智能化在高中档案管理中的应用
来源:用户上传
作者:
摘 要：现如今的社会是一个信息化快速发展的社会，随着人们生活水平的提高，信息化也广泛运用于人民群众当中，给人们带来了很大的方便。对于一些高校来说，档案管理是一件很重要的事情，老师和同学都应该重视档案的管理，对于高中的档案管理也要有智能化的东西去发展和推进。智能化不仅是加强高中档案管理的内在要求，还是对高中管理制度的外在工作要求。因此如何正确的运用智能化来发展高中档案管理成为了一个很重要的项目和任务。
关键词：智能化;高中;档案管理
引言：
进入21世纪，信息技术已经成为了人们必不可少的重要组成部分，人们用信息技术来开展工作，发展经济，而智能化的管理也已经成为了商务，学校等场合的重要武器了。对于高中学生来说，他们的档案管理是非常重要的，关乎着他们以后的工作和发展，它具有很高的保密性，不过同时还有着一定的复杂性，信息化在不断的发展和进步，而学校一些电子办公信息等工作量也会大大增加，因此会有着些许的问题和麻烦，必须要做好防范工作，加大措施。因此在高中学校中，对于学生们的档案管理必须要有科学有效的方法，保护好同学们的档案。因此我就上述一些问题进行了以下的分析和探讨，具体有这几点内容：
一、高中档案管理传统模式中的弊端
（一）档案管理的工作任务比较繁重，效率不高。
对于高中的学校来说，每年都会有很多同学进入高中，不仅有应届生还有往届生，因此学校需要管理的信息也是非常多的，采用传统的档案管理模式，不仅费力，而且万一出现差错，也绝对是很严重的事情，加上一些年龄较大的教职工，出现差错也是避免不了的，对于信息的查找和整理来说，传统的档案管理更是困难，即浪费时间又浪费脑力和劳动力，因此工作效率也会非常低下。
（二）传统档案管理安全性不高。
对于传统的档案管理模式来说，所有的信息都是由工作人员手动录入的，因此所要耗费的时间也比较长，而且信息的安全性和保密性也比较低下。即便是有着计算机的帮助，由于很多工作人员对计算机的掌握度不高，理论性知识不强，操作性比较少，因此也会出现很多差错，在传统的档案管理模式下，安全保障机制也不是很完善，加上人员的复杂繁多，很有可能会将同学们的重要信息给泄露出去，这不仅会给同学们造成很大的麻烦，还会给老师以及学校造成困难，安全隐患过高。
（三）传统的档案管理模式查找信息困难，程序比较繁琐。
对于传统的高中档案管理模式来说，因为没有引进智能化的设备等，所以操作起来会非常的繁琐，对于同学们信息的查找也会更加困难，由于高中的档案中信息量非常之多，因此这么大的信息量超出了人工工作的极限，工作人员必须手动去查找，不仅耗费时间又浪费精力，如果在紧急情况下去查找一些资料的话，会给工作人员造成很大的麻烦。可能工作人员根本就不可能在短时间内找出所需要的信息和资料。
二、智能化档案管理的优点
相对于上述的传统档案管理模式的弊端，智能化的档案管理模式就可以解决上述的很多问题，不仅省时还很省力，工作人员也无需耗费精力去手动查找信息和资料。智能化档案管理他有着以下的优点：
（一）智能化档案管理省时又省力。
智能化档案管理不像传统的档案管理模式，数据只要錄入一次就可以进行重复利用，无需多次录入，就可以实现共享，这也大大的提高了工作的效率。而且智能化还可以自动打印报表等，使用起来非常方便快捷，智能化还可以对学生们的档案进行自动统计和处理，提高了效率的同时节省了大量的时间。
（二）智能化档案查询更加方便快捷。
智能化的档案管理会提供很多的查询手段，工作人员可以根据自己的需求从其中选择适合的查询方式进行查询，然后提取出重要信息。档案管理人员还可以利用网络进行查询，不仅减轻了劳动力，还减轻了老师们的负担。
（三）智能化档案对于查询和借阅方面更加方便。
传统的档案查询只能自己手动去翻阅，不仅浪费时间和精力，工作效率也不是很高，不过智能化的档案查询很好的解决了这一问题，不仅操作起来更加方便快捷，还提高了工作效率，对于借阅过去及时不还的人员也可以进行有效的催促。总体来说智能化档案管理对学校和同学们有着很大的帮助。
三、智能化在高中学校档案管理中的应用建议
现如今智能化工作在不断的发展和进步，各种信息化的东西也已经渗透了我们的生活当中，因此对于高中学校的智能化档案管理来说，各位工作人员还必须要有一定的理论知识，掌握智能化的优点和操作技术，只有提升自己的知识能力，才可以更好的进行智能化的档案管理。
结束语：
高中的档案管理作为一个重要的任务，已经得到了相关部门的重视，因此我们要不断提高智能化的档案管理模式，抛弃传统的档案管理思想，在传统的思想上进行改造和创新，这就要求每个教职工以及工作人员都要有一定的对于智能化的知识和操作性，还要提升自己的经验，充分的利用好智能化的方式去管理档案，提高档案的安全性和保密性的同时，也提高自己的工作效率，减少劳动力。
参考文献：
[1]李淑娟.浅谈学校档案管理工作[J].黑龙江档案;2014年03期
[2]李俊霞.计算机在学校档案管理工作中的重要性[J].中小学实验与装备;2006年05期
[3]刘平平.学校档案管理的服务意识浅议[J].新课程（教育学术版）;2008年06期
[4]富佳.浅谈学校档案管理工作的创新[J].吉林教育;2009年14期
转载注明来源:https://www.xzbu.com/9/view-14808195.htm
