论AI时代秘书工作的新路径
来源:用户上传
作者:
摘 要：从“互联网+”时代到”AI+”时代我们迎来新一次的人工智能浪潮，人工智能近年来以令人惊叹的速度成就大势，人工智能已经成为新一轮产业变革的核心驱动力，正在对世界经济、社会进步和人类生活产生极其深刻的影响，在AI时代秘书行业面临巨大挑战的同时，也存有着潜在的机遇，文章探讨了 在AI浪潮下秘书行业从业者的生存与发展所遇到的挑战，并简要探讨了人工智能新时代秘书人员和秘书工作的应对路径。
关键词：人工智能;秘书人员;秘书职能转型;创新能力
目前人工智能在视觉图像识别、语音识别、文本处理等多个领域已经取得显著成效，人工智能赋予新时代已然成为我们的时代主题，这一场浪潮，将掀起职场行业的变革。也掀起一番行业结构的大变动，秘书行业面对的或许不是被取代，而是面对巨大的结构性转型，不论是具体的工作性質、内容、方式等，还是抽象的职业道德、生存空间等方面，都将面临着天翻地覆的变化。秘书从业人员面临着机遇的同时也直面更大的挑战，如何适应形势跟上智能时代的步伐成为我们所关注的问题。
一、人工智能发展的现状及影响
人工智能在二三十年的发展历程中对人类社会的方方面面都产生了各种各样的影响，什么是AI？从棋类博弈到无人驾驶，简单来说AI是通过模拟人的神经网络来进行“深度学习”，在某一个特定领域，通过在大量数据中学习、总结规律，在给定任务上，能力超越人类。
AI的发展尤其对产业结构的变化冲击力巨大，的确极大提升了生产效率，取代了低层次的脑力劳动力行业，也为新兴产业的诞生带来无限的可能，是惊喜抑或者是阵痛，不断有新兴行业在社会精细化分工下与 AI互补共生，从前从未听过的行业随之而来，比如人工智能训练师、人工智能维系者等。
我们知道事物发展的前进并且波折的，而我们正生活在人工智能造福社会的大好势头，不断优化的算法给我们打响生活的“万物互联”口号，支付宝的刷脸支付、小米的智能化家电、当下很火的智能音箱“小度”等，让我们感受到人工智能带来的一切触手可及，尽管如此，人工智能也给人类带来不安，会给人类带来各种各样的挑战，首先行业的消逝意味着劳动力的过剩，失业人口的增加，有AI威胁派预测有一批新的失业潮将会出现，也有认为人工智能可能引发社会系统相对于创新的滞后，那么我们社会系统如何重构？还有道德伦理如何与人工智能相互牵制、社会折叠等的问题涌上现实。
人工智能科学家李开复在《AI·未来》一书中书中提及人工智能与未来人类生活的睿智蓝图，也提及AI对未来就业的影响，书中写道：“AI的发展预计在10到20年会造成40%左右的工作被替换，贫富差距会进一步扩大，经济分工渐渐会演进到：机器完成例行化，重复性的工作;人类负责战略和创造性工作。”我们看到目前弱人工智能已经实现，也就是在单一领域、给定目标的前提下，人工智能已经超越人类，但在拥有自主意识、欲望的强人工智能，在可解的计算机领域还没有看见答案。也就意味着，只有通过将可能要消失的职业来重新审视自我价值，解构原有的职业认知，打破僵局，工业革命电力被发明之后，科学家积极运用电力来解决生活、生产的各种难题，紧接着人类发明了电话、电灯、电线……而今天人工智能发展大势已至，正所谓内行人看门道，外行人看热闹，如何发挥我们的主观能动性从那些社会上的行业观察家视角中来做到位的人工智能SWOT分析，并以此来进一步利用人工智能来解决各行各业的转型难题，这些成了普罗大众面对人工智能笼罩下的现代社会必须面对的，归根结底，是“认知”的问题。
二、在AI时代秘书行业面临的挑战
