继续教育学籍档案管理探研

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　　摘要：继续教育是一种有别于学校教育的一种新型的教育模式，指已经脱离正规教育的人所接受的各种各样的教育。继续教育是正规学校教育的补充，是全民教育的重要组成部分。由于继续教育的大发展，相应的，继续教育学籍档案的管理也日益为人们所重视。如何科学规范地对继续教育学籍档案进行管理，是我们要解决的重要课题。
　　关键词：继续教育；学籍档案；特点；管理
　　中图分类号：G473.3 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）15-0017-02
　　继续教育作为终身教育体系的重要组成部分，是提高国民科技文化素质和就业、创业、创新能力的重要途径。继续教育是在20世纪30年代从美国发展起来的一个新的教育工程，简称为CEE（Continuing Education Engineering）。目的是把一些工程技术人员再次进行必要的培训，以便他们更快更好地适应迅速发展的生产需要，完成越来越难以掌握的新技术、新产业规定的任务。后来，继续教育逐渐发展成有别于学校教育的一种新型的教育模式，指已经脱离正规教育，已参加工作和负有成人责任的人所接受的各种各样的教育。
　　随着社会的不断发展，对人的各项技能的要求也不断提高，单纯的学校正规教育已经远不能满足社会的需求，因而，继续教育越来越被人们所重视，它在社会发展中的作用也日益彰显出来。由于继续教育的发展和普及，大量的继续教育学籍档案也应运而生。各用人单位对相关人员继续教育学籍档案的重视程度也在不断提高。更为重要的是，教育主管部门对学生的学籍档案提出了新要求。因此，高校继续教育学籍档案的管理工作就显得非常重要。如何提高继续教育学籍档案的管理水平，使之适应国家终身教育发展的要求，是每个学籍档案管理者应该积极探讨的问题。
　　一、继续教育学籍档案的概念和特点
　　学籍档案是指学生在学校学习期间成绩、思想表现、奖励情况、综合评价等的记录，通常在校生的学籍档案由所在学校教务处保管，非在校生由考生所在单位人事部门或者人才中心保管。继续教育学籍档案就是按规定对继续教育学生的学习和各方面表现进行阶段性和全程的记载、考核及质量评价，并按照有关规定的要求对学生的入学、毕业及学籍异动等进行控制和记录，包括录取花名册、入学登记表、学籍表、学生成绩表、学生学籍变更材料、奖惩材料、毕业、结业、肄业材料等。学生的一个信息库，包含了该生所有被社会认知和承认的信息。
　　继续教育学籍档案属于学籍档案的一种，和其他类型的学籍档案有共同之处，但也有其自身的特点。
　　1.综合性。继续教育和普通的学历教育相比，不仅生源复杂，而且层次多，差异性大。学员中不仅有高中生、中专生、大专生，还可能有初中生和本科生。其年龄结构也比较复杂，老、中、青都有。从教学角度而言，针对不同的专业开设不同的课程，选用的教材也因人而异，教学方式多种多样。这就决定了继续教育学籍档案的内容极其复杂，具有综合性的特点。
　　2.开放性。继续教育办学广泛，形式多样，有自学考试、业大、函授、综合培训等，其学制也比较自由，从短训班到长期班不等，毕业时间也不统一，而且接受普通学校教育是有限的时间。继续教育是长期的、终身的，是知识补充、更新、教育和工作相有机结合、相互统一的过程。因此，記载这些学生学籍情况的档案材料也就具有开放性的特点。
　　3.特殊性。与普通高等学历教育相比，继续教育的学员大多是成人，他们一般另有自己的工作，除了部分全脱产学员外，其他学习形式如自学考试、函授、业大、电大和网络教育的学员主要靠自学，且学习周期一般较长。因此，继续教育学籍材料的收集往往都要集中在学员面授期间进行，否则就会影响材料的时效性和准确性，还会增加管理成本和管理难度。
　　4.地域性。继续教育属于开放性的社会教育，办学单位一般为普通高等学校。学习形式大多为自学结合集中面授的方式，学员的地域分布一般较广。各办学单位为了便于学员面授，往往在学员比较密集的地区建立函授站。由于函授站分布广，而且一般距离校本部也较远，无形中就增加了学籍管理的诸多中间环节，相应的也会增加管理的难度。
　　二、继续教育学籍档案管理中存在的问题
　　随着社会的发展和科技的进步，各高校在普通在校生的学籍档案管理方面取得了长足的进步。但在继续教育学籍档案管理工作方面却存在诸多问题，还有很多不尽如人意的地方。
　　1.对档案管理缺乏足够的认识。有些院校档案意识淡薄，对继续教育学籍档案管理更是认识不足，认为是可有可无的事情。加之继续教育学籍档案材料来源的复杂，这样就出现了诸如学籍档案材料归档不严肃，内容不全，鉴定材料的填写往往千篇一律，明显有应付差事的现象，致使档案材料的可信度大大降低。
　　2.管理制度不完善。由于院校对继续教育学籍档案归档材料的范围不够明确，往往和本校其他文书材料混装，使用人单位在查阅学员的学籍档案时无从下手。其次，继续教育学籍档案的处理程序也存在不够规范的现象，比如要求盖章签字的地方，或者只盖章，或者只签字，甚至盖章、签字都没有；有些需要签署日期的地方漏签，使学籍档案的时效性和真实性大大降低。另外，由于继续教育学籍档案内容繁杂，形式多样，档案的转递一般又需要多个环节，如果各级档案管理人员对学籍档案的重要性认识不足，工作责任心不强，就极有可能造成学籍档案的错投、误投。
　　3.真实性不足。继续教育学员大多为在职进修，他们都有自己的工作，学习、实习也大多在自己本单位中进行。由于没有就业压力，他们的实习登记表、毕业生登记表、毕业生鉴定表等表格上的总体评价就有可能流于形式，很多都是空话、套话，根本没有针对性。这就是档案的内容缺乏个性和真实性，不能准确地反映学生的整体情况。
　　三、优化继续教育学籍档案管理的几点建议
　　1.高度重视，加强领导。继续教育学籍档案是教学活动的最原始记录，是今后为社会提供学生学籍信息的最直接的证明，更为以后学历打假提供最真实可靠的凭证。因此，继续教育学籍档案管理工作必须引起各部门领导的高度重视，加强档案意识，克服人们对继续教育学籍档案管理工作的偏见和错误认识。领导应当将继续教育学籍档案管理工作纳入整个学校教育管理工作中，加强领导，分工协作，明确档案管理人员的工作职责和范围，细化工作程序。
　　2.加强学习，提高素质。要想做好学籍档案的管理工作，必须努力提高档案管理者的自身素质。包括管理者的政治素质、道德素质、业务素质、心理素质、学习新技术能力素质等。首先，在档案管理人员的选拔上，不仅要考虑入职者的学历、专业，还要考虑他们的年龄、工作经历、以往工作表现等。要选拔那些素质高、责任心强、爱岗敬业、熟悉本专业相关法律法规和业务标准的人担任学籍档案的管理工作。
　　3.科学管理，技术创新。现在办公自动化已基本普及，普通在校生的学籍档案已基本实现信息化管理。但是对于继续教育学籍档案的管理，许多院校或教育机构还没有真正实现信息化和网络化。因此，各高校、培训机构应根据自身情况建立继续教育学籍管理信息化系统，这不仅可以大大减少档案管理人员的工作量，更重要的是还可以增加档案管理的科学性和准确性，使学籍档案的管理更加系统和规范。各级各类单位也应加强设备投入，使纸质档案、声像档案、电子档案相互补充，开启学籍档案管理的新篇章。
　　参考文献：
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