基层事业单位档案管理现代化实现对策

来源:用户上传      作者:闵天媛

　　摘  要：在时代发展背景下，基层事业单位的档案管理工作内容和形式发生了一定的变化，传统工作方式的弊端逐渐凸显出来。在这种情况下，单位开始意识到信息技术的应用优势，并正在积极研究加大资金技术投入，建设网络工作平台，将传统纸质档案转换为电子档案进行集中存储和管理。并将重点放在档案资源的开发利用环节上，以此来实现档案管理现代化建设工作的顺利开展，全面提高档案管理工作的质量和效率。
　　关键词：事业单位  档案管理  现代化建设
　　基层事业单位的档案管理工作特点就是数据信息多，工作任务量大。想要充分发挥出档案管理工作的实际应用价值，就必须要积极结合现代化的发展情况，分析出优化管理工作内容和形式的可行方案。
　　1  基层事业单位档案管理现代化的发展方向及实际发展情况
　　在时代不断发展进步的背景下，社会信息化技术水平也在不断提高，这就给档案管理工作的可持续发展奠定了坚实的基础。
　　1.1 发展方向
　　基于我国已经进入大数据时代，在基层事业单位实际开展档案管理工作时，主要的发展方向就是引进信息技术设备，建立网络工作平台，开展信息化的管理工作。尤其是在摄影技术不断发展以后，基层事业单位档案管理摆脱了传统的纸质档案形式，多采用缩微化管理，也就是无纸化档案管理。这种先进的档案管理形式给管理人员的日常工作带来了一定的便利，降低了人们的工作压力，还有效提高了工作效率，能够保障档案资源应用价值的充分发挥。
　　1.2 发展情况
　　从各个基层事业单位实际开展的档案管理工作情况当中可以看出，现阶段仍然有一部分管理人员没有意识到自身工作的重要作用，还在使用传统的管理方式开展资料的收集和整理工作。这就制约了档案管理现代化发展步伐的顺利推进，影响着事业单位各项工作的有序运行。同时，有许多事业单位没有加大资金技术投入引进信息化工作设备，导致现阶段的档案利用率、档案检索速率、档案管理速度无法满足实际的工作需求。基于此，如何完善档案管理机制，科学开展档案管理现代化建设，就是现阶段基层事业单位的基本工作任务之一。
　　2  基层事业单位实现档案管理工作现代化的可行对策
　　在基层事业单位具体开展档案管理工作的现代化建设过程中，必须要安排管理人员积极拟定科学的档案管理工作方案，充分结合事业单位发展的基本需求，拟定科学合理的管理制度，从而确保各项工作的顺利开展。
　　2.1 现代化管理方案
　　基于新时期档案管理工作的发展方向主要是信息化建设工作，在开展现代化档案管理工作时，必须要保证工作人员具备专业的技术操作能力。并且，需要结合事业单位的具体工作项目，对管理工作内容进行优化和完善，做好档案资料的分类管理工作。这就需要事业单位积极拟定科学合理的管理方案，明确档案管理工作的应用价值和基本工作目标。在这个环节当中，还应当重点开展宣传教育工作，积极转变档案管理的传统思路，创新档案管理理念，积极引进国际最前沿的档案管理方法。结合单位内部的工作情况及发展情况，不断地与时俱进，不断地改革创新。此外，这项工作还涉及到经济支出方面的问题，这也需要事业单位制定经济管理方案，在合理控制经济支出的前提下，全面提高档案管理工作的质量和效率。
　　2.2 现代化管理制度
　　在基层事业单位实际开展现代化管理工作时，还需要建立健全监督管理机制。首先，在内部开展员工管理工作时，应当将工作重点放在如何实现人性化管理工作方面。这是时代发展背景下事业单位开展内部管理工作的基本要求，能够提高员工对单位的满意度，引导员工自觉规范自身的工作行为，全面提高员工对工作的认同感和归属感。这就要求事业单位在设置管理机制时，不能过于严格，不能一味地研究如何对员工产生强有力的约束。要从员工的角度出发去思考问题，提高内部管理工作的适应性，避免员工对管理机制产生反感，反而容易影响工作效率。
　　其次，从档案管理工作方面来看，现代化管理工作关注的重点主要是如何保障档案资料的安全性，而且重点在于对档案资源的合理利用。基本目的在于发挥出档案资料的应用价值，为后续各项工作的有序运行提供基础的数据支持。比如，可以通过档案资料总结以往的工作经验，并分析市场运行情况，用来判断新项目是否适合运行。这就对档案的真实性提出了更高的要求，还需要保证档案资料的及时更新。这些都是现代化管理工作的重点内容之一，还需要依赖于我国相关的法律法规，来全面加强基层事业单位档案管理的可靠性。
　　3  档案管理现代化的应用优势及建设工作的基本要点
　　事业单位应当充分分析出现代化档案管理工作的应用优势，明确档案管理工作的优化目标以及新时期建设环节中应当关注的重点问题有哪些。
　　3.1 应用优势
　　从实际工作情况当中可以看出，基层事业单位的档案管理工作在现代化的发展建设过程中，可以有效发挥出档案资料的应用价值。而且，能够及时清理已经过期的资料信息，避免在项目决策时，由于员工使用了过期的资料而导致项目方案设置工作存在经济运行的安全隐患问题。同时，在新时期的发展过程中，事业单位开展现代化的档案管理工作，可以充分借助信息技术的应用优势，及时收集和整理相关的资料信息，并可以创新资料的收集和整理模式。比如，现阶段比较常见的就是使用图片、图表、视频等方式来存储档案资料。这种方法可以让资料信息更加直观地呈现在员工面前，为后续各项工作的可持续运行提供了极大的帮助，值得进行推广应用。
　　3.2 基本要点
　　在基层事业单位实际开展档案管理现代化建设工作时，还有一些注意事项需要遵守。首先，就传统模式而言，档案管理工作所采用的档案资料载体都是纸张。但是，纸张无论从档案保管的角度来讲，还是档案的利用效率角度而言，都是存在着较为明显的弊端。而如何将纸质档案科学有效地转换为电子档案进行集中存储，就是现阶段工作的重点及难点所在。这就需要事业单位引进先进的信息化技术手段以及专业的工作设备，通过文件扫描或者手动记录的方式，完成信息化建设工作，及时录入电子资料信息。目前，应用比较广泛的就是微缩技术，能够节省基层事业单位档案管理的成本，并且大幅度提高档案储存的效率，还可以延长档案的保存周期。其次，现代化档案管理工作注重于突出服务属性，这还要求管理人员能够具备服务的意识，基层事业单位需要从服务素质的教育角度对员工进行培训和教育工作，提高员工对自身工作重要性的认识，以此来确保檔案管理工作的可持续健康发展。在时代发展进步的过程中，服务属性已经成为了档案管理工作的基本属性，需要管理人员引起重视。
　　4  结语
　　在档案管理的现代化建设过程中，各个基层事业单位应当积极结合自身发展情况拟定科学的档案管理方案，关注于档案资源的存储及取用安全的问题。同时，应当从人员工作行为及工作能力的管理方面，开展培训教育工作，在内部建立健全监督管理机制，结合国家相关法律法规，推动档案管理工作的有序运行。并加大资金技术投入，构建网络工作平台，充分发挥出信息技术的应用优势。在这个环节当中，还应当充分研究有效地将纸质档案转换为电子档案的方法，并突出体现档案管理在新时期的服务属性。
　　参考文献
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