博物馆文物藏品档案管理现状及对策

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　　 摘 要：文物藏品的保存和管理，涉及到文物档案的整理和保管，文物藏品管理和保护是博物馆工作的基础，而文物藏品档案则是重视和强化博物馆基础性工作的体现;是藏品征集、鉴定、登记 、管理、保护、研究、使用等一系列活动的真实记录;是博物馆各项业务活动的基础和依据。文物藏品档案工作经过多年发展，虽然已取得不少进步，但在实际管理过程中也暴露了许多问题，存在着诸多不足：如藏品档案的编码混乱、资料误录、文物藏品档案工作人员缺乏专业水平等问题，仍需不断努力改进完善。
　　关键词：藏品档案;现状;对策;共享
　　 良渚博物院的前身是1994年由江澤民题写馆名并开馆的良渚文化博物馆，位于余杭区良渚街道美丽洲公园，隶属于杭州良渚遗址管理委员会，是一座展示良渚文化的专题类考古学文化博物馆，于2008年9月29日正式对外开放。博物院占地面积4万平方米，建筑面积1万平方米，展览面积4000多平方米，内设3个常规展厅、1个临时展厅以及文物专用库房和为公众开放的休闲场所等功能区块。其收藏的文物藏品是以研究良渚文化玉器、石器、陶器为主题内容，作为收藏主要机构的博物馆收藏有数量众多和价值珍贵的文物藏品，馆藏文物不断增加，统计至2015年馆藏数量达3266件（组），由此也使文物藏品档案工作面临着巨大挑战。近年来，我院引入计算机数据库建设，把藏品信息的收集整理规范化，对藏品征集、修复 、鉴定、交换、展览等各种原始信息和相关信息尽可能做到收集齐全、分类整理，根据国家文物局印发的《档案馆藏品信息指标体系规范》（试行）要求，借鉴兄弟单位同行的经验，以国家文物局数据信息管理中心为蓝本，建立了馆藏文物信息管理系统，录入藏品信息，力求做到格式规范、填制准确。运用现代信息技术，通过对馆藏文物藏品信息录入，实现档案电子信息化，达到科学管理的目的。
　　 1、文物藏品档案管理的现状
　　 1、1文物藏品管理制度
　　 自开院以来，我院领导一直对文物藏品档案工作十分重视，以国家文物局关于《文物保护管理暂行条例》为依据，相继制定了本馆的《文物保护征集管理制度》、《文物藏品出入库制度》、《文物藏品档案登记制度》，在一定程度上规范文物藏品管理工作。然而由于区级博物馆的库存地方有限，档案工作缺乏统筹规划和协调管理，没有系统可行的技术标准和内容规范，没有长效的信息合作共享机制，致使基层文博单位的文物藏品档案工作在工作深度、建档案规范、交流合作等方面缺乏客观具体的指导和标准。档案质量无法得到有效保障，建档技术相对落后，共享利用程度低。
　　 1、2藏品档案管理理论
　　 文物藏品档案属于档案大家族中的一员，因此其管理理论同其他类型的档案相同，都是采用中国档案界档案管理的基本理论，将档案管理工作划分为八项内容，即收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研八个业务环节。并在具体工作中，结合文物藏品档案的特点，遵循来源原则、文件生命周期理论、价值鉴定理论等普世公认的档案管理原则与方法，对文物藏品档案进行统一规划、科学管理。
　　[1]1986年国家文化部颁布的《博物馆藏品管理办法》在第二章分三条明确规定了藏品的接收、鉴定、登帐、编目和建档的工作流程。即从征集文物标本之时，就必须注意搜集原始材料，认真做好科学记录，及时办理入馆手续，逐件填写入馆凭证或清册，编写鉴定意见，编制藏品总登记帐、分类账和编目卡片。在鉴定后凡符合入藏标准的文物，应连同上述有关材料一并入藏，且每年装订成册，集中保存。
　　 2、藏品档案管理存在的问题
