浅谈高职院校教学档案管理工作
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摘 要：教学档案管理工作是高职院校管理工作的一个重要组成要素，事关高职院校发展大局，对于提升高职院校教育教学水平有着举足轻重的意义。但是，我国大部分高职院校对教学档案管理的重要性认识不足，教学档案管理的标准化、规范化、科学化缺乏。这与我国快速发展的高等职业教育形势，尤其是今年两会中提出的高等职业教育扩招100万的大好形势不匹配。如何建立规范、科学的教学档案管理工作机制是当前各大高等职业院校迫切需要重视的一项基础工作。本文就教学档案管理的重要性，存在的问题及几点建议展开论述。
关键词：高职院校;教学档案;存在问题;建议
随着国家社会经济的快速发展，对职业技能人才的需求越来越大。2019年两会上，国家更提出了“高等职业教育扩招100万”的要求。这足以显示，高等职业教育在促进国民经济发展中的重要性。然而，做为最能直接反映高职院校教育教学工作的教学档案却因为重视力度不够，院系二级管理体系不健全，档案管理人员配备不足、专业培训短缺等问题，造成各大高职院校教学档案管理工作的相对滞后。因此，如何做好高等职业院校教学档案管理工作，已经成为各个高等职业院校共同需要解决的问题。
1.教学档案管理的重要性
1.1有利于深化专业人才培养模式改革
高职院校专业人才培养模式改革是从专业及其师生实际情况出发，对教学模式、课程体系、教学方法、实习实训等进行系统化变革的教学改革活动。教学档案全程记录了学生教学活动的真实情况，为人才培养模式改革提供了依据。同时，教学档案里学生在教学中的真实反应又是判断人才培养模式改革成败的重要标准。
1.2有利于开展教学质量监控与评估
教学档案虽然是由点点滴滴的零散文件组成的，但是能够真实反映学院教学的真实情况，能够为学院开展教学质量监控与评估提供重要依据。同时，通过对教学档案进行编研和分析，能够为学校在教学环节开展教学质量监控与评估的重点和方向提供参考。也可以为教学部门和教师拟定新的教学方案提供依据，帮助教师提高业务能力。
1.3有利于规范实训场所管理，提高利用效率
通过加强教学档案管理，可以真实了解教学的运行管理情况，对教学仪器设备维修、养护、损耗及有关耗材使用等进行整体性分析比较，发现教学管理中存在的问题，改革现有管理制度和方法，提高教学仪器设备等的利用效率，减低运行成本和损耗。
1.4有利于提高学校办学水平，提升学校知名度
通过对现有教学档案进行整体和提炼，对学院教學中的成果进行汇编成画册，制作成宣传牌或加工成电子档案在各类媒体中展播等途径宣传本院教学成果，美化学院形象，提升学院知名度。
2.现阶段教学档案管理存在的问题及不足
2.1教学档案管理意识不强，对教学档案管理工作重视程度不够
以我院为例，在二级系部，很多教学档案管理工作没有提到党政联席会议的议程上。由于各个系部的教学管理人员都是兼职教师，他们将自己的精力和时间大多都投入到教学和教学管理工作中，对教学档案管理意识淡薄，没有意识到教学档案管理工作的重要性，这就导致教学档案管理工作出现不规范、材料不完整、不系统，收集时间不及时，甚至有些重要教学材料几年都没有归档过。有时因为上级检查或教学评估工作，才想起要收集某些教学档案材料，紧急抽调老师开展教学档案材料的补充工作。
2.2教学档案管理制度不健全，管理不规范
高等职业院校以培养高素质技能型人才为己任，人力、物力、财力投入的重点是教学一线，忽视了教学档案管理制度的建立。大多数高职院校都是由中职院校合并升格而成。以我院为例，就是由3所中等职业院校合并升格而成，在进行系部二级管理之后，还是沿用了中职的管理模式，在学院设立档案室，没有在系部设立专门的档案管理机构，也没有对系部做档案管理方面的具体要求，各个系部按照自己的需要建立教学档案收集保管制度，造成了教学档案管理的混乱现状。
2.3教学档案管理人员配置不合理，专业培训缺乏
当前大多数高职院校在系部层面没有设置专职档案管理人员，一般都是由教学秘书或教学干事兼任。然而这些兼职人员本身承担的教学和教学管理任务就非常繁重，没有充足的精力和时间进行档案管理工作，又因为没有受到过专业的教学档案管理培训，工作起来千头万绪，没有一个系统的工作流程。这就造成了很多重要教学材料的流失，而归档的教学材料质量不高，不完整，没有系统性。一旦进行教学评估和检查，就存在找不到档案，不档案的现象，严重影响学院的教育教学改革的进行。
2.4教学档案管理信息化水平低，开发利用不足
当前，各大高职院校信息化教学水平都有了大幅提升，但是由于对教学档案管理的重视程度不够，资金投入少，大部分的教学档案还都是纸质版，没有实现信息化。以我院为例，目前所有的教学档案都是纸质材料，教学档案材料已经存满了上百个文件柜。在查阅教学档案时，要一个一个的人工进行检阅，费时费力，准确度也不高，这严重影响了教学档案的利用价值。还有些系部的兼职档案管理人员认为这些教学档案没有什么价值，保存几年后就当废纸卖了，造成了很大的隐患。
3.几点关于教学档案管理的建议
3.1领导重视，加强教学档案制度化建设
首先，作为高等职业院校的领导要重视学院的教学档案建设工作，加大宣传力度，配齐配强教学档案管理机构人员，让每一名教职工都意识到教学档案管理工作的重要性。其次，按照中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》，因地制宜的制定各高等职业院校的教学档案管理办法及各二级系部教学档案管理实施细则，让每一位参与教学档案管理的工作人员有章可循、有据可依，保障教学档案管理工作科学化、规范化、程序化。
3.2加大经费投入，充分利用信息技术，提升教学档案信息化水平
中国已经即将步入5G时代，面对飞速发展的网络技术，教学档案再也不能是以前的靠手写，笔录来保存了。首先要加大信息化设备的采购，如计算机、扫描仪、刻录机、移动存储设备等，确保硬件设施满足教学档案信息化的要求。其次，我们要充分利用现代网络技术的发展成果，以校园网为平台，构建院系二级教学档案管理的网络信息平台。再次，我们要将当前已经普遍使用的电子教案、多媒体课件、视频动画材料等教学档案储存在这个信息平台上，实现资源共享，提升档案的服务水平，并未以后的各类教学评估和检查提供强有力的支撑。
3.3建立专业的教学档案管理队伍，加强专业培训和业绩考核
要做好高等职业院校教学档案管理工作，建立一支高素质的专兼结合的教学档案管理队伍是重中之重的一件事情。首先，加强教学档案管理工作的人员配置，引进专业的档案管理人才进行教学档案管理工作，尤其是二级系部也要配备专门的教学档案管理人员。其次，充分利用现有的教学档案管理工作人员，加强业务培训工作，开展相互合作、交流和学习，不断提升自己的教学档案管理水平。最后，还要建立有效的考核机制，要奖勤罚懒，尤其是在职称评审工作中，要对这些“幕后的英雄”教学档案管理工作者做政策性的倾斜，鼓励他们坚持做好学院的教学档案管理工作。
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[4]王奕文.浅议高职院校教学档案管理[J].黑龙江档案.2018.⑴：107.
（作者单位：伊犁职业技术学院，新疆伊犁835000）
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