高校院系办公室行政管理工作的思考
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作者: 岳凤文 苏 征 戚 红
【摘要】高校系部办公室是高校基层单位管理系统的中枢,这就要求高校系部办公室人员必须找准定位, 提高素质, 扮演好参政员、协调员、服务员、管理员和督察员五类角色, 高效出色地做好各项工作。
【关键词】高校 系部 办公室 行政管理
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)08(b)-0224-02
高校作为一个特殊的社会组织,在推进内部管理体制改革过程中,为充分发挥和调动各基层组织的积极性,逐步形成了具有高校特色的校院(系)两级管理的运行机制。随着我国高等教育的快速发展和高校内部管理体制改革的不断推进,高校的教学、科研和管理工作面临着很多新的问题,而高校办公室在学校工作整体运行中处于枢纽地位,既承担着承上启下、联系左右、协调内外的重要职能,又发挥着起草文件,辅助决策的重要作用。随着我国高等教育事业的快速发展,尤其是高校内部管理体制改革的不断深化,对于办公室如何进一步提高工作效率和服务质量,提出了新的更高要求。因此,如何在新形势下,更好地发挥院系办公室的作用,更好地服务于教学、科研工作,服务于高校的发展事业,是高校管理工作者必须探讨和解决的问题。笔者认为,在新形势下,高校办公室管理工作中要再努力开拓创新不断进取,要形成新的思路。
1 高校办公室管理面临的主要问题
高校办公室正处在人事制度改革阶段,通过改革工作人员的主动性和积极性有了一定的增强,管理水平也得到了进一步的提高,但由于各方面的原因,目前办公室工作还存在如下问题:
1.1 工作的主动性不足,工作常常处于被动
办公室工作人员总是感到办公室的工作千头万绪,机动性很强,在工作中容易处于被动,总是疲于应付,难以取得成绩,高校办公室人员还停留在“经验型”、“事务型”的管理上,同时又缺少独立思考的时间,这都极大地降低了工作效率和工作质量。
1.2 各级领导对知识管理不重视
办公室的工作性质决定了办公室的工作是完成领导交办和布置的工作。领导在部署工作的时候,应该了解知识管理的涵义,增加工作的知识含量和管理含量。但目前各级领导对知识管理还不够重视。
1.3 心理状态不佳
一直以来,高校办公室人员中就存在一些不正常的心理现象。有的因为怕处理不好各方面的关系和工作局面而产生紧张害怕情绪;有的因为周围的同志不理解而产生烦闷、不解、抑郁的情绪。
1.4 缺乏对科学管理的研究与实践
管理科学作为一门科学在各个领域中有着广泛的应用。长期以来,我国在管理上注重对物和对系统的管理,忽视了人本管理,忽视对人的创造力的管理,这极大的障碍了管理质量的提高。
2 改进高校院系办公室行政管理工作的对策
2.1 加强工作人员的综合素质教育是做好办公室行政管理工作的关键
(1)不断加强政治理论学习。高校办公室作为学校党政核心部门,在政治上、思想上、行动上必须与党中央保持高度一致,与学校的发展思路和主要任务保持高度的一致,与党委的决定保持高度的一致。要通过不断学习领会和实践邓小平理论和“三个代表”重要思想,认真研究学习党的教育理论、各项路线方针政策,努力提高自身的理论政策水平,在推进和完成高校办公室各项工作的进程中,自觉维护学校党委和行政的权威,始终保持正确的立场,贡献应有的力量。
(2)通过岗前及在岗业务培训,提高工作人员的业务工作能力。高校院系办公室人员要干好本职工作,充分发挥办公室作用,就必须有精湛的业务能力。高校办公室工作人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅队伍选调,或者留用本校毕业生,多属半路出家,缺乏专业训练,如能有计划地加以培养和训练,同时加强考试及考核,会极大地促进工作人员业务能力的提高。
(3)不断强化大局意识和全局观念。高校办公室具有协助领导决策的作用,这就要求高校办公室所做的每一项工作都必须站在全局的角度和更深的层面做好做实。因此,应不断提高队伍的大局观念和全局意识,不断提高队伍整体的政治敏感性,提高对重大问题的应变能力和反应能力。而要做到这一点就必须靠提高政治理论水平来实现。
2.2 建设一支具有较强工作能力的办公室队伍
新形势下,高校系办公室工作出现的这些新特点,也对办公室工作人员提出了新的更高的要求。办公室工作人员不仅应该掌握办公室事务工作所需具备的一些经济、法律、公共关系、文秘、外语、计算机等方面的知识,而且要初步了解本系各专业的知识,这是服务教学、科研工作的特定要求。此外更要强调:
