浅议高校院系行政管理工作的科学化
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作者: 黄爱霞
摘 要：高校行政管理工作是高校工作的重要组成部分，是学校教学、科研工作顺利进行的基础和保障；是学校各项工作正常、和谐、有效运转的基础和保障。其中，院系行政管理部门是高校行政管理工作最基层的落实者和执行者，所以，实现院系行政管理工作的科学化，对高校教学、科研和行政管理工作的有序运行有重要意义。从提高管理人员素质、制定院系行之有效的规章制度、采用先进的管理手段和设施三个方面来探讨实现院系行政管理工作科学化的有效方法。
关键词：高等院校；院系；行政管理工作；科学化
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）34-0207-02
高等学校的重要任务是为发展国家教育科学文化事业，实施科教兴国战略，为我国经济社会快速发展提供强有力的人才支持。因此，高校的教学和科研是各项工作的主要旋律，而高校行政管理工作也是高校工作的重要组成部分。我校在2007年通过了教育部专家组的本科教学评估检查工作，高校教学评估工作的方针在2003年时从16字改为20字，特别追加了“以评促管”，这充分说明了高等学校管理工作的重要性。它是学校教学、科研工作顺利进行的基础和保障，是学校各项工作正常、和谐、有效运转的基础和保障。而其中，院系行政管理部门是高校行政管理工作最基层的落实者和执行者，所以，实现院系行政管理工作的科学化对学校教学、科研和行政管理工作的有序运行具有重要意义。
一、院系行政管理工作的职能
高校院系行政管理部门是最基层的行政管理组织，是院系日常事务具体管理和办事的机构，主要从事各种教学辅助工作，一般包括院系办公室、实验室、资料室和学工办。近年来，随着高校招生规模扩大，高等教育教学改革不断深入，院系行政管理部门承担的任务日益繁重和艰巨，工作的类型和对象日益复杂和多样，它主要包括教务管理、科研管理、人事管理、党务管理、财务管理、后勤管理等等, 具有“繁、杂、忙、琐”等特点。院系行政管理工作的职能是行政上接受学院领导，业务上有学校相关部门的指导；对内承担着教学、科研等方面的组织、协调、服务和管理工作，对外承担着接待、联系、沟通、协调工作。这些工作的目的，就是把学校各个部门的各种力量合理地组合，使之协调统一，为院系教学、科研工作营造一个稳定和谐、有条不紊的环境，使各项工作运转自如。作为教学的辅助部门，其全部工作内容都是为师生的教学和科研提供高效的管理和优质的服务。
过去由于行政管理工作在高校整体工作中处于从属地位而受轻视以及管理人员自身素质等原因，院系行政管理工作一直不被人们重视甚至被忽视。随着近年来管理工作越来越受到人们重视、高校规模不断扩大、教学科研资源日益丰富、高校计算机信息网络建设，这些变化决定了院系行政管理工作必须改变传统的观念和工作方法。只有运用先进的理论知识和现代化的管理手段实现院系行政管理工作科学化管理，才能更大地发挥其职能、更好地落实教育教学规章制度、有效地利用教学资源，不断提高高等院校教学管理水平、提高人才培养质量。
二、高校院系行政管理工作目前存在的问题
管理工作是一个互动的过程，是一个通过合理处理人与人、人与物之间关系使之达到最佳状态的过程。要想有效地完成这一过程，对工作者本身的要求是很高的。但目前由于传统观念不重视管理工作以及行政管理人员自身素质等原因，高校院系行政管理工作还存在一些问题。
1.传统观念对基层行政管理工作的轻视影响行政管理人员积极性的发挥
院系行政管理工作在传统观念中往往被认为仅仅是打打电话、收发文件、录入成绩等机械性、简单性的工作。受这种外部传统观念的影响，许多行政管理人员甚至自己对行政管理工作也持有同样的态度，这往往导致行政管理人员对本身工作定位偏低，对工作价值缺乏自信，工作成就感较差，工作进取心不足。
2.院系行政管理人员队伍建设仍需加强
由于过去对院系行政管理工作的轻视，院系行政管理人员队伍建设也同样没有得到重视，因此从总体上来说，目前高校院系行政管理人员的学历水平偏低、职业技术能力也偏低，这会制约行政管理人员接受和学习现代的管理工作技能，从而导致院系行政管理工作总是停留在低效原始的状态，而没有办法向符合高校发展需求的科学化效率高的管理方式迈进。