从办公自动化到人工智能化的递进，这是一个质变，对秘书行业影响程度不亚于核裂变链式反应所带来的爆炸反应。对秘书工作而言，究竟是机遇多还是挑战大？如果拓宽视野，以拥抱的心态面对，我们看到的是人工智能将秘书人员从复杂繁重的事务工作中解放出来，有更多精力介入辅助领导决策管理的工作任务;而以保守抵触的心态面对，我们担心的是人工智能将抢走秘书手中的饭碗，或者害怕人机难以很好交互，人工智能会占据主导地位。
人工智能广泛运用于各行各业，也必将在秘书行业中发挥着越来越重要的作用。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所，秘书则是办公室的重要管理者，秘书辅助领导机关做出决策，发布指示，除了负责文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而辅助领导决策，推动组织高效运行，并将决策作为信息传向上下左右内外，起到一个承上启下、沟通左右、连接内外的作用，可以说秘书工作实质上是信息的处理工作。在越来越发达的人工智能应用下，人工智能已然成为一个“全能秘书”，秘书人员包括信息工作在内多数基础工作可以被替代并且以更高效的方式，办公室不再需要电话专员，人工智能化的客服系统可以更好的过滤电话并回答;不在需要秘书人员辛苦操办会务工作，跨时空跨地域的视频会议提高了办公效率，不需要再加班加点地搜集、鉴别、统计、分析、加工、利用、贮存信息，只需要通过云空间来上传备份和下载数据……从人工自动化到高度的人机融合的骤变给秘书从业人员带来多方面的压力和挑战。
（一）人工智能对秘书信息管理能力带来挑战
秘书最基本的职能之一便是对信息的加工和管理。大数据时代下，人工智能的优化算法可以说是完全取代了人脑，在庞杂数据面前，筛选和提取信息的速度和准确率都远高于人类，人工智能协助人类更好的管理和使用信息，大家知道信息的无限扩展，今天这个时代可以说信息过载，信息的内容量非常非常大。在人类工作生活当中产生这么多的数据和信息，人类怎样有效使用信息，怎样有效获取信息，怎样有效的在需要用到的时候，能够自动的提供，真正能够达到想用就有，而人工智能恰恰做到了这一点——主动通过推送人类需要的信息，同时对信息进行过滤，对信息进行及时服务。而且信息的交互方式，模拟人类采取更加自然的交互，像人类说话一样，这就是人工智能对于信息进行个性化的推荐。对人类来说更加有意义，更方便、更快捷，在只有计算机才能可以达到的速度之下，这样获取的信息可信度也非常之高，反之秘书能发挥的作用便被大大的削弱。 但完全依赖与相信人工智能的数据，科学吗？答案显然否定的。在计算机科学被神化的今天，虽然秘书工作者对信息全面掌握的难度陡增，不过人工智能也有可能会存在信息管理失灵的问题，文字识别、语音识别、虚拟助理等智能系统也不是百分之百的有效，并且人类语义理解等能力等等都是其不能替代的，各种信息之间的感情色彩是人工智所不能检测的，领导的意图是需要秘书来解码以及传达的，办公室之间的信息传达也受到各种微妙关系影响，秘书在信息管理过程中能力以及职能的被动转变受到人工智能影响。
（二）人工智能对秘书辅助决策的能力带来冲击
人工智能已经成为经济发展的新引擎，人工智能的辅助系统也在生产生活中大规模运用，浙江省的智能医疗辅助系统的建立便利公众，预约、问诊、结单、报销等原来需要在医院四处奔波的步骤现在只需通过电子医保卡就可以完成，并且全省建立统一的医疗信息系统;也有一类电子“智囊”，可以替你做出选股决策的人工智能投资决策系统;相比较原有的秘书辅助决策工作，现阶段进入更为复杂的时期。
