新形势下高校固定资产管理信息化研究
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作者: 莫淦清
摘要 本文分析了高校资产管理的现状，以浙江金融职业学院为例提出了当前高校资产管理信息化工作的一些具体实践思路。
关键词 高校；固定资产；管理信息化
中图分类号G48 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2010）33-0240-02
高校固定资产总量是衡量高校办学综合实力和水平的重要指标，是开展教学、科研、行政管理服务各项活动的物质保障与基础。近年来，随着高等教育事业的快速发展，高校固定资产规模日益庞大，固定资产成分越来越复杂，与之而来的资产管理问题也越来越突出，资产管理的好与坏直接影响到了高校资产的使用效益和整体办学效益，各高校都越来越重视资产管理工作。为了更好地做好资产管理工作，防止资产损失和流失，优化资源配置，提高资产的使用效率，动态实时地掌握资产数据，必须要对学校固定资产管理工作进行系统的规划和建设, 运用现代化计算机信息技术进行辅助管理，提升资产管理信息化水平。
1 高校资产管理现状
深入分析高校固定资产管理的现状,是探究高校固定资产管理诸多问题成因和解决办法的重要途径，具有重要的意义。
1.1管理者不重视
首先，长期以来，在资产的建设与管理的天平两端，往往都是倾向于建设的一端，形成了“重购置、轻管理、重资金、轻实物”的思想，对资产管理缺乏足够的重视；其次，由于固定资产自身的复杂性以及管理环节较多, 相关的管理制度本身也需要适应新形势、新情况而不断进行修改，然而很多高校的固定资产管理制度还是沿用以前的管理制度，并且很少进行修改，存在着某些缺项或严重缺陷,管理过程中因制度不健全、无章可循的现象依然存在，难免出现这样或那样的问题[1]。
1.2资产管理信息化水平低
每所高校都建立了固定资产管理信息系统，这些系统放到5年以前都是最先进的。但是在目前新形势下，随着计算机信息技术的高速发展，相比较而言，高校资产管理信息化水平是相对低下的。根据笔者对部分高校的调研，还是有很多的问题，总体表现在以下几个方面：首先，也是最为重要的，大部分的资产管理信息系统缺少开放性。因为系统缺少开放性, 所以系统只能独立运行和操作, 除了设备管理部门, 其他有关的管理部门不能参与对固定资产的管理，致使各个部门的固定资产信息不公开, 不能在校园网中迅速查询到想要的信息,在计算机信息技术高速发展的今天, 这种封闭式管理系统显然已经落后；[1]其次，资产数据分散，难以统一，也因此很难做到资产资源的有效共享。学校相关职能部门各自掌管着各自的数据，财务处掌管着财务资产数据，后勤处掌管着房屋、各类办公设备等资产数据，设备处掌管着教学设备资产数据，这些数据与数据之间理论上应该是有所关联的，但是由于资产数据本身比较复杂又因为各种客观原因，数据往往只能局限于在某一个部门内或者某个系统内才是有意义的，这些数据难以实质性关联在一起，因此其信息化管理是分散的、零碎的；极易出现“信息孤岛”。也正如此，学校的资产资源得不到有效地共享使用。再次，半自动化的管理信息系统模式使得效率低下。虽然建立了固定资产管理信息系统，但是在资产调拨、变动、报损等很多简单的操作面前，系统不能独自完成，还需要人工大量地填写单子、录入数据、删除数据。由于需要人为地参与，系统效率不但低下还有可能引起数据错误的问题、数据信息不能实时变动等一系列的问题。
2 高校资产管理信息化实践
浙江金融职业学院资产管理信息化建设起步相对较早，在2002年启用了北京某大学资产管理信息系统（以下简称原系统），走上了资产管理信息化道路。该系统运行多年，数据不断增长。但随着技术的发展和教育信息化的推广，政府对高校资产管理信息化提出了更高的要求，同时我校结合自身实际情况，也提出了一些资产管理信息化好的思路。经过认真分析，我们认为原系统存在着上述现状中提到的很多问题，已经不能完全适应当前新形势下的要求，我校资产管理工作因而做出了改变和实践。
2.1树立意识、转变理念、创建机制
行动来自于人的思想，学校资产管理要做到足够出色首要工作就是要树立资产管理意识，转变资产管理理念，创建资产管理机制。
首先，要把资产管理工作摆在应有的位置,当作一项重要工作常抓不懈。要有向管理要效益,向管理要质量的意识。必须明确学校资产管理工作不仅仅是局限于资产管理部门、财务部门, 而是全校师生员工都要求积极参与的一项工作。
