
　　会计电算化系统虽然在我国已经投入使用并且在实际操作中也发挥了自己的功效，但是电算化相对于传统的会计工作而言，仍然是一个新生事物。在会计电算化在我国迅速普及的过程中，难免存在着一些管理上、技术上、使用上等多种多样的问题，特别是在会计电算化的内部控制工作中，还存在着许多问题。
　　第一，电算化背景下会计工作岗位的配置问题。会计工作是一个系统性的工作，在这个工作内部，不同人员有着不同的分工，特别是传统的会计工作，对于这种分工是很明确清晰的，不同的岗位有不同的工作职责。在会计电算化的背景下，许多传统的由人工来完成的工作现在改由计算机来完成（当然，除了这种大量的对计算机等设备的操作来完成的工作以外，还有必须依赖人力来完成的工作），在当前的内部控制工作中，对于工作岗位和工作权限的控制是一个较明显的问题。首先，对于手工操作与计算机操作的控制区分不明显，哪些内容需要计算机来处理，哪些工作必须依赖人力来完成，这种工作性质上的区分控制不够明确。其次，对于进行电算化操作的工作人员来说，在同一个会计管理系统中，每个人的权限也是不一样的。当前内部控制工作中的另一个问题就是账号与权限的控制管理不明确，对于不同级别的账号，拥有的权限也应该是不一样的。这种权限管理的不明确，会给会计内部控制工作带来很大的困难。
　　第二，会计电算化的安全问题。信息时代在给人们的生活带来高效和便捷的同时，也应该意识到这种技术进步背后潜在的一些风险，特别是当前，网络用户日益增多，各种软件、程序层出不穷，信息安全已经成为全社会都在关注的重要问题。对于会计电算化来说，安全问题也是当前会计内部控制工作关注的一个重要方面。会计工作使用的软件和系统，会涉及到大量的数据处理和分析，电算化能够快捷有效地对这些数据进行处理和保存，同时随着各种破解技术的不断进步和一些网络黑客的恶意攻击，这些数据很有可能会被窃取或者篡改，特别是对于一些重要数据，如果没有严密的安全控制措施，很容易导致重要数据的流失，给企业的各种经营管理活动带来困难。所以，会计电算化的安全问题，是当前会计内部控制工作中急需解决的重要问题。这是与传统的会计内部控制工作相比，一个重大的差异。
　　
　　三、会计电算化的内部控制措施研究
　　电算化背景下的内部会计控制工作，不仅仅是在技术上的一种进步，这种改变更是涉及到制度、管理、人员配置等多方面的改变。要做好电算化背景下的会计内部控制工作，不仅要以会计工作本身作为一个基础，而且还要兼顾到电算化技术的相关特点，将电算化背景下的内部会计控制工作落到实处。
　　第一，会计工作权限的严格控制。会计工作权限的严格控制，应该达到的一个基本要求就是权属清晰、责任明确。这是现代企业管理中一个基本的原则，权力与职责相对应，有明确的权利人，才能有明确的责任承担者，在出现问题以后才能及时找到相对应的负责人员，进行完善和改进。会计工作的特殊性，决定了合理的岗位区分对于整个会计工作进行的重要性，特别是在电算化的背景下，会计内部控制工作的各项内容已经发生了很大的改变。之前的会计内部控制工作在当前演变成需要人工与计算机互相配合来进行，这样就加大了对员工工作权限进行控制的难度，不仅要对员工的权限进行控制，而且对每台计算机不同的用户账号的权限也要进行明确的控制，使得计算机的管理权限与工作人员的管理权限相配合、相一致，不会出现混乱和纰漏。这种权限的清晰能够有效地规避由于管理不清晰可能导致的各种负面问题，特别是对于会计工作者来说可能会产生的财务犯罪问题能够得到有效的遏制。
　　第二，会计人员有效控制会计电算化工作虽然需要计算机等电子设备的参与，但是对于担负数据处理和分析的电子计算设备而言，一些具体的规范性工作落到实处还是需要由相关的专业人员来操作。这就意味着在会计电算化的工作中，会计工作人员的素质对整个会计工作的开展依然有着重要的影响，在内部控制工作中重视对会计工作人员的素质控制依然很必要。做好这个工作，要从以下几个方面来着手：首先，对会计工作人员的业务素质进行控制和考核，电算化下的会计工作，需要工作人员有专业的会计知识，并且能够熟练地掌握和使用电算化设备，在会计工作人员的准入工作上，这两个问题应该是最基本的准则和要求。除此之外，很多企业在员工入职以后很少进行考核或者业务能力的检查，员工的职业素养在整个工作过程中没有得到检验也很难有大的提升，员工如果没有进步，从本质上来讲，是企业的一大损失，所以企业的内部会计控制工作应该对员工的素质予以重视。其次，企业的会计人员控制，应该选择与岗位相匹配的工作人员来予以委任。因为虽然同属于会计工作系统，但是不同岗位的工作性质还是有所差别，每个岗位所需的气质品质也各不相同，必须根据岗位的特殊性来选择与其最佳匹配的工作人员来进行委任，这是一种人性化、科学化的人事管理方式，同时，也是保证会计工作效果最大化的一个途径。

　　第三，加强对程序操作的内部控制。会计电算化背景下的内部会计控制工作。除了上面提到的岗位与人员控制以外，还要从程序规范上予以控制，这项控制工作是会计电算化与传统会计工作的一个显著区别。利用电算化设备对信息进行处理，也是一个系统复杂的过程，它会涉及到对不同设备的使用，需要了解和使用不同的操作命令，按照预定的步骤来逐步完成。其中任何一个细节工作的疏忽或者流程的混乱都会带来数据信息处理的不准确，所以必须加强对电算化的程序操作规范与管理。主要从以下几个方面予以规定：首先，明确进入机房进行操作的工作人员的身份，严格审核，避免闲杂人员进入机房产生不利的影响。其次，运用电算化设备进行处理的数据必须真实可靠，这种真实性要求在数据录入和处理之前必须保证这些数据是有明确依据，具有有效性。再次，对于数据处理的结果必须进行严格的记录，特别是出现的差异不能够轻易更改，对于数据的修改需要经过严格的审核工作才能进行。最后，数据的安全保护工作。在机房操作的和处理的数据结果，不能轻易地带到机房以外的地方，更不能将数据提供给不相关的工作人员，数据保密和安全是整个流程规范中的一个重要环节。这是电算化背景下，会计内部控制工作应该作出的全新调整。
　　第四，加强电算化设备的控制与管理工作。会计电算化背景下的内部控制工作，与传统的会计内部控制工作相比，一个重要的方面就是要突出电算化这一特质。内部控制中加强对电算化设备的控制与管理，需要从以下几个方面来完成。首先，日常电算化设备的管理维护。在电算化的会计工作中，计算机等电算设备扮演着工作人员的重要角色，对会计工作的内部控制工作，必须将电算化设备纳入到控制管理的范围之中。其次，加强电算化工作的安全管理。电算化工作的进行，除了硬件设备以外，还会使用到一些软件和管理系统，信息安全管理是内部控制工作必须要重视的工作内容，加强电算化安全工作管理，要吸收先进的电算化安全防范技术，加强对重要数据的管理，并且不断提升工作人员使用电算化设备的安全意识，严格规范他们的操作行为，要从整个会计工作系统内部，提升安全意识和安全管理的水平。
　　
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