秘书辅助决策的内容发生了改变，在领导关于数据分析类的决策上秘书的帮助作用减弱，我们看到传统的许多秘书工作已经被逐步取代，秘书这一职业属于强社交且需要各种技能结合的创意决策复合型工作，不得不说一方面人工智能释放了秘书人员的乏味无趣的办公室传统文书工作，但秘书工作是需要社会互动的，也就意味着，辅助领导决策这样的上下级人际互动，始终是不能被机器取代。随着科技的不断发展，对秘书工作辅助决策的专业能力要求越来越高，秘书辅助决策的方式方法也将重新定义，工作内容不单单是简单的协助领导确定方案，更多的要求秘书人员面对挑战，坚持以人民为中心的发展理念，重大决策顺应民意民心民生民情，创造性执行上级指示，需要另辟新的工作思路，所有这些绝非人工智能所能比拟。所以，人工智能对程序性决策的影响大，秘书人员在非程序性决策过程中作用大。
（三）人工智能对秘书环境管理职能带来影响
人工智能的嵌入式发展，不仅仅改变了秘书工作的硬环境同时也在重新塑造着软环境，秘书对职能环境的管理能力受到严峻考验，秘书职能环境指的是秘书开展各项主要职能活动的客观要求，包括各种硬环境和软环境，硬环境包括秘书工作的刚性需求比如说办公室、各种办公用具、甚至各种公司制度、组织机构等等;软环境包括公司组织文化、公司理念、员工心态、人际关系网络等等。
在智能办公领域，人工智能对秘书工作环境的改变可以说是颠覆性的，以人臉识别技术应用于企业各种办公场景：访客管理、智能迎宾、通道管理、智能门禁、人脸考勤等，上下班考勤登记也不再需要专员管理，办公设施以及办公系统的优化都得益于 “智能+”，为秘书人员带来了便利，更加挑战秘书人员面对新事物的适应能力，学习能力，秘书人员需要接触从未接触的领域和知识，会是一个排斥与接纳的矛盾过程，学习新的办公软件、不再需要端茶倒水等低端体力劳动、脑力劳动负担的突然增加一旦秘书人员适应不了就有面临被行业所淘汰的危机，没有忧患意识、安于现状的秘书人员，会产生工作不适感，秘书工作便很难执行实施。
三、秘书应对人工智能浪潮的对策
身处人工智能新时代，新时代秘书人员需要掌握秘书工作理论，更应该结合实践提高工作的灵活性，增加秘书工作的含金量，人工智能可以替代的是多数的机械性、重复性、程序性、事务性的工作部分，而发挥参谋智囊作用的能动性工作上，秘书占有一定的优势，不过仍然给秘书带来不小的冲击。
（一）秘书人员要转变静态的职业认知
事物是不会静止不动的。目前，秘书人员首先应该做的是改变对本行业固有的静态认知，要追踪职业发展的动态，根据变化着的职业来不断修正自己职业认知。要根据秘书职业的特点，秘书人员强化AI对职业的逐步介入和日益扩大的影响的认知，既不盲目受人工智能威胁论的影响，又不断学习，提升自己的职业能力来应对日新月异的时代浪潮。
秘书必须在思想意识上有转变，才会更好地付诸于行动，去学习、掌握、运用和管理秘书工作中的人工智能。秘书要充分发挥人类独有情感功能在人情社会中的特有优势，因为AI无法理解秘书必须面临的复杂的人际关系网，无法根据谈判对象的喜好弱点来准备致辞和谈判方案，无法按照事件的缓急轻重给领导安排人情化的行程，无法在领导疲惫虚弱和受到攻击的时候给予必要的心理安慰与精神鼓励。在当前秘书职业进入快速转型时期，秘书人员一定要对本行业有信心，既要自我肯定与重新审视自己，又要重视人机交互思维的培养，以全新的视野重新发掘、开拓秘书新的职能、新的功能、新的价值。
（二）秘书人员要顺应潮流提升三大能力
