近时期人事档案工作探析

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　　摘要：新时期，资源成为了企业之间竞争的关键，加强对信息的管理，能够保证企业经营活动的稳定开展。但是现阶段大部分企业没有认识到信息技术在人事档案管理工作中的作用，很多企业还维持着纸质化的档案管理，企业的工作效率较低，因此必须要采取相应的对策强化信息化人事档案管理建设，以此从根本上提高管理工作效率。
　　关键词：新时期;人事档案;管理工作
　　一、新时期人事档案工作的时代意义
　　人事档案管理工作在新时期具有十分重要的意义和价值。具体而言，主要体现在以下几个方面：①人事档案管理直接关系到人力资源管理的质量和水平。人力资源管理是事业单位管理的重要内容，在社会发展的新时代，人力资源管理的重要性体现在价值创造和竞争力提升的双重性上;人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，其质量高低直接影响到人力资源管理的价值创造和竞争力提升。因此，在社会发展的新环境下，做好人事档案管理工作才能更好地提升人力资源管理的水平，创造出无限的价值，促进组织系统竞争力的提升。②加强人事档案管理体现了先进的管理思想和理念。先进的管理思想和理念是生命力，也是活力，是源源不断价值创造的根源。人事档案管理工作在一定程度上是先进的管理思想和理念的充分体现;加强人事档案管理，才能更加充分展现出先进管理思想的无穷魅力。
　　二、新时期人事档案管理的提升措施
　　（1）搞好宣传转变企业人事档案管理理念。人事档案不同于其他的档案资料，是涵盖领导、普通员工等所有人的档案，详细记录职员的经历及个人详细信息。由此，人事档案一般都作为企业直观了解和应聘员工的关键依据。同时，人事档案管理和企业的发展经营密切相关，企业的主要领导应该高度重视人事档案管理工作，将其与企业的发展并驾齐驱。企业的人事管理部门应与其他部门及领导保持持续不断的联系，并向他们宣传人事档案管理的重要意义及需要配合的相关工作。同时可以通过集体培训会及实地业务指导等方式，主动对接，做事周全可靠，提高全体员工的重视程度，尽可能地去改变档案管理失控的状况。
　　（2）创新实现企业人事档案管理的智能化、人性化。在智能网络普遍化的时代，档案管理的模式更新是大趋势。面对这次挑战和机遇，企业务必要抓住全面革新换代的机会。将传统的管理模式逐渐向网络智能化管理过渡，进一步改进档案管理手段，不断提高档案利用效率，强化调阅档案的管控性，进一步提升人力资源管理部门的工效，节约人力、物力、财力，进一步降低公司花费。所以要将网络智能化管理和人性化管理建设并驾齐驱，把人事档案资料的案卷目录和案卷姓名统一保存在档案管理系统，公司领导及各部门都可以有限共享，一方面保证了保存质量，另一方面带来了查阅的便利，为公司的快速发展提供合理的人员优化配置的有力资料支持。
　　（3）健全完善企业人事档案管理制度。无规矩不成方圆，制度建设是基础。由于人事档案资料的形成时间不统一，来源单位较多较分散，所以要想及时完善资料整理工作，保障档案资料的规范性，首先应建立人事档案管理制度。以往的档案管理更倾向于资料的整理及收集，其中有部分档案涉及个人隐私，因此亟需相关保护隐私的人性化管理的制度建设。
　　（4）建立合理科学的人事档案分类系统。依照员工工作后的时间节点，依照员工的工种，依照所从事的岗位种类来分大系统及小专业。在《干部档案工作条例》所规定内容的基础上进行细化，针对企业自身特点进行分类，面对几千人的员工管理应更要注重细化，对各专业技术人员和生产人员精确到最小范围的专业领域。分系统整理后的檔案资料更加清晰更有条理，当查阅档案时，根据所从事的岗位种类，可以高效准确的查阅，十分清晰的查阅出员工的工作经历和工作业绩等详细信息。
　　（5）增强人事档案管理的服务意识。主动对接工作，多角度全方面考虑人事档案管理，不断提高服务意识。以往简单的档案管理模式不能发挥其应有的服务功能，档案管理工作不仅仅停留在保存的层面，更应该注重发挥服务公司发展的功能，所以应加强人事档案的利用率，增强档案的二次整合服务功能，深度分析档案资料，做出领导及员工的工作经历变化折线图，为公司充分发掘利用人才提供最准确最权威的数据支持，让档案管理服务公司全面快速发展。
　　（6）建立实行一体化信息管理。信息化人事档案管理建设的过程管理需要引起企业重视，必须要保证人事资料的准确、有价值，让信息资料能够得到快速高效的传递。这就意味着，在完成了人事档案管理信息化建设后，可以应用到多种管理工作中，包括档案的建立、保管、查询、传递等工作。比如，某国有企业为了提高企业内部的信息传递效率，实现一体化的信息化管理，建立了企业信息综合管理平台，实现了档案的建立、接收、派发、使用、查询等功能。
　　（7）提高管理人员的综合素质。企业在建设了信息化管理平台后也不能够放松，现阶段的信息化建设还需要人来完成最终的工作，因此在信息化建设的过程中，还要努力提高人事档案管理工人员的专业素质和能力，强化管理人员的计算机应用能力，从而促进人事档案管理水平得到全面的提高。比如，某企业在建立了信息化管理平台后，还对相关人员展开全面的培训工作，强化工作人员的计算机应用能力，提高工作人员对文字、图像、声音等信息的加工处理能力，满足新时期社会对人事档案管理工作的需求。
　　（8）创新企业人事档案管理方式。在新的发展时期，企业想要强化人事档案管理工作，还需要对人事档案管理方式进行改革创新。例如，可以由原本基层的分散性管理转变为企业统一性的管理，同时对企业人力资源ERP系统进行充分的开发与合理的利用，以满足现代企业发展对人事档案管理工作的现实需求。当前，企业人事档案集中性管理工作的各项基础设施基本齐备，管理制度也更加健全，相关运行机制的科学性逐渐提升，在企业内部管理中发挥了良好的作用，使企业人事档案管理工作的数据化、信息化以及规范化水平得到了充分提升。
　　三、结论
　　新时代、新要求，人事档案管理工作的责任重大，意义深远，面对新环境和新标准，积极加强人事档案管理工作具有很强的经济和社会价值。
　　参考文献：
　　[1]王萌萌.论人事档案管理的重要性[J].管理，2018（11）.
　　[2]赵皮.如何发挥出人事档案的功效[J].管理，2018（12）.
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