　　 2、1预防性保护与管理意识不强
　　 博物馆赖以生存的基础是藏品，一个博物馆的地位和规模与藏品质量和数量关系密切，可见藏品对博物馆的重要性。但是，过去很长一段时间，“重陈列轻保管”是大多数博物馆的共同现象，这就制约了藏品管理工作的开展，加重了藏品的受损程度。缺乏藏品的预防性保护意识和相应的保护性方案是上述情况发生的主要原因。[2]很多博物馆没有采取相关措施解决藏品受损问题，在管理制度方面没有明确的责任划分机制，单纯的靠抢修来保护已经受损的文物显得非常被动。被修复藏品只有在一定环境进行保养才能防止二次受损。因此，我们要改善收藏环境，妥善保存文物藏品，变被动保护为主动保护。
　　 2、2文物藏品档案的建档不统一
　　 2.2.1文物藏品的分类不统一、分级不明确、定名不规范。以往对藏品无统一的分类办法，一般分为历史文物、艺术藏品、地区藏品三大类。[3]而藏品档案即根据博物馆对藏品的分类，进行分类管理，根据实际经验，摸索自定分类标准，因而无法保证分类的科学性和统一性，如我馆按照文物的类别，将馆藏品划分为玉器、石器、陶器、书画、木器、骨器等6类，而相应的藏品档案也分成了6项分类账。似条理清晰，但类别繁多冗杂，给藏品档案的快速检索与有效利用带来了不便。文物藏品的等级划定，则要请专家意见对藏品进行鉴定，这就不可避免地带有一定的主观性，且对于藏品级别仅用特别重要、重要和比较重要等较为模糊的形容词界定，缺乏量化的标准，这样也降低了藏品分级的科学性和准确性。文物藏品的定名不明确，无法从名称判断其年代或質地;制档内外称呼不一，如编目与账页称谓有差别，表里不一，无法对应;定名过于繁琐冗长，又难于理解，不适合普罗大众的接受水平。因些，针对我馆目前文物藏品档案工作现状进行有计划、有组织、有步骤开展藏品档案重新整理归类录入[4]。
　　 2、2、2馆际之间的交流不充分
　　 文物与档案历来有着不可分割的历史渊源，许多藏品如甲骨、碑刻、汉简、印章等，即集文物、档案于一身。因此，文物与档案就像一对孪生的姊妹，共同承担着记载历史文化、传承人类文明的重任。近年来，随着经济的发展和社会的进步，社会公众的怀旧情结和对历史追忆的心理诉求都在日益增长，文博单位的宣传教育作用日益凸显，文博事业蓬勃发展。而作为文博单位的一项重要业务工作——文物藏品档案工作，涉及到考古发掘、文物保护及档案管理多个领域与学科，因此加强考古、文保和档案部门之间的联系与合作，实现文物档案资源的共享，不仅有利于藏品档案工作的健康发展，更是各部门生存发展、实现双赢的重要途径。[5]但是，由于体制、机制及观念上的诸多原因，考古、文博及档案部门相互间的联系与合作并不频繁，各谋其政、各行其是，未能突破学科间、部门间的界际领域，缺少跨学科跨专业的交流与合作，不利于提高文物藏品档案的工作质量和发挥文物藏品档案的社会作用。 　　 3、文物藏品档案管理的对策研究
　　 3、1完善细化法律法规体系
　　 参照《中华人民共和国博物馆法》，根据我馆的实际情况，制定相关文物藏品管理制度。关于这一点，《在国际博物馆协会博物馆职业道德准则》一文中规定：“每个博物馆均依据本国有关法律制定自己的法规”。这显然是十分必要的，为此，良渚博物院领导及工作人员多方讨论，共同研究制定了相应的管理办法，如《良渚博物院文物征集管理制度》、《文物藏品保护、安全操作制度》、《文物藏品出入库制度》及《文物藏品修复管理制度》等，制度中明确规定文物从进馆之日起的登记入库、鉴定分级、分类定名、入库排架、建档编目、信息处理、保存管理、统计检索、利用编研、调拨注销等各个业务环节都有章可循，有规可遵。