3.院系行政管理工作人员的职业发展得不到关注
院系行政管理工作因其“繁、杂、忙、琐”等特点，很容易让行政管理人员产生日复一日、不断重复、缺乏成就感的疲惫感觉，再加上很少能够得到业务培训、进修学习的机会，行政管理人员会对自身的职业发展很迷茫，从而影响到他们的工作积极性和主动创新能力的发挥。
三、实现院系行政管理工作科学化的对策
实现院系行政管理工作的科学化，需要从提高管理人员素质、制定院系行之有效的规章制度、采用先进的管理手段和设施三个主要方面努力，遵循高校管理的客观规律，在落实和执行学校各项工作的过程中学会规划、组织和控制，充分发挥人、财、物的最大效益，为教学科研提供高效的管理和优质的服务。
1.提高管理人员的素质是前提
院系行政管理工作每天要面对学校相关职能部门及全院师生，处理纷繁复杂的工作，任务量大，头绪繁多，没有很好的思想修养和熟练的业务水平，就很难出色地完成工作。
首先，高校管理部门应重视行政管理人员队伍的建设。通过招聘高素质高学历的应届毕业生充实到行政管理人员队伍以及为在岗行政管理人员提供更多业务培训学习等方式逐步强化行政管理人员队伍。
其次，行政管理人员应正确定位，爱岗敬业，树立全局、协调、服务、管理、奉献意识。院系行政管理部门是单位的窗口，经常与学校相关职能部门、兄弟院系、主管领导联系，与全院师生沟通，行政人员必须充分认识到行政管理工作在整个组织中的重要地位和作用，认识到自身工作的好坏直接影响到教学、科研等其他工作；同时，行政人员也要充分认识到工作的综合性和复杂性，作为学院工作运转的枢纽，要执行汇集、联络、协调等任务，每天上通下达，忙忙碌碌，经常无偿加班加点，有时处理问题稍有不慎还会遭到误解。只有在工作中认清自身的角色、找准位置，在工作中做到干一行，爱一行，钻一行，就一定会出色完成各项工作。
再次，行政管理人员应学习先进的理论和知识，掌握科学的工作方法。行政管理工作涉及的领域多、专业多，工作中会用到行政学、公文写作、档案管理及专业情况等多方面知识，行政人员应主动完善自身知识结构，有意识、有目的、自觉地培养自身的表达能力、办事能力、办公自动化操作能力等等。同时，在处理纷繁复杂的工作过程中，要妥善处理好主动性工作和被动性工作、事务性工作和思想性工作、经常性工作和突击性工作的关系，分清工作的轻重缓急，在经常性、事务性的工作中，变被动地完成上级交付的工作为主动地思考问题、积累材料、安排工作顺序、制定工作流程、疏通各方面关系、及时总结经验和不足，等到处理时间紧、任务重、突击性工作时就会从容应对，不至于手忙脚乱。
2.制定行之有效的规章制度是关键
要实现院系行政管理工作的科学化，离不开一套制度化、规范化、科学化、行之有效的内部规章制度。规章制度的制定要从全体师生的利益出发，具有实际性、可操作性。有了健全的规章，学院对人、财、物都有明确而科学的管理，开展工作和处理问题有章可循，误解和困难自然会减少。同时，学院还要制定明确的岗位职责，避免在实际工作中出现杂乱无章，因分工不明确而互相扯皮的现象，通过明确岗位责任制，做到分工明确，各司其职，从而保证行政管理工作的公正、公开和高效。
3.采用先进的管理手段和设施是保障
先进科学技术飞速发展、现代办公设备不断更新，尤其是计算机网络化在高校管理工作中的应用对传统的工作范围、工作方式产生了巨大的影响。计算机、复印机、传真机、电子屏等办公设备的逐步使用为行政管理工作提供了快捷便利的服务。在行政管理工作中，例如日常的通知工作因为有了电子公告屏、校内OA办公网、电子邮箱等而变得更迅速；开展各项活动的影像资料因为有了摄像机、照相机的使用而得以保留；人事管理、成绩管理、档案管理等工作因为有了计算机的网络信息化而实现了资源共享。院系办公条件的更新完善、办公设备的精心维护，是实现行政管理工作的科学、高效运行的物质保障。
总之，要实现院系行政管理工作的科学化，需要各级领导对行政管理工作的支持和关心，需要广大师生对行政管理工作的尊重和配合，需要行政管理工作人员自身的提高。实现院系行政管理工作的科学化不是一朝一夕就能完成的，但通过各方面支持、长期努力就一定能实现。
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