浅谈干部人事档案管理

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　　摘 要：干部人事档案是国家档案的重要组成部分，是企事业单位一项重要的管理工作之一，人事档案管理工作的好坏直接影响着干部工作的效率。因此，做好干部人事档案管理工作，管理好、利用好干部人事檔案，真正体现干部人事档案的价值，为组织人事部门人才使用决策提供保障，对企事业单位和谐稳定发展十分重要。
　　关键词：干部人事档案 管理 建议
　　中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）01（b）-0-02
　　1 做好干部人事档案管理的意义
　　干部人事档案是人才信息的主要来源，是本人在整个社会活动中最原始的记录，是记载着个人的履历情况、社会关系、工作表现、奖惩、关系变动等方面各个时期的重要材料，具有较强的公信力和保存利用价值。是组织人事部门发现、选拔、培养、任用干部的重要依据，直接影响本人职业生涯的发展。正确合理地提拔使用人才，对单位乃至社会的发展至关重要。因此，做好干部人事档案管理工作意义重大。
　　2 干部人事档案管理存在的主要问题
　　近年来，随着对干部人事档案管理工作认识的不断加深，此项工作有了明显的改善，但与现代人事管理的基本要求相比还存在很大的差距，在实际工作中还存在诸多问题，主要表现在以下几个方面。
　　2.1 档案意识淡薄
　　长期以来，一些单位领导缺乏对干部人事档案管理重要性的认识，在资金投入、设施建设、制度完善、业务人员的专业水平等方面重视不够。认为档案管理工作对单位的发展作用不大，不需要多少技术含量，只是收、管、查、看，也不能创造直接的经济效益，导致单位人事档案管理工作长期处于被动应付、松散、不规范状态。主要表现在档案材料形成部门对材料归档意识不强，不注意档案材料的收集，即使收集了也不能按照业务规范整理归档，及时地送交档案管理部门。久而久之，造成档案材料缺失，查找困难。大多数职工档案意识淡薄，个人对档案材料的重要性认识不足，在形成材料过程中较为随意，不能按照规范要求详细地、完整地填写，年度考核材料应付，内容空洞不具体，不能真正反映本人的工作实际情况，致使有的档案“三龄两历”等重要的人事信息前后不一致，甚至有涂改现象。严重地影响档案的质量，使得相关部门要投入大量的人力物力时间去甄别、鉴定、填补。
　　2.2 档案管理制度建立、执行不到位
　　在新的形势下，建立健全科学的、合理的干部人事档案管理制度，使得人事档案管理工作更加规范化、制度化迫在眉睫。在实际工作中存在着档案管理制度不全，有制度不能严格按照制度办事，档案材料的收集不及时，档案管理部门催要材料不主动，档案查（借）、阅不坚持原则，执行档案材料移交和转递制度不到位，档案材料的年检、审核不及时等，致使干部人事档案材料的准确性、完整性受到严重的影响。
　　2.3 档案管理信息化程度偏低，影响信息的利用
　　目前，干部人事档案管理方式比较落后，还没有完全实现数据化存储，人事档案的载体还是以纸质为主，易磨损不宜保存，档案材料加工、统计、检索等基本还是手工方式，要查阅更详实更准确的人事信息还得需要手工翻阅纸质档案，费时费力。信息化程度低，既使配备计算机也就是仅仅输入一些个人信息，建立一个简单的档案索引目录，没有专业的信息化、智能化管理系统。日常工作也仅仅是收集整理归档材料、装订立卷，提供一些人员基本信息等。功能始终处于被动状态，没有充分发挥干部人事档案的综合管理效益。
　　2.4 档案管理人员的素质、业务水平有待提高
　　档案管理人员大多数不是科班出身，没有经过专业的档案管理知识学习，对档案管理工作的重要性认识不足，对档案管理的具体要求领会不透彻，对档案材料的收集、整理、审核、归档等没有经过系统的学习，更多是靠自己慢慢学习摸索。有些档案管理人员身兼多职，大部分精力都去忙于其他事务，不能有效地开发档案信息资源。这些都严重影响了档案管理工作的创新和发展。
　　3 加强干部人事档案管理的几点建议
　　3.1 提高认识，加强领导，增强干部职工的认同感
　　首先，单位领导要高度重视，由分管领导负责定期对干部人事档案工作进行检查、指导，发现问题及时解决。通过培训、讲座、内联网等多种渠道大力宣传干部人事档案的重要性，提高广大干部职工对本人档案的责任意识，使大家充分认识到干部人事档案与每个人的切身利益息息相关。相关材料形成部门要积极、主动、全面地收集档案材料，保证档案材料的质量，并及时送交档案管理部门归档。档案管理部门要及时将材料整理、审核、装订。
　　3.2 建章立制，促进干部人事档案管理制度化、规范化、常态化
　　随着人事制度改革的不断深入，每个职工需要归档的材料越来越多，这样就给干部人事档案材料的收集增加了很大的工作量，同时也提出了新的要求。建立健全干部人事档案管理制度，是做好人事档案管理工作的保障。加强制度建设，制定科学严密的规范标准，建立建全干部人事档案查（借）阅、收集、鉴别、归档、核查核对、移交转递制度，使档案管理制度化、规范化、常态化势在必行。组织人事部门要对“年度考核表”“工资调整审核表”等材料定期进行收集、归档；对“职称材料”“奖励材料”“干部任免表”等一些不具有普遍性的材料要随时收集；涉及其他部门的档案材料也要及时归档；建立人事档案达标考核机制，与年终考核挂钩。
　　3.3 加强干部人事档案管理队伍的建设
　　要做好干部人事档案管理工作，队伍的综合素质至关重要。人事档案管理人员在具有较高专业知识的前提下，应具备高度的政治素质和严谨踏实的工作作风，熟练掌握档案管理标准及相关的人事政策文件。单位领导要高度重视人事档案管理的队伍建设，提高对稳定档案管理队伍重要性的认识，把政治素质高、事业责任心强、具备一定专业知识的职工安排到人事档案管理岗位，充分调动他们的积极性。加大资金投入，配备先进的计算机管理设备。对档案管理人员要定期组织培训，不断更新知识结构，提高档案管理技能。档案管理人员本身也要通过自学和集中培训相结合，努力提高自己的业务素质和业务水平，以适应档案管理发展的新要求。
　　3.4 加强干部人事档案的信息化管理
　　干部人事档案能够历史地、全面地记录干部本人工作期间的全部经历，是组织人事管理工作中不可或缺的重要组成，是选拔任用干部的重要依据。新时期，干部人事档案管理工作也面临着许多新的挑战，传统的手工管理模式已经不适应档案管理的新要求，档案信息化管理是人事制度改革与发展的必然趋势。所以，我们必须借助先进的科技力量，利用现代化设备和技术建立起完善的干部人事档案数据库系统，实现纸质与电子双套式管理，这样，才能大大地提高干部人事档案的利用率，更好地为单位发展做出贡献。
　　4 结语
　　时代在发展，科技在进步。新形势下干部人事档案管理工作越发重要，它在一定程度上反映干部本人的德、能、勤、绩、廉等个人能力，是作为干部提升和任用的重要依据资料。所以，必须进一步加强对干部人事档案管理重要性的认识，加快信息化管理步伐，提高管理人员的政治素质、工作能力和专业水平，更好地为组织人事部门的人才决策提供全面的、真实的、有效的组织保障。
　　参考文献
　　[1] 罗彩虹.基层央行干部人事档案管理中存在的问题与建议[J].时代金融，2017（30）：83.
　　[2] 罗红芬.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2018（S1）：125-127.
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