强化高校内部控制问题探究

来源:用户上传      作者: 涂利平

　　【摘要】目前，我国高校资金来源的多渠道和使用的多去向、巨额贷款、市场因素的渗透以及监督和控制的乏力，使高校的财务风险越来越大。健全内部控制制度、加强内部控制力度已成为高校的一项紧迫任务。
　　
　　内部控制制度是一种预防为主的制度，目的在于通过建立和健全相关的制度和程序来遏制舞弊、减少错误的发生，从而降低风险，保证组织目标的实现。改革开放以来, 我国高校已逐渐脱离了单靠国家财政拨款的办学状况，形成了多渠道筹资的办学模式；连续几年的扩招在使高校规模迅速扩大的同时，资金的流量更是急剧膨胀，迫切需要加强高校的内部控制建设。
　　
　　一、高校内部控制存在的问题
　　
　　（一）高校内部控制的基础工作薄弱
　　财务会计工作是实行内部控制的基础，但我国不少高校的财务会计工作却很薄弱。1.缺乏明确的岗位责任制度，不少具体岗位的会计人员职责不清。2.财务管理制度不健全。有的单位没有符合实际的具体、有效的财务管理制度，财务事项的运作大都依靠惯例，随意性较大。3.会计档案、印鉴保管上的漏洞较多。有的单位会计档案没有专人保管；有的单位将财务章和法人代表章交由财务部门负责人保管；有的单位将支票、财务章和法人代表章同时由出纳一人保管。这些现象的存在，表明高校会计基础管理工作中存在着重大疏漏。4.对原始凭证的审核不规范。有些单位对原始凭证审核不严，原始凭证与经济业务不符或者规定的内容填写不全。如经济业务是建筑工程，而使用的是商业零售发票。5.账务核算处理不规范。比如预算外收入挂在往来账上，以此来隐瞒收入。有的单位在年终结账时，不将收入和支出结转“结余”科目, 而是将收入和支出相对转, 使“结余”科目不能正确、完整地反映核算单位的结余状况；还有的单位两套会计核算制度同时运行, 造成支出核算混乱。6.对经费的收入、支出核算缺乏基本的控制意识，如应收学费、产业管理费和投资收益等应收数完全由下面报，财务部门没有按有关资料、合同、协议计算核对应收多少，造成应得收入的流失；经费支出方面也没有建立明确、合理的开支范围和标准，如业务招待费、差旅费中的住宿费和出租车费等，致使财务监督与控制流于形式。
　　
　　（二）缺乏风险监控机制
　　目前，许多高校只重视学校规模的扩张，工作重点放在招生人数的增加、校舍建设和其它基本建设的投入上，对盲目扩张、大量贷款的风险没有充分的认识。高校的建设资金大部分依赖贷款，贷款是需要还本付息的；而高校属于非盈利单位，在招生形势较好时，也许有支付利息的能力，一旦招生形势变化或其它影响效益的情况发生，用什么来偿还债务？这种普遍存在的盲目决策行为忽视了内部风险管理，缺乏对举债融资及还贷能力的科学性、合理性和可行性论证，缺乏风险识别、风险预警和风险评估等风险防范措施。
　　
　　（三）内部控制制度的一些具体规定不科学
　　现有的内部控制制度的一些具体规定不科学。1.授权审批制度存在弊端。许多单位实行的“一支笔”审批制度，虽然有利于财务收支的统一管理，但签字审批人往往并不十分了解具体的经济事项，其结果是：一些违法违纪的现象得不到控制，签字审批人却还要承担相应的责任，影响了财务监督的实际效果。2.业务流程不尽合理。一些单位对经济事项的流程控制过于简单，负责流程控制的部门之间责任不明确，先后顺序不尽合理；如有的高校费用报销时，采用先由领导审批然后由会计审核的程序，严重影响财务人员审核把关的效果。
　　
　　（四）对现有的内控制度执行不力
　　内部控制制度不健全，只是高校内部控制效果差的原因之一，而另一个重要原因是对现有的内部控制制度执行不力。现有的高校大都制定有内部控制制度，但其作用主要是为了应付有关部门的检查、审计，形同虚设；有章不循、执行不严，遇到问题随意处理的现象很普遍。比如，《会计法》规定：关键不相容职务必须由两个或两个以上人员分工负责，但在实际工作中, 基于编制有限、人手紧张等原因, 许多单位都有不合理或不合法的兼岗现象，如出纳兼任档案保管，记账兼任复核等。
　　以上问题的大量存在，使高校难以遏制舞弊和减少错误的发生，难以及时纠正偏差和防范风险。
　　
　　二、强化高校内部控制的对策
　　
　　强化高校内部控制的方式和途径有很多，笔者认为，应该重点抓住以下几个环节。
　　
　　（一）强化不相容职务分离制度
　　不相容职务分离制度是内部控制制度的精髓。近年来高校职务犯罪不断增多，一个重要原因就是一项或多项业务集中由一人办理，导致错误与舞弊行为的发生。笔者认为，应当按照内部牵制原则合理设置岗位，明确其职责权限，形成部门与部门、员工与员工、岗位与岗位间的相互验证、相互制衡的机制，确保单独的一个人或一个岗位对任何一项或多项业务活动无完全的处理权。如，授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、明细账记录与总账记录、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查、财产登记与财产保管等，这些岗位都必须严格按规定加以分离。
　　
　　（二）建立和完善内部报告制度
　　建立和完善内部报告制度，可全面反映经济活动情况，及时提供经济活动中的重要信息，增强内部管理的时效性和针对性。内部报告可以采取月报、季报的形式，也可采取年报的形式，但都应该配套重大事项和非正常事项的及时报告制度。报告的内容很多，其中，资产负债状况、借款还款的进度及规模、工程进度状况、财务目标完成情况、预算执行和差异情况及产生差异的原因、业务招待费和办公经费的发生情况等，应该是重点报告的内容。通过内部报告，责任部门及上级领导才能及时地、全面地掌握所属期间财务状况及其变化情况，才能根据这些反馈信息作出正确的判断和决策。
　　
　　（三）强化预算控制制度
　　预算控制制度是高校内部控制的重要环节。高校应本着量入为出、勤俭节约、收支平衡的原则，根据上级下达的经费指标和自身的财力，统筹安排预算内外资金，据实编制部门预算。收入预算是学校的经济基础，须采取有效措施，将应取得的收入及时、足额地收纳入账，并监督各项收入来源是否正当、合法，是否存在截留、占用、挪用情况。部门预算编制要做到合理安排资金，在兼顾一般的同时，优先保证重点支出。对每一收支项目的数字指标要运用科学的方法测算，力求各项收支数据真实准确。
　　预算控制不仅要对本单位的经济活动和资源进行事前的安排，还要对全部业务活动和资源运用情况进行事中控制和事后控制，避免或减少不必要的错漏和偏差。因此，高校应当明确预算项目，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，对于预算执行过程中出现的差异应进行分析，查明其发生原因，采取改进措施。对具体执行预算的学院、处室，应实行权、责、利相统一的考核和激励机制，并由审计部门监督执行。这样才能体现预算控制的严肃性，从而有效保证预算执行的质量和预算控制的效果。
　　
　　（四）建立授权批准控制制度
　　授权批准控制要求单位明确规定会计及相关工作的授权审批范围、程序、权限和责任等内容，单位内部各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。在具体操作中，除了将一般授权落到实处外，还必须把好特定授权这一关，许多重大经济舞弊案件就出现在遇特定情况时没有特定的授权批准制度可依，按惯例或视需要办理的环节上。因此，在制定授权制度时，必须设计对非常规的经济事项如重大筹资行为、投资决策、基建工程项目等的授权批准程序。同时，建立必要的检查制度，及时反馈授权后这些特定经济事项的处理情况。