其次，一定要转变思想观念, 在学校的建设和设备购置方面, 要科学规划和多方论证, 对资产的管理实行全过程的管理, 即从购置开始, 历经使用、报废或转让的整个周期进行管理, 能实时动态掌握每项资产的当前状况。[2]
再次，要完善、健全和理顺学校资产管理工作的领导和管理机制。根据我院的改革经验，本着“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的原则，建立起了一套在分管校长和固定资产管理领导小组的直接领导下，由资产设备处归口具体管理，各系部具体负责，资产管理责任到人的机制。最为重要的在责任到人的制度设计上，实行系部一把手领导为全面责任人,系部分管领导为主要责任人,具体使用负责人为直接责任人的三级管理责任制,明确了相关责任人的职责范围,层层分解资产管理的责任,真正落实到人。
2.2搭建先进技术管理信息系统
资产管理信息系统的架构是否先进、功能是否完善、操作是否简单高效、运行是否安全稳定对于资产管理信息化工作起着决定性的作用。搭建资产管理信息系统的方式可以有两种，可以是设计开发或者购买成熟软件两种方式。由于设计开发耗时长，技术要求高，存在一定的风险，建议采用软件购买的方式。
首先，必须选择先进的技术架构。我校原系统的技术模式是单机版的C/S技术模式，C（客户端）与S（服务器端）均在同一台计算机上，是纯粹的桌面模式，已经远远不能适应现代信息技术要求和工作要求。根据当前的技术发展趋势，采用互联网技术的B/S模式应当说是一种符合主流的选择，根据笔者对部分高校的调研，目前绝对大数高校都采用B/S的技术模式。采用B/S技术模式，它不仅有易维护、易升级、使用方便等诸多优点，更重要的是它具有开放性的特点，任何人可以在任何地点、任何时间操作B/S技术模式的资产管理系统。我校采用的就是B/S架构的资产管理信息系统。在确定技术模式的同时，还必须考虑要有一个稳定数据库系统，先进的服务器和网络环境硬件支撑等软硬件架构问题。
其次，必须要求系统有完善的功能。在确定高校固定资产管理信息系统功能模块时,必须充分考虑如何将现有成熟的、好的管理模式、方法进行优化组合，系统性地体现到资产管理信息系统中去。根据高校固定资产管理工作要求, 并结合我校实际情况，我校资产管理信息系统主要功能确定如下：1）固定资产动态信息管理。系统必须能够实时准确地反映当前资产信息数据，这是固定资产管理工作的重点,是系统必须具备的首要功能；2）固定资产信息集中管理。对各类资产信息数据系统应该有统一的出口，并且各类数据能够进行分析汇总、统计、打印。系统应当具备较高的数据统计速度, 保证数据准确性和实时性, 系统报表打印统一、规范、美观；3）固定资产流程化管理。整套系统应考虑从验收、入账增加、资产调配直到报废处置整个周期, 实现学校固定资产管理工作的实时、动态、精确控制。
再次，必须要求系统操作简单高效。因为系统采用的是开放性的架构，很多调配、处置等基础性录入操作工作由各系部去做，工作分散。虽然前期进行了适当的培训，但是由于人员掌握能力的不同，要求系统操作必须简单高效。
另外，还必须要求系统有足够的安全与稳定性。资产管理系统管理着高校的所有固定资产，在运行过程中，不允许出现任何的偏差，系统的安全性与稳定性必须放到十分重要的位置上。
2.3扎实推动资产管理信息化工作
在起初，要把单位人员、部门、地点等基本信息数据库建设好,认真进行校内大规模资产清查工作,将原系统内资产数据与人员、地点、采购时间等关联到一起，保证固定资产信息数据的真实性、完整性和准确性。这个过程是一个十分复杂、漫长的搜集基础数据的过程，依我校为例，做了一个学期的时间。基础数据搜集完成之后，要将所有的数据全部纳入学校“固定资产管理信息系统”,实现固定资产一体化管理。接下去，要对具体的操作人员进行业务培训，提高他们的业务操作水平。因为操作人员都是来自各个系部，资产管理工作是他们的兼职工作，所以应该尽可能地采取一些措施提高他们的积极性，这个是很有必要的。另外，要求资产管理工作要有始终如一的精神，提高资产管理工作的执行力。
3结论
高校资产管理信息化工作是一项重要的工作，本文分析了存在的问题，以浙江金融职业学院为例提出了资产管理信息化工作的一些具体实践思路，希望本文所做的工作能够对相关工作人员起到一定的借鉴作用。
参考文献
[1]梁祖红，林佳瑜.高校固定资产信息化管理探讨[J].科技情报开发与经济，2007(2).
[2]沈金东.关于高校固定资产信息化管理的思考[J].中国管理信息化，2007(5).
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