基于iPad的档案电子化管理方法探讨
来源:用户上传
作者:
摘 要：该文针对当前纸质科技档案管理的弊端，提出了基于iPad的科技档案管理思路，并给出了具体的功能设计与工作模式，按照当前的业务需求，提出了應用iPad系统实现档案电子化管理的方法，相信对从事相关工作的同行能有所裨益。
关键词：iPad 科技档案 管理 电子化
中图分类号：G434 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）01（b）-0-02
信息化的核心本质是信息资源的开发利用。企业信息化建设是建设在现代计算机应用技术基础上的企业管理与科学技术的系统工程。而一个企业中的网络系统软件运用的好坏直接对生产产生极为重要的影响。该文对iPad系统的管理及应用的实例进行分析，更加合理科学地管理科技档案，促进企业快速发展。
1 系统的基本任务、工作模式
1.1 iPad系统基本任务
iPad系统基本任务主要是提高设计人员工作效率和工作质量，加强电子档案工作的系统化、科学化管理，保证网络运行安全通畅。主要内容有日常图纸整理步骤、档案人员操作手册、设计人员使用手册、统计人员使用手册、管理员配置手册等8个方面。
1.2 iPad系统的工作模式及主要功能
iPad从CAD图纸的源头—图纸打印入手，对工程设计人员手中的CAD图纸进行非人工干预的自动收集。首先设计人员通过网络发出打印申请，提交给出版人员，出版人员对收到的图纸进行硫酸图纸的打印，打印完毕后图纸自动存入Domino数据库。此后系统后台对CAD图纸中图标信息进行提取，并将提取的信息发布，供设计人员查询、浏览、下载。iPad系统流程图见图1。
该系统以高速网络环境为支撑，以DOMINO数据库为核心、SQL server数据库为补充，集成了CAD图纸的打印、出版、实时积累、整理入库、网络发布、高速检索、查询下载等主要功能。
1.3 档案管理的主要任务
对日常图纸整理。iPad系统提供了和其他“电子档案管理软件”接口功能，SQL Server数据转换服务器具有强大的数据连接和转换功能，通过这个接口可以从每张CAD图纸文件中提取出来工程名称、设计阶段、工程图号、图名、设计人等信息，直接写入到“电子档案管理软件”的数据库内，减少了档案人员的手工录入文件级目录信息的内容。过去档案人员每日录入文件级300条，现在从iPad系统档案接口树状图标提取300张文件级内容只需几分钟的时间。大大提高档案整编速度，使档案整编人员从繁重的录入工作中解脱出来，提高了“电子档案管理系统”的使用效果。档案整编人员对图标信息进行提取在档案计算机上进行，在写入图纸文件信息前，档案整编员以蓝图与iPad系统中提取的每卷册图纸对照，核对是否完整正确，以蓝图为准，加以更正。例如：一册图纸如蓝图目录上标明是10张，而在iPad系统中是8张，档案整编人应补全另外2条文件信息。对于显示有提取出错的图纸，档案整编人整理成标准图号再整编入库。写入过程结束后，系统将这些图纸加上“已经入库的标志”。
iPad实现数据提取、调用及查询，避免CAD图纸信息在不同软件中重复录入而造成的信息不惟一和不可用等问题，实现数据的惟一性、正确性，增加了流程管理的实用性，初步实现了部门CAD制图与自动归档规范化、智能化、一体化的全过程工作管理，实现了数据的集中管理及有效共享。
2 运用iPad系统实现档案电子化管理
通过手机CAD图纸历史版本，实现iPad工程图纸管理系统的综合自动化、一体化，可以丰富馆藏，提高设计水平，促进企业管理水平的提高。在网上直接截取文件级图纸目录，同时也节省人力，减少纸质档案的借阅量。实现档案电子化管理后，传统纸质档案的提供利用功能将大大削弱，图纸及相关资料的借阅工作主要在电子档案管理系统中完成。档案管理人员从纸质档案的整编工作转变成对磁介质档案的收集、整理和存储工作。有了电子档案后，可只保存一份，每年节省档案密集架5节（每节1600元），若每册蓝图成本5.71元，每年可节省晒图费2.28万元，这样即缩小了库房存储空间，又降低了成本。还可进行光盘刻录为用户提供电子版的工程图纸及资料。如果每套电子版光盘售价1万元，假定单位每年设计的工程大约30多项，一年即可创造30多万元效益。通过数据库，可以设计成品-光栅、设计成品-矢量、原始档案、规程规范、文书档案、外院蓝图、科技资料、会计、声像、地形图、设备等档案类型数据库。
运用此软件，也将方便设计人员，优化设计工作，充分体现为工程设计人员服务的思想。实行档案电子化工作管理后，档案室将取消卡片检索，专业人员可以在网上查询原始档案是否已归档、浏览可套用的图纸用于相近工程，下载设计水平最高的本专业图纸来进行下一个工程的修改和利用，工程设计进度加快。使设计人员节省了到档案室调图、查阅档案所花费的时间。设计人员在现场工地进行技术服务时，只要拨号上网即可实现远程访问iPad工程图纸档案系统，使企业真正实现工程图纸资料信息共享，既提高了工作效率，又降低了劳动强度。
计算机管理员为每一个设计人员设定基本权限，只能按需下载该专业或相关专业的工程图纸，并定期对收集上来的电子文件进行光盘备份，异地保存，以防服务器发生不可预知的事故，提高了档案资料的安全性。
iPad系统还提供了可靠的基础统计数据，快捷、方便，对于工程的投资及评价、估算、预测和企业一定时期的人员配置等都具有重要的参考价值。
3 结语
通过iPad工程图纸管理系统的使用，提高了工作效率，解决了工作中的实际问题，得到了设计人员和档案管理人员的双重认可。iPad工程图纸管理系统，实用性强、安装方便、易于操作，满足了设计人员CAD图纸利用和科技档案归档工作一体化的要求，在许多工程设计单位有广泛的应用空间。
参考文献
[1] 王巍.略论电力科技档案管理经济效益[J].办公自动化，2016（18）：55-58.
[2] 陈琳，张征容.浅谈电力科技档案收集[J].云南电力技术，2014（5）：33-36.
[3] 陈琳.电力企业科技档案管理与利用的探讨[J].云南电业，2012（9）：44-47.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-14685455.htm
