论工程建设项目管理之沟通管理

来源:用户上传      作者: 黄洪建

　　摘要：工程项目的建设不光是工程本身的硬建设，还需要辅以管理的软建设。作为项目管理的重要环节的沟通管理是项目成功的关键因素。本文从项目沟通管理的定义出发，揭示了项目沟通的作用，对沟通管理的技巧和方式做进一步接受，以期为项目管理的科学化和民主化提供一些理论依据。
　　关键词：工程建设 项目管理 沟通管理
　　
　　项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一。项目沟通管理把成功所必须的因素――人、想法和信息之间提供了一个关键连接。所有的项目参与者，包括项目的开发投资者、管理者、设计单位、监理单位、施工单位等，都希望能以各自的沟通能力、技巧来完成必要的沟通，以使项目建设顺利地进行。由此可见，在项目中沟通管理是必不可少，同时也是不可忽视的。项目管理者最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%～90%。只有通过良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。
　　
　　一、项目沟通管理
　　1、定义
　　项目沟通管理，就是为了确保项目信息及时适当地产生、收集、传播、保存和最终处置所需实施的一系列过程。
　　2、作用
　　对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。进行项目沟通的重要性，具体来说，主要表现在以下几个方面：(1)决策和计划的基础。(2)组织和控制管理过程的依据和手段。(3)建立和改善人际关系是必不可少的条件。(4)沟通有助于决策。
　　
　　二、项目沟通的对象和时机
　　1、与客户的沟通
　　客户是项目成果的使用者。因此，在项目的全过程中都应与其决策层、业务部门保持及时有效的沟通，以便获得他们的支持、参与和推动，特别是项目的启动期间更为重要。良好的沟通能使双方对于项目目标、范围达成共识，保证项目健康的进行。如果项目初期就没有得到客户的支持和认同，很难想象该项目能成功。为了达到获得支持的目的，沟通必须做到以下几点:
　　首先，培养客户对项目的价值与战略重要性的认同感。形成双向交流，以保持信息的一致性，增强项目进度的透明度，并确保双方了解项目的进展。其次，必须通过良好的沟通就客户的需求达成一致，否则会给项目带来无穷的隐患，甚至会使项目前功尽弃。再次，还要与客户在管理思想、管理理念上要达成一致，争取客户的理解和支持。
　　2、与项目组成员的沟通
　　项目组成员是项目实施的主力军，他们对项目的认识、对项目的投入状态，以及团队成员间的和谐程度，都会对项目成功造成不容忽视的影响。如果项目中一些重要信息没有进行充分有效的沟通，与项目组成员的沟通，要注意把握以下二点。
　　(1) 项目管理者不但自己要把工作重点放在沟通上，还要引导整个项目团队进行有效的沟通。
　　(2) 作为项目管理者，为调动项目组成员的工作热情、提高其效率，还应充分了解项目成员的个性、喜好等，并采取不同的沟通方法，使项目组成员的工作协调一致，从而保证按时、按质、按量完成预期的任务。
　　3、与供应商的沟通
　　对于系统集成项目，项目管理者必须考虑供应商这一重要环节。因为供应商所提供的产品或服务的质量、交货期等将直接影响到项目的质量和进度。因此，要保证供应商能按项目计划进度及时地提供符合要求的产品，当质量出现问题时能及时有效地处理，既不影响工期又能保证质量，就必须进行良好的沟通。
　　4、与上层管理者的沟通
　　上层管理者往往更加关心的是项目的工期、成本、质量等等。作为项目管理者，就应该经常主动地与上层管理者保持沟通，及时地反馈信息，特别是将可能会延期、将增加项目费用、可能会产生质量问题的苗头等等提早汇报，使上层管理者能及时并适时调整工作计划，在人力、物力、财力等方面给予支持，保证项目的顺利进行。
　　5、与其他相关项目管理者之间的沟通
　　对于大型的项目，项目管理者还应与项目的其他方的项目管理者保持良好的沟通，因为其他方所负责的项目的进度、质量等也将会对本项目的进度、质量和成本等产生影响。
　　
　　三、项目沟通管理的技巧及方式
　　1、制定切实可行的沟通计划
　　一个有效的沟通计划将会促进团队的发展，实现客户的同步，实现项目文件的减少。有效的沟通计划应该考虑以下几点：(1)确定项目相关文件保存方式。(2)建立项目组织联系方式。(3)确定工作汇报方式。(4)统一项目文件格式。(5)沟通计划应简单实用。
　　2、项目沟通的方式
　　(1)正式沟通和非正式沟通。正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式，如组织规定的汇报制度、例会制度、报告制度及组织与其他组织的公函来往。其优点是沟通效果好缺点是沟通速度慢。非正式沟通是在正式沟通外进行的信息传递和交流，如员工之间的私下交谈、小道消息等。其优点是沟通方便、速度快缺点是容易失真。
　　(2)上行沟通、下行沟通和平行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映，有层层传递和越级反映两种形式。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。
　　(3)单向沟通与双向沟通。单向沟通是指一方只是发送信息，另一方只是接收信息，信息是单向传递的，其特点是传递速度快、准确性差。双向沟通是指发送者和接收者两者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对接收者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明确和满意为止，其特点是沟通信息准确性高、利于意见反馈、沟通双方有平等感。
　　(4)书面沟通和口头沟通。书面沟通是指以书面的形式进行信息传递和交流。口头沟通是指用口头表达进行信息传递和交流，其特点是灵活、速度快、较准确，双方可以自由地交换意见。
　　(5)语言沟通和体语沟通。语言沟通是借助于语言、文字、图画、表格等形式进行的沟通。体语沟通是借助于动作、表情姿态等非语言方式进行的沟通。

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