浅析高职院校的档案管理工作

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　　[摘要]高职院校档案管理是展现高职院校风采、见证高职院校历史以及展望高职院校未来的第一手资料。高职院校档案不仅记录着高职院校的发展历程，同时也是高职院校完善自我本身，发展未来的宝贵资料，在促进高职院校现代化建设的道路上有着举足轻重的地位。通过分析高职院校档案管理工作的现状，查找出当前高职院校档案管理工作存在的问题，提出了一些针对性建议，对如何做好高职院校档案管理的工作大有裨益。
　　[关键词]高职院校 档案管理 现状 问题 建议
　　一、高职院校档案管理工作的现状
　　1、对高职院校档案管理工作的重视程度不够
　　受以往传统教育的影响，部分高职院校往往对于档案管理这一类的教育基础工作重视的程度不够，只把重心放在学生管理和教学科研上面，而没有充分意识到高职院校档案管理工作对于学校的發展建设的重要性。在档案管理方面投入的资金严重不足，更甚有的学校没有专门独立的档案室以及专业的档案人员。
　　2、忽视学生档案的规范性
　　目前部分高职院校的教师把学生的教育管理和培养作为学校的首要任务来发展，却忽视了学生的档案问题。学生档案不仅是高职院校学生管理的有力依据，介绍毕业生个人素质的权威材料，更是用人单位对毕业生全面了解的重要途径。目前师生对此认识还不足，致使档案管理员对学生档案工作也缺乏正确的认识。表现出来的现状如：给学生填写归档材料时不积极、主动，态度不够友好等等。高职院校教育与人才市场良性互动发展的过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。所以必须认识到学生档案的重要性，这是高职院校档案管理工作发展的大势所趋。
　　3、高职院校档案管理工作技术落伍
　　高职院校档案管理是学校科学管理的重要组成部分，而计算机则是体现现代化管理水平的重要标志。而运用计算机及网络技术管理档案的高职院校较少，有的高职院校档案管理人员仍然是即将退休或返聘的人员，对新技术新方法不了解不会用，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
　　二、高职院校档案管理工作存在的问题
　　1、高职院校扩导致高职院校学生档案工作量增加
　　高职院校扩招给高职院校档案管理工作带来了巨大的工作量，但是由于人力不足，管理措施不力，导致学生的入学注册成绩考核，纪律考勤，升级留级，降级，转专业，与转学，休学，退学，复学时，出现少数学生档案跟不上学生的实时情况。由于学生的剧增，导致教学人员的工作量也急剧增加，在学生管理的过程中，对于个别学生资料管理上报不及时，导致如退学学生的资料仍存留在教学系统没有及时清除等，也间接的增大了档案管理的困难以及造成失误。
　　2、高职院校档案管理工作人员服务意识有待提高
　　现代高等教育对档案管理工作人员的素质要求越来越高，但是多数档案管理人员文化素质较差，缺少档案管理人员应具备的理论水平和政治素养，目前高职院校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，熟悉档案内容能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏，这种复合型的档案管理人才严重缺乏的现象影响了高职院校档案工作的开展。
　　3、档案工作的制度管理不完善
　　在日新月异的时间更替中，随着新的档案人员的出现和管理技术的发展，原有的档案管理制度明显已经落后。之前的档案管理人员可能在执行工作的过程中刻意突出了权利的专制，长此以往实现了生硬的管理制度，每个人按部就班，没有创新，当遇到突发事件时没有机警的应对方式。同时人们对原有的技术已经习惯不愿意突然的改变，这就导致工作效率的大打折扣，人员工作的不协调，技术不能快速跟上时代的发展使得教学管理工作陷入到一片落后的僵局中，这一切都和管理的制度模式有关。在这一种落后的体制下，无论再先进的个人或者工具都是徒劳无功的，必须依靠明文规定，设立有效的管理制度和惩戒制度，让大家有着统一的案例和范本，可以在机制运行时更好地依赖和执行。
　　三、如何做好档案管理的工作建议
　　1、利用现代信息网络建立网络化档案管理
　　现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
　　2、规范管理，树立良好的服务理念
　　建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高职院校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
　　3、积极探索、推行学分制
　　学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。
　　四、总结
　　在我国经济全面发展的历史背景下，只有不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，才能客观完好的体现高职院校的真实情况。只有真实的反映我国的高职院校教育现状，才能更好的推动我国的教育事业，做好高职院校档案管理工作是我们每一个档案管理人员的终身责任。
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