浅谈档案信息化管理的现状与对策
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摘要：当前，科学技术迅猛发展，信息技术越来越普及，为了加强档案的科学化管理，信息化技术逐渐被应用到档案管理工作中，档案信息化管理成为一种趋势，也为单位的发展提供一个机遇，但是由于受传统观念影响，档案信息化管理中还存在不少问题，本文旨在分析当前档案信息化管理中的问题，从而提出解决问题的对策建议，以期为加快档案信息化建设进程提供借鉴。
关键词：档案;信息化;问题;对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-00-01
当前，随着社会发展步伐的加快，信息技术迅速发展，信息化手段越来越多的应用到各个行业。档案作为经济社会发展过程中各项事业的直接记录，有着关键性的作用，利用价值大，利用频率高，因此，档案的信息化管理也就越来越迫切，档案信息化管理也便成了档案事业应对社会发展的必然选择。为此，国家档案局还曾提出“以档案信息化促进档案事业发展的目标”，可见档案信息化管理已是大势所趋。但是，当前的档案信息化管理还存在不平衡不充分的问题，需要各级档案管理部门和各单位档案室的共同努力。
一、档案信息化的含义及作用
相对于传统的档案管理工作来说，档案信息化主要是将实体档案转为数字化形式，通过数字化信息加以保管，并通过信息化查阅等方式向社会提供利用服务。
档案信息化管理能让档案管理的工作效率和质量得到大幅度提升，从而减轻工作人员的劳动强度，方便档案的日常管理。同时，能更方便档案的查阅利用，避免翻阅实体档案的麻烦，不仅效率高，节省查档利用人员的时间，而且还能有效避免对实体档案的损伤，保护室藏档案的安全。
二、当前档案信息化管理工作中存在的问题
1.对档案信息化管理工作的认识不够。在大多数单位的档案管理工作中，单位领导和工作人员普遍对档案信息化管理认识不足，还停留在传统的管理模式中，档案的收管用都采取传统方式，导致档案信息化管理得不到有效应用。单位领导的不重视，这也直接导致了单位在档案信息化方面的投入不足，设施设备落后，不能满足档案信息化管理的需要。
2.档案信息化管理的专业人才缺乏。档案信息化的发展离不开专业人才，必须掌握熟练的档案信息化管理手段才能开展好档案数字化管理工作。但是，就目前各单位的情况来看，在大多数单位中从事档案管理工作的一般都是年龄较大、学历较低的人员，工作积极性不高，新知识新手段接受能力较低，对于信息化管理手段无法掌握。现有档案管理人员满足于传统的档案管理方式，对档案的开发利用也做的不够到位。
3.档案信息化管理方面的培训较少。信息化作为新事物，必须要加强普及力度，但是现在大多数单位都只注重单位业务工作的开展，在业务培训方面投入较大，但是在档案信息化管理方面基本上不组织培训，也不组织外出参加专业的信息化知识培訓，致使现有人员想学习新技术新手段也缺乏途径，这就使档案信息化管理人才更加的缺乏。
4.在档案信息化管理中投入的资金不足。由于领导对档案信息化管理不够重视，认为档案工作是“说起来重要，忙起来不要”，一直受传统档案管理模式的影响，导致不愿意在档案信息化建设中投入较多资金，想当然的认为在档案信息化建设中投入资金不会给单位带来效益，还会影响单位正常业务的开展。因此，档案信息化所需的设施设备普遍较为匮乏，基础设施不够完善，档案信息化发展环境较差，现有的设施设备不能满足信息化发展的需要，影响了信息化建设的进度。
三、解决档案信息化管理难题的对策分析
当前，越来越多的单位都开始了档案的数字化扫描，信息化建设进度也不断加快，对于目前这种对于档案信息化不够重视，阻碍档案信息化建设的错误做法，要坚决予以纠正，积极转变管理理念，适应社会发展步伐，积极推进档案信息化建设进程。对于目前的现状，无论是单位领导层还是普通档案管理人员，都要从自身出发，多措并举，努力寻求解决档案信息化发展难题的对策。
1.积极转变档案管理理念，提高对档案信息化管理的认识。只有思想重视，才能付诸行动。各单位领导要加大档案信息化方面知识的学习，适应新时期档案事业发展的形势，不断更新知识储备，与时俱进，提高自身的综合素质，提高对档案信息化管理的认识，转变档案管理理念和服务方式，摒弃传统的档案管理模式，跳出手工管理档案的错误认识牢笼。要根据单位发展，做好发展规划，完善响应的管理制度与规范，将早日实现档案的信息化管理纳入重要事项，在档案用房的配备、档案管理人员的安排、档案发展资金的预算、档案设施设备的购买等环节中切实考虑到档案信息化管理的需求，为档案信息化建设提供最大的条件。
2.切实加大资金投入，尽力满足档案信息化发展的软硬件需求。实现档案信息化管理的第一步就是进行纸质档案的数字化扫描，这是实现信息化管理的首要条件。首先各单位要加强在档案数字化扫描中的资金投入，确保纸质档案应扫尽扫，保证有利用价值档案的完整录入。档案信息化是建立在技术与设备的基础之上的，缺乏服务器、电脑、扫描仪等硬件设备和防火墙、档案管理系统等，档案的信息化管理就无从谈起，这就要求单位要加大在数字化机房方面的投入，要购买满足需要的设施设备，购买能够方便数字档案挂接和查询利用的档案服务系统，为下一步的信息化管理奠定好基础。
3.加大专业人才培养力度，努力打造档案信息化管理人才队伍。档案管理工作是由档案管理人员从事的工作，离不开人的参与，档案信息化管理更是需要专业的人才来从事。基于档案信息化管理工作的需要，各单位都要配备文化素质好、业务能力强、信息化技术高的人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，努力打造一支高精尖的档案信息化管理人才队伍。一方面要加快人才引进，积极引进既懂档案管理知识又具备熟练掌握信息化技术的复合型人才，同时要为这类人才制定合理的发展规划，确保引进的人才能稳定的工作。另一方面要加大对现有人员的培训力度，积极组织信息化知识培训，在现有档案管理知识的基础上，强化档案信息化知识的学习，提高他们的信息化管理水平，为档案信息化管理打好基础。
4.确保档案信息化安全管理，早日实现档案现代化规范管理。档案的安全至关重要，传统档案的安全管理尚还容易保障，但是在黑客技术、网络攻击盛行的环境下，信息化档案的安全相对更难，因此，各单位在档案信息化建设过程中要尤为重视数字化档案的安全问题，要挑选购买符合安全管理规范的防火墙等安全防护软件，确保档案信息化管理工作的安全开展，坚决防止失泄密事件的发生。
结语
总之，档案信息化管理是大势所趋，各单位要针对现阶段存在的问题，有针对性的加以整改完善，抓住信息化建设的机遇，加快实现档案的信息化管理，提升档案服务能力，为单位的科学发展贡献力量。
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