同时在制度中还要明确藏品档案的归档范围、归档时间、归档手续等，规定归档立卷的材料应包括藏品的原始材料、鉴定记录、研究与著录资料，保护措施记录、提供使用记录、调拨注销手续以及照片、拓片、绘图等形象资料等。针对目前我馆在藏品档案管理方面的薄弱环节，例如：对资料分类录入的误差，标准的的不明确，重新进行整理编码，制定藏品档案编制规范，为藏品档案的编制格式、文本制作、藏品分类、分级、定名等具体业务环节提供细化、量化、具体化的统一标准和操作规范。[6]另外，对文物藏品档案工作给予法律上的原则性规定，并将文物藏品级别复审工作定期化，制度化，形成长效机制，从根本上提高对文物藏品建档工作的重视程度，促进藏品档案工作健康、良性的发展。
　　 3、2重视藏品档案收集工作
　　 要高度重视文物移交时对相关原始材料的收集工作，避免文物藏品成为无源之水、无本之木，为藏品档案的建立和挖掘潜在价值奠定坚实的物质基础。为此，可从以下几方面着手：
　　 3、2、1制定《接收文物实施细则》
　　 在接收文物时使接收人员明确工作职责，在接收文物的过程中，根据发掘、出土、征集、收购、捐赠、调拨、移交等不同来源，注意同时收集文物的相关原始材料。如发掘文物应有发掘考古单位的发掘报告、现场文字资料和图片资料等，出土文物应有发现者的证明材料、出土地点和出土原因等，征集、收购、捐赠文物应有相关协定文本和单据，调拨、移交文物应有调拨清单和收据件等[7]。
　　 3、2、2制定考古档案移交制度
　　文史研究
　　博物馆文物藏品档案管理现状及对策
　　 考古发掘文物是文博单位文物藏品的主要来源，也是文物藏品原始材料收集工作的难点所在。解决这一问题，就要在国家层面上对考古部门制定考古档案移交制度，实行前端控制。应从制度上规定在考古发掘活动结束之后，必须将发掘报告、发掘现场照片、摄像、绘图等相关材料按照规范化要求及时归档，并随发掘文物一并移交收藏单位。[8]同时还应将考古档案管理工作纳入到部门年度绩效考核体系和工作目标，从根本上杜绝档案移交拖欠现象，从而起到有效的督促作用。
　　 3、2、3提升藏品档案人员素养
　　 加强职业道行教育，使藏品档案人员明确自己所肩负的传承社会档案文明、保护人类文化遗产的重要使命，恪尽职守，兢兢业业，提高对藏品档案高度重视和保护的意识。要定期开展针对文物藏品知识、现代现代化档案管理技能等相关能力的专业培训，举办一系列有关文物藏品专业基础知识的讲座，学习参观优秀文物藏品建档单位的先进经验，使藏品档案人员边做边学，理论实践相结合，不断提高业务素质，提升业务技能，适应文物藏品档案管理规范化、信息化、系统化与科学化的发展要求。
　　 针对目前缺乏专业技术人员的问题，我馆从现有岗位配置出发，组织在岗人员各项专业技能的培训：如参加浙江省文物局举办的“藏品文物档案资料管理人员素质培训”，“文物藏品档案录入”、“文物藏品管理計算机软件的开发利用”等课程，加强岗位的继续教育，我院每年都有划出时间让专业技术人员进行 进修学习，加强职业道德教育培训，让大家在工作的同时提升专业管理工作水平。
　　 4、建立文物数据库管理档案系统
　　 4、1制定数据化标准和格式
　　 目前文物藏品档案工作中存在的一个重要问题就是藏品建档标准的不统一，藏品的分类、分级及定名至今都没有形成具体细化的标准，也就直接导致了文物藏品档案数字化过程中信息数据的规范化难题。[9]因此，必须对文物藏品所涉及到的全部数据如级别、类别、品名、数值等制定一套统一的藏品信息数据标准和格式规范，统一分类、分级及定名的标准与内容。
　　 4、2藏品档案工作的重视