　　
　　（五）强化内部审计
　　内部审计是内部控制系统的组成部分。内部审计旨在通过对高校的各种内部会计控制制度和各个职能部门的各种业务行为进行独立评价，以确定内控制度或行为是否符合国家法律、法规的规定，行为是否符合内控制度规定的程序和标准,内控制度能否有效保证管理目标的实现。现代内部审计工作已经从传统的找错、纠错发展到事前、事中审计。内部审计部门通过监督控制环境和程序的有效性，监督各部门的内部控制是否执行并及时反馈有关执行结果的信息，帮助各部门有效地实现预期控制目标。
　　强化内部审计监督应该做到以下几点：1.审计部门必须自始至终参与内部控制制度的制定，这样，审计部门既可以对内部控制制度有一个全面的、整体的了解，同时也可以对内部控制制度及其运行机制的适当性做出评价，提出建设性建议；2.形成一个刚性的、能够落到实处的制度性规定，学校的各项经济活动必须定期接受审计部门的审核和稽查，从而对内部控制执行的有效性进行评估；3.树立和维护审计部门应有的权威性。应该有制度性的规定，保证审计部门的审核和稽查工作能顺利地开展，对发现的问题或者关键控制点的偏差，能够得到及时的解决和纠正。
　　
　　（六）建立高校风险指标评价体系
　　市场经济为高校提供了多渠道、多领域的筹资方式，同时又使高校面临着高收益、高风险的复杂局面，特别是那些一味追求学校规模的扩张、大量征用土地、大兴土木、大量置办产业、大量从银行贷款的高校，各种风险必然接踵而至。在这样的背景下，全面考核和评价高校的发展潜力，评估学校在负债和风险方面的承受能力，便成为高校内部控制的重要内容。利用学校的财务报表和相关数据，全面、系统地分析高校财力资源的配置情况和办学效益，检查和监测学校的财务风险，以便对出现的各种问题做出及时的反馈，尽早采取有效措施，把风险降至最低。
　　
　　（七）强化货币资金控制
　　随着教育体制改革的深化，筹资的多渠道和资金使用的多去向已成为高校资金流动的基本特征；资金流动的次数频繁、现金收付业务多，使货币资金收付业务的控制成为内部控制的关键环节。强化货币资金控制，须做到以下几点：1.实行钱、账分管，货币资金的收入与支出要有合符规定的凭据；2.严格按照“申请、审批、复核、支付”的程序办理货币资金的支付业务并及时入账；3.对现金的支出范围应该有明确的规定，并在实践中严格执行，控制现金坐支行为；4.使用、领用空白结算票据必须进行登记；5.加强印章和银行预留印鉴的管理，支票签发至少必须由出纳和财务负责人两人负责并签字；6.对存在二级财务管理部门的高校，应该加强监督管理，采取收费收据由一级财务部门统一发放使用、二级财务部门定期呈送报表、定期或不定期对二级财务部门的账务进行稽查、对二级财务部门在业务上进行指导等措施强化货币资金控制。

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