第一,要有较高的思想政治素质。系办公室工作人员首先要担当好领导的参谋和助手的角色。在高等教育改革进入实质性阶段后,许多政策条例的制定、执行,诸如工作量的计算、岗位聘任等,都涉及到广大教师的切身利益。这就要求办公室人员了解党的教育方针和高等教育的规律,掌握学校的各种政策,及时收集、了解各相关系部的基本情况、发展态势和社会对本系部的需求,及时掌握本系师生员工的思想状况,提供领导正确决策所需的信息,公平公正地处理问题。系部办公室人员如果不具备良好的政治素质和较高的政策水平,爱岗敬业,求真务实,就不能承担起参谋和助手的角色,群众也信不过。
第二,要有勇于吃苦的精神。系部办公室作为中枢机构,工作包罗万象,工作面广,内容繁杂,工作具有随机性,既要任劳,又要任怨,常年处于比较紧张的工作状态,十分辛苦劳累,有时还要牺牲节假日值班或加班,待遇也不高,是个清苦的岗位。如果没有对办公室工作的热爱,没有吃苦的精神,就不可能干好办公室工作,也不能在办公室工作。
第三,要有强烈的服务意识。通俗地讲,系办公室的管理工作就是服务工作。系办公室的工作,上对领导及学校机关各部门服务,下对全系教职员工和学生服务,没有多少发号施令的权限,只有把各方面交办的工作做好的义务。在管理与服务工作中,要把严格内部管理与搞好服务结合起来,并努力改进服务的方式、方法,增强服务的主动性,依靠高质量的服务使办公室在履行管理工作职责中得到各方面的理解和支持,在服务中求得自己的地位,在服务中树立自身的威信。
第四,要有敏捷的思维能力。系办公室工作琐碎,千头万绪,只有做到工作计划性强、思路明确、抓大放小、分清轻重缓急,才能高效率、高质量地完成各项工作。这就需要办公室的同志有敏锐的思维能力,了解掌握办公室工作的基本规律,勤酌多思,善于总结新经验,探索新规律,创造出丰富多彩、灵活多样、行之有效的工作方法,使办公室各项工作充满生机和活力。
第五,要有较强的组织协调能力。协调和安排各项工作、处理好各种关系,是办公室工作的一项重要内容。办公室处在诸多矛盾的焦点和政务、事务的中心,许多难事、麻烦事、得罪人的事,别人回避得了,办公室回避不了。工作中讲究艺术性,不断提高组织协调的能力,是办公室工作人员化解矛盾、避免冲突,确保任务完成,取得“双嬴”的重要素质。
2.3 树立现代意识,实现管理手段创新
21世纪是信息和知识的时代,新的理论不断涌现,新的领域不断拓展。新世纪全球范围的经济革命、技术革命以及信息化、网络化,必然引起社会各方面一系列重大的变化,带来管理科学与管理技术的变化。现代社会信息量大,传播速度快,内容复杂,面对新时代,办公室人员要树立创新意识,只有注重和培养自身的创造能力,转变管理观念,才能适应新形势的发展和需要。因此,办公室的工作人员一定要加强调查研究,注意创新意识的培养,多思考一些问题,多研究一些问题,总结和探索院系管理工作的规律,发挥创造性,创造性地开展工作,凡事预则立,不预则废。对新形势下出现的新情况、新问题,要判断准确,做出快速反应,增强工作的预见性、实效性和能动性。一方面,要及时购置和更新办公设备,充分利用现代办公设备来提高工作质量和效率。另一方面,办公室的工作要充分利用电脑、互联网、办公室软件、e-mail等提高办事效率,做好将来无纸化办公的带头人;宣传方面除了刊物的发行外,还要利用internet打造自己的网站,利用多媒体生动多样的文字、声音、图片、动画等对外宣传信用社的工作,树立信用社的新形象。同时,要结合办公室的办文办会、信息调研、沟通协调、督办检查、档案管理、接待、统计等方面的工作需要,开发和提升有关软件系统,建立适应学校发展所需信息系统和有关的工作主页,使事务处理信息化,指挥调控现代化,从而实现真正意义上的办公自动化和信息化。
2.4 培养团队意识,与同事建立良好的工作关系
分期分批组织工作人员外出参观学习,有利于开阔视野,克服安于现状的不足。还可以通过组织集体活动,来增进同事之间的了解,培养团队意识,建立良好的工作关系。办公室工作虽然有明确的分工,但是有些工作不是靠一个人的力量所能完成的,要学习别人的长处,在完成自己本职工作的同时,要做好与同事的沟通与衔接工作,提高工作效率。总之,高校院系办公室的行政管理工作,是一项岗位特殊、任务特殊、影响力特殊的工作。要克服工作中存在的问题和矛盾,做好这项工作,还需要我们的行政管理人员不断的探索、研究,并针对实际情况仔细分析,寻找解决的方法,使院系办公室的行政管理工作更上一层楼。
3 结语
综上所述,办公室工作作为学校管理的一个重要环节,有其特定的工作职能,扮演着特定的角色。办公室工作人员只有努力营造良好的办公环境,保持良好的工作心态,不断更新知识,不断提高自身素质,才能充分发挥办公室职能作用,为学院领导参好谋,为学院教职员工和学生服好务,塑造和维护学校的形象,积极配合学校的发展,做好教书育人的工作。
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