如何顺应，怎么转变，都是秘书行业人员不断探讨的问题，秘书人员需要提升三大关键能力——创新能力、可迁移能力、处理突发事件的应变能力。
瞬息万变的科技要求秘书人员化被动为主动，善于总结教训，吸收经验，将知识化为己用，创新成为新时代衡量人才素质的重要标准。服务于领导者的秘书人员创新需要有对新思想的接受能力，果断摒弃旧的糟粕的工作理念和手段，利用人工智能科技结合自己敏锐的洞察力主动发掘信息，为领导提供参谋时大胆通过自己独立思考，用更加科学的信息统筹分析来提炼精华为领导排忧解难，创新是人类所独有的思维，更体现在对事件未来走向的预测能力，秘书人员创新能力是要掌握秘书工作的主动权，整合大数据，提供最快最可靠的决策方案给领导，在充分了解过去和现状的同时能着眼于未来事物发展方向。
可迁移能力更是秘书人员必备的能力，秘书工作内容繁杂，使得秘书工作业务的体系庞杂，可以说优秀的秘书人员一定是一个“杂家”，既要样样精通，又要有专长。人工智能能取代秘书人员的简单工作，因此秘书人员必须不断学习、充实自我，掌握新技能，为自己将来面对人工智能取代人力时增强“免疫力”，学习办公室文化，进行知识迁移，触类旁通;学习方法迁移，借鉴优秀的团队管理模式、演讲技巧等灵活学科;学习角度迁移，换个角度看待人工智能对行业的影响，避免工作思维的固化，深度学习，或许未来秘书人员会有能力与机器人沟通，使用，修理，控制。
能体现秘书人员水平的便是处置紧急事件时的应变能力，秘书人员常常会遇见许多突发情况，尤其是在处理关键信息和辅助决策等业务上，一旦出现突发情况对秘书人员的要求是非常高的，人工智能也没有办法解决的情况下只有秘书来承担责任。所以，作为一名优秀的秘书人员，无论面对多么危急的情形下，都应该是冷静沉着，灵活应变，将损失降到最低水平。因为人的思考过程是人工智能无法替代的。在秘书日常工作中，应培养良好的工作习惯，做好突发事件的预防措施。紧急意外的处理上，秘书会面对系统以外的意外，而机器人不行。
四、结语
人工智能革命近在咫尺，逐渐渗透进我们生活的角角落落，然而真正属于新时代需要的职业秘书是不会被机器替代的，秘书职业将进入人与人工智能共事的新纪元。可能被替代的是，学习能力差、技术含量低、情感功能弱的秘书人员和程序性、重复性、事务性较强的秘书工作。秘书从业人员要提高对事物的敏锐度，紧扣时代发展的节点，适应新形势新需求，主动求变应变，牢牢把握人工智能发展的重大历史机遇。政府应该扮演引导者的角色，关注人工智能引发的社会问题，在政策上给予人工智能和秘书职业的结合给予大力的支持和鼓励，同时人工智能专家和秘书学学者要携手合作，给予困惑的秘书从业者针对性的关注和理论指导。只有这样，秘书职业和人工智能才能比翼齐飞，共同打造秘书职业在人工智能时代生存和发展的良好生态环境。
参考文献
[1] 李莹，马英.论人工智能时代公共部门的政务秘书面临的挑战[J].秘书，2018（04）：82-87.
[2] 孙炯.人工智能带来的职场变革[J].成才与就业，2018（10）：16-17.
[3] 李思琪.当前公众对人工智能的认识，担忧与期待[J].人民论坛，2019（07）：38-39.
[4] 李开复.AI.未来[M].杭州：浙江人民出版社，2018.
作者简介：姜佳琪，浙江树人大学人文与外国语学院，秘书学专业学生;章玫平，浙江树人大学人文与外国语学院，秘书学教研室副教授。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-14983621.htm
