探讨办公自动化环境下如何进行医院档案管理工作
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摘 要：现阶段医院医疗水平的不断上升使其各项工作都开始向着办公自动化的方向发展，尤其是在档案管理工作之中，自动化的发展有效地帮助了其管理质量的提升。基于此，本文就将重点分析自动化办公下该项管理工作面临的问题，并给出对应的解决措施，以供参考。
关键词：医院档案管理;办公自动化;管理策略
引言：
在医院之中其档案管理除了包含人事档案管理之外，还包含医疗事件、就诊记录等内容，不管是哪种档案，都是医院未来发展的重要凭证和依据。现阶段一些大型的综合性医院每一天都有成千上万的工作量，如果依旧使用传统的管理方式就势必会影响到医院的工作进度，所以运用信息技术达到档案管理自动化就是医院未来发展的必由之路。所以重点对其具体管理工作的开展进行分析是具有极大现实意义的。
一、管理问题
（一）档案有泄密的可能性
在信息技术不断应用和普及之下使得医院的档案管理工作现代化程度有所上升，但是这却也面临着非常严重的档案资源泄露问题。在所有的档案信息之中包含有患者就医的一些隐私，还包含一些医学研究的成果，所以只要受到不法分子的入侵之后就会出现信息泄露的情况，由此给医院的信誉等带来很大的损害，同时这也不利于医院进行专利保护[1]。在医院档案管理的时候，因为自身缺乏档案信息加密的基本意识，导致其信息就存在着被偷盗的风险，这就将网络存储档案的不稳定性提升到了最大。电子文件通常体积比较小，存储量非常大，保存的时间也都非常长，甚至能够实现永久性的保存，但是如果没有稳固系统的存储方式就会被不法分子盗取，给其管理工作带来非常大的安全隐患。因为医院本身档案涉及面非常广泛，包含了医院工作的各个方面，如果出现信息泄露就会直接引起相关的连锁反应，最终出现不良后果，比如醫疗纠纷等等。
（二）规范体系缺乏完善性
该项管理工作的自动化有效减少了相关人员的工作量，但是由于缺乏相应的规范体系，所以这就使得该项管理工作目前还没有一种相对比较统一的标准，最终的管理质量也都参差不齐。绝大多数医务工作者在打印患者的病历时也常常出现重复打印或者是因为自身操作不正确导致纸质病历的质量不佳等等，出现了严重的资源浪费现象，这些质量不过关的病历在被随意丢弃之后又有可能会导致出现患者个人隐私的泄露。除此以外，其管理者在运用现代化设备去备份档案信息的时候，也都缺乏基本的保密意识，并未对其病历底稿实施有效的销毁，从而使得患者隐私被泄露的风险加大[2]。换句话来说，在实现其管理工作的自动化以后，没有及时对其管理制度进行更新，就导致在实际工作的过程中缺乏相应的规范制度，也没有统一的考核标准，继而无法促进该项工作质量的提升。
（三）管理人员工作能力弱
在医院大范围实施电子化办公的过程中，其档案存在的方式也都从原先的纸质版存储转变成了电子存储，其相关的存储标准也都产生了非常大的变化，这与原先的管理方式就产生了非常大的差距。绝大多数的管理者其管理水平都还停留在原先的基础上，缺乏相应的电子管理知识，信息技术水平也比较低，同时没有广泛知晓数据传输的其他知识，所以根本无法有效胜任目前的这项管理工作。
二、管理对策
（一）强化网络监管，降低安全隐患
在办公自动化的背景之喜爱，确保电子档案信息的安全，排除各种安全隐患，提升档案信息的真实性与客观性是非常重要的。所以，这就要求院方必须要加强自身网络安全体系的建设，构建一个安全完整的网络系统。详细来讲，医院可以运用防火墙、加密系统以及权限设置等方式降低安全问题的发生率，给档案存储提供一个良好的环境[3]。比如，在其管理工作之中，为了避免有人恶意修改而使档案信息被破坏或者被盗用等情况，管理者就可以给其文档实施加密处理，或者是直接设置权限，把不符合查阅的人群排除在外，由此降低安全隐患的发生。另外，院方还必须要加强网络监督。一般网络监督的形式非常多，医院应该要选择适合自己的方式去进行网络监管，比如对其系统网络去设置，如果不法分子要想访问的网页的时候可以直接将其拦截下来。