　　 目前，我院已采用国家文物局提供的全国可移动文物信息采集系统，把有关馆藏的信息重新整理录入，严格按照《馆藏文物著录规范》的标准，将原始藏品档案进行梳理后，实行边采集、边录入、边审核的工作原则，做到规范采集，在规范采集、保证质量的前提下，确保每条录入数据的真实性、完整性和准确性。[10]我院按照区普查办的安排，结合我院实际具体执行，于2016年保质保量的完成全部普查任务，并重新成功录入了馆藏藏品数量3266件（组），建立了简洁的藏品总账电子档案和完整的藏品照片档案，无论是对藏品管理还是学术研究都是一种促进，同时，结合“一普”，现已分步实施“一物一盒”上架计划，力争文物藏品存放安全、流转有序、分类合理、查找方便、建档编目、利用编研等各个环节都有章可偱，有规可遵，通过对文物藏品档案的掌握，促进藏品档案的健康、良性发展，努力打造博物馆藏品保护的新标准规范。
　　 5、促进文物藏品档案信息资源共享和利用
　　 5、1开发藏品管理应用软件
　　 在文物藏品档案保管工作中，以文物藏品档案为基础，建立和完善馆藏文物信息资料网络，通过网络平台实现文物藏品信息资源的共享，[11]使保管档案的工作人员能在第一时间里获得准确的信息，及时从文物藏品档案中了解、掌握文物藏品出入库、展 览、损坏等情况的第一手资料，并作出准确预测提供文物藏品动向、复制、修复依据。 　　 5、2開展藏品档案编研工作
　　 深入开展对文物藏品档案信息的加工利用，为社会公众提供利用服务，保护珍贵馆藏文物。提供档案阅览服务、档案目录信息服务、咨询服务等，应以用户为中心，以服务为宗旨，不断创新服务方式，改进管理方法，促进文物藏品档案信息的交流与共享。近年来，良渚博物院通过多种形式开展文物藏品档案的信息资源共享、利用开发，先后通过著书、公益讲座、利用每年的国际博物馆日交流活动，把良渚文化以生活化的故事形式展现在大众面前，还出版《良渚文化论坛》、《瑶琨美玉》专题刊物，让大众从多角度了解良渚文化的研究，对于浓厚文物研究氛围、提高藏品档案工作水平，起到了积极推动作用。
　　 5、3开创公众参与多元形式
　　 正确处理保管与利用藏品档案的前提之下，积极拓宽公众参与的多种途径。[12]如成立“博物馆之友”等民间文物研究组织，定期举办文物学术讲座等。一方面为为广大文物爱好者鉴赏馆藏文物提供了便利，另一方面也增强了文博单位的吸引力和亲和力。良渚博物院在这方面采取了多种形式，取得了较好的社会效果，充分发挥博物馆网站的宣传推广作用，在该馆网站上开设了本馆介绍、参观指南、学术动态、收藏鉴赏、社会教育、互动在线、资源下载等面向公众的栏目，及时发布博物馆文物知识讲座信息，分享馆藏文物鉴赏研究成果，提高了文物藏品档案的利用水平，密切了博物馆与社会大众之间的联系，不失为加强保管与提升利用行之有效的新方法、新途径。
　　 总之，文物藏品档案的现代化管理，随着信息技术和文博事业的不断发展，需要不断地优化和深入，是一个有始无终的过程，更是一项长期而艰巨的工作。[13]这就需要文物藏品工作人员的不懈努力，不断改进和提高藏品档案管理的现代化水平，从而使藏品档案工作能够在文物藏品的科学研究、宣传教育以及利用等多方面发挥积极的作用。
　　[参考文献]
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　　[11]刘宇：网络环境下档案工作创新研究[J]，档案管理学，2015。
　　[12]韩芳：试论博物馆文物藏品档案的标准化[J]，北方文物， 2006（4）。
　　[13]高娃：计算机在文物藏品档案中的作用[J]，内蒙古文物考古，2006（1）。
　　 （作者单位：良渚博物院，浙江 杭州 311113）

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