基于钉钉的办公自动化系统的设计与实现
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作者:刘平
摘要：钉钉作为免费的沟通和协同多端平台，内置各类模板，为企业自我定制办公自动化系统提供了便利。文章初步探讨了基于钉钉的办公自动化系统的设计与实现，主要实现功能包括沟通功能、协同功能、审批功能、智能工资条、智能人事等功能模块。
关键词：钉钉;办公自动化;审批;移动办公;沟通;协同办公
中图分类号：TP311 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2020）15-0104-03
钉钉（Ding Talk）是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多端平台，电脑和手机端均可使用，且配置简单方便，使用门槛低，可高效实现办公自动化和移动办公，全方位提升沟通和协同效率。
1总体设计
钉钉为办公自动化提供了强大而丰富的功能，用户可根据企业自身情况选择、配置需要的功能，还可以选择接入第三方应用，如智能人事、智能工资条等。而且配置简单方便，不需要编程基础也可轻松实现。根据单位部门分工情况，搭建了组织架构，设置了部门和部门主管，如图1所示。再邀请员工加入单位所在的钉钉团队，可通过手机通讯录加入、花名册导入、微信邀请、二维码邀请、团队号分享等方式。然后选择并配置了以下功能模块：沟通功能、协同功能、审批功能、智能人事、智能工资条等。
2功能实现
2.1沟通功能
钉钉的沟通功能多样、实时且有效。可以通过建立群聊天、钉电话、钉消息、电视电话会议等多种方式实现沟通。消息已读未读显示功能，可让消息发送者及时了解消息的接收情况，对长时间未接受的重要信息可以以短信、钉电话等形式提醒对方，从而提高群发消息的有效性，提高了工作效率。多方电话、电视会议可以让多地办公人员就某一个议题实现有效、便捷地沟通交流。最高可支持30人电话会议，还支持免费高清视频会议。
钉钉有统一的通讯录，员工加入钉钉后，无须保存同事的手机号，即可在通讯录中找到通话对象，选择短消息、钉短信、普通电话、语音电话、视频通话等方式进行沟通。
2.2办公协同功能
考勤打卡功能可实现多种方式考勤，支持wifi及办公地点打卡。外勤签到功能，可让管理者快速查看团队外出员工分布，掌握员工外勤工作情况。
钉盘功能打通了多端跨平台存储共享，电脑和手机均可存储、取出，这样即使外出办公，也可便捷访问钉盘文件。还提供了权限保护功能，员工一旦离开了相应的权限，则会自动失去了文件的访问能力。
2.3审批功能
审批功能提供了审批在线提交功能，方便企业员工日常的审批提交，即使领导出差，也可以实现随时随地申请秒批，大大提高了工作执行力和工作效率。钉钉提供了各类审批流程的模板，用户可以直接使用，也可根据实际情况进行定制。单位目前使用的审批流程有：加班申请、请假申请、出差申请、用车申请、用章申请、业务批办、合同审批、物品领用、会议室使用预约等，均可在钉钉系统中轻松实现。审批单支持打印，所有数据可实现后台汇总导出，便于做统计分析。数据后台导出界面，如图2所示。
2.3.1加班审批功能配置
在管理后台，进入到审批模块，找到“加班”审批，进入编辑界面，可对其进行：基础设置、表单设计、流程设计及高级设置等四个方面的配置。表单设计是对加班审批模块的界面进行设计，可以根据需要从控件库中拖曳需要的控件到表单设计界面上。表单设计如图3所示。控件库位于界面的左边，如图4所示。流程设计是对审批的流程进行配置：发起人选择了除主任室的所有部门，一级审批人为本部门负责人或加班申请部门的负责人，二级审批人为分管领导，抄送人一般为办公室人事负责人。为了灵活起见，这里一级审批人、二级审批人、抄送人均设置为发起人自选。流程设计界面如图5所示。审批模块配置好后，相关人员就可以在工作平台直接使用，提交审批要求，流程就会自动流转到相关人员，并附消息提醒，相关人员就可以即时进行审批，大大提高了审批效率。
2.3.2请假审批功能配置
请假审批的流程为：发起人为除主任室外的各部门;第一级审批人为部门主管;第二级审批加了一个条件判断：发起人如果属于资产部、后勤部及技能训部，则审批人为其分管主任陈主任;如果属于办公室或财务部，则审批人为其分管主任张主任;抄送人为办公室人事负责人。请假审批流程设计如图6所示。请假申请界面如图7所示。
2.4智能工资条
智能工资条为第三方接入的应用，可实现导人Excel表后自动生成工资条，一键批量将工资条发送给所有员工，并且支持随时撤回，还支持阅后即焚功能，降低企业工资条管理风险。员工可通过登录钉钉查看自己的工资条，可查询每月工资明细，年度累计工资，历史工资條等。上传工资条界面如图8所示。
2.5智能人事
智能人事也是第三方接人的应用，可高效实现办理入职、办理离职、考勤管理、假期管理、人文关怀、人事报表等功能。对于大量的职工信息录入，可做好Excel表格后批量导人。对于少量新人职职工信息，也可由职工个人在线填写。人事管理人员可进入人事报表，随时随地查看职工人事、入职、转岗、转正、离职等统计分析数据。在人文关怀方面，智能人事可在职工生日、入职周年自动发送祝福语，让员工时刻感受到企业在关怀职工。
3总结
系统目前设计与实现的功能模块，是根据单位办公自动化和移动办公实际需要所做出的尝试和探索。从目前使用情况来看，钉钉在沟通交流、协同办公方面的优势已初见端倪，特别是审批流程的实时、快捷，大大地节省了审批的时间，提高了工作效率。钉钉为应用提供了大量模板，用户可根据业务需求选择相应的模板进行再开发定制，操作简单方便，降低了编程的专业门槛。上文介绍的加班审批、请假审批均是在模板上再配置而实现的。由于设计时间仓促和本人水平有限，系统在使用方面还有很多不足之处，随着平台使用的推进，将逐步改进不足，并设计实现出更实用、强大的功能，以满足实际工作的需要。
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