（二）强化制度统一，实现规范管理
为了将这一项管理工作的效率提升上去，其整体管理工作就必须要达到规范和标准。详细来讲需要达到这几点：其一，电子档案与文书的管理工作其标准必须要统一。这两项管理工作是分属不同的部门的，其中前者是档案部门，主要负责进行档案的接收、整理以及管理等后期性的工作;而后者的文书部门则是主要负责文档的前期工作。这两者在管理上其体制必须要规范，标准要统一，这样一来才可以实现两者的有效配合与协调，以此为医院的管理工作进行服务。其二，编制出统一规范的业务流程标准。在目前的自动化背景之下，其管理工作的开展一定要有规范严格的管理标准和流程，从而指引工作者进一步规范，以此提升档案管理效率[4]。其三，将具体的技术操作标准进行统一。电子档案与纸质档案的管理工作存在一定差异，所以这就需要有统一的技术操作标准。比如在进行流程设计的过程中，就需要运用性能比较好，兼容性比较强的系统，并将相应的技术标准予以规范，包含有数据安全、数据接口以及数据转化等标准。
（三）强化人员培训，提升管理水平
最近几年我们国家整个医疗卫生行业发展迅速，在这一过程中，各种新内容和新技术都被运用到了其医疗档案的管理工作之中，所以在这样的基础上就给管理者的工作能力提出了更高的要求与挑战。所以根据当下管理者素质比较低下的情况，院方必须要进一步强化对工作人员的培训，渐渐提升其综合能力。一般需要院方做到这几点：其一，将人才招聘关把握好。招聘是进行人才管理的第一步，招聘者必须要严格地以其招聘流程为准，选拔出来经验丰富、理论基础扎实以及信息化水平非常高的优秀人才去加入档案管理工作之中。在招聘的过程中一定要严厉禁止出现裙带关系，必须要以合格的人才为标准。其二，必须要强化对老人与新人培训与教育。在新人入职之前需要进行入职培训，使其能够快速上手，以此更加轻松地投身到工作里面。在进行人员培训的过程中必须要将对现代档案管理内容的教育，比如包含有信息化的管理方式、在电子档案管理过程中必须要严格注意的各种事项等等，从而有效地提升所有管理者的综合能力，实现档案管理的现代化。
三、结束语
通过上述分析能够发现，在办公自动化的背景之下实施医院档案管理工作是非常复杂且缓慢的系统性工程，因此决不能一蹴而就。对于院方一定要加强对其管理信息化的重视度，并给其加大成本投入，以此完善相关的硬件设施;另外还必须要构建一套相对比较完善统一的管理标准，给其工作提供更好的外在条件。同时，相关人员也都必须要加强自身素养的提升，运用扎实的理论技术与工作能力进行医院档案管理，以此提升档案管理的质量和效率。
[参考文献]
[1] 陈洁. 基于办公自动化环境下医院的档案管理[J]. 中国卫生产业， 2017， 14（25）：57-58.
[2] 吴冬冬， 宋洪伟. 办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性研究[J]. 中国卫生产业， 2017， 14（7）：95-96.
[3] 侯静. 医院办公室档案管理工作效率改善策略分析[J]. 办公室业务， 2017（8）：145-145.
[4] 代安. 医院档案管理在办公自动化环境下的探讨[J]. 办公室业务， 2017（2）：119-119.
（作者单位：烟台市烟台山医院，山东 烟台 264008）
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