对海北档案馆拓展社会服务功能的几点思考
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档案馆它不仅有保存和积累国家档案财富的功能,还有向社会传播档案信息、承担宣传教育,为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。海北档案馆紧紧围绕州委、州政府的中心工作,以档案工作实现“两个转变”、建立“两个体系”建设,档案工作服务为主题,狠抓业务基础建设不放松,进一步加强档案干部队伍自身建设,以各级档案馆的优质服务带动机关、团体、企事业单位、乡镇档案工作,档案工作取得了一定的成效。本文就如何拓展海北档案馆的社会服务功能谈几点粗浅的认识。
1.基本现状
海北州档案馆在各级党委、政府的关心下,海北档案工作经历了初创时期、恢复整顿、逐步发展壮大阶段,到目前已发展成为以档案馆为主体,机关、团体、企事业单位、乡镇档案工作为基础的档案管理体系,全州档案行政管理机构5个,5个国家综合档案馆,局馆合署办公,行使行政监督检查和保管利用两种职能。各级档案部门积极履行职责,以服务大局工作为最终目的,结合中心工作,创造性地开展工作,加大接收和征集档案力度,积极挖掘和利用档案信息资源,开展档案编研和信息化基础建设工作,不断加大对档案工作的监督检查,已建立规范的档案目录检索体系,为各行各业提供优质服务。全州档案馆已配备计算机16台,建立了基础数据库,州县档案馆被政府确定为信息公开场所,解决了老百姓看“红头文件”难的问题,进一步拓展了服务范围和领域。海北档案馆由于较好地履行了档案监督检查和保管利用职能,发挥了档案馆教育功能,经过近几年的不懈地努力,一举晋升为全省省一级档案馆,连续几年被省档案局考核为一等奖,走在了全省前列。门源、刚察、祁连、海晏被晋升为省一级档案馆,门源县档案馆被省档案局命名为全省“十馆百室”示范档案馆。机关、乡镇档案馆工作也有了长足的发展,目前全州10个机关档案室被省档案局命名为全省示范档案室;已有32个乡镇全部建立了档案室,22个乡镇实现了省三级以上目标管理,2个乡镇档案室被省档案局命名为全省示范档案室;村级、社区和民营企业建档步伐加快。
2.存在的问题
2.1馆藏匮乏。面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从牧区档案馆来看,馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看,虽称得上“门类齐全”,但通常只被领导机关利用的文书档案占大多数,科技、声像、会计等其它档案利用却很少。从档案内容上看,真正具有查考价值的档案不多,与社会公众、民生关系密切的档案就更少。档案馆的职能主要是收集管理和开发利用档案资源,但由于馆藏资源匮乏,有利用价值的档案少,很难发挥牧区综合档案馆的作用和功能。
2.2社会对档案工作的认知程度差,利用范围狭窄,服务方式单一。多年来,人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知,而坐等利用者上门,采取被动服务是档案馆主要的服务方式。结合本地区的中心工作提供主动服务,针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然是“写在纸上挂在墙上”,没有真正付诸实施。档案馆的年利用人次、卷次与外省档案馆的利用率无法相提并论,从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务,为社会公众提供档案服务的比例很小。2004年州馆接待查阅利用182人次,调卷372卷;2007年接待查阅利用333人次,调卷1373卷。2007年与2004年相比,虽有大幅的上升,但比率不大,而且大部分是行政机关查阅利用。
2.3档案宣传工作没有到位。近几年,州、县档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动,但这些宣传活动一般是针对档案法规,而对自己所展开的档案工作及取得的劳动成果却未能做到同步进行。公众不知道什么是档案,认为档案是国家的与自己有什么关系。不知道档案馆是否有自己需要的档案,公众对档案馆的性质、地位及其工作职能了解不多。
2.4档案编研工作缺乏成效。牧区档案馆编研工作起步较晚。截止目前虽有一定数量的编研成果,但大部分质量不高,实用性不强,利用范围狭窄,利用效果不显著,编研工作没有发挥其应有的作用。再加上档案馆经费不足,严重影响了编研工作的开展。
3.海北档案馆拓展社会服务功能的措施
3.1丰富馆藏,是拓展档案馆社会服务功能的前提。
丰富牧区档案馆的馆藏,是发展牧区各项工作的基础。随着经济、文化、教育等建设的飞速发展,档案利用程度日益深化,利用频率高、面广,要对各地区各部门各单位的档案种类、存量搞好调查研究,及时发现有价值的档案,采取各种形式,通过多种途径及时收集档案入馆。要以人为本,以人民群众为主体,重视所有档案利用者的需求。要大力宣传档案在社会中的地位和作用,增强全民档案意识。抓住一切时机,努力面向全社会,多层次、多渠道、千方百计征集与本地区发展有关的、能够反映政治、经济、文化、民族、宗教和具有地方文化特色历史文献、民间艺术和民风民俗档案资料;密切关注对重大活动突发事件、城镇变迁、自然灾害、土地、房产、再就业、医疗、残疾人、特困户生活保障和社会救助等,与人民群众息息相关等各类载体档案资料入馆,要投入资金购买档案,动员社会各界人士捐赠档案,为知名人士代管档案等各种形式征集档案入馆,丰富馆藏,拓展档案馆社会服务功能。
3.2更新观念,开展灵活多样的宣传工作是拓展档案工作社会功能的关键。
要拓展档案馆服务功能,关键是更新观念,树立全新的服务理念,转变被动服务为“面向社会、多方联系”的主动服务,拓展服务渠道,改善服务功能,使我们的思想认识真正转变到服务于改革开放和经济建设上来。在服务对象上,由单纯为机关服务转变到为全社会服务;在服务手段上,逐步由传统的手工方式向现代化过渡。要采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作。一是通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、举办宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。二是借助新闻媒体的力量进行宣传。电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案工作的最佳场所,是沟通档案工作与社会公众的一座桥梁。借助新闻媒体向公众宣传档案工作成果,介绍馆藏档案内容势必会受到良好的效果。三是档案馆可设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料,登载档案内容简介、介绍档案馆知识,加深社会公众对档案馆的认知程度。逐步建立一套科学、完整的管理服务体系,多角度、全方位向社会展示档案馆工作成果。
3.3开发档案信息资源,是拓展档案工作社会服务功能的重点。
做好档案信息资源开发利用工作,必须加强档案的收集、征集工作,不断丰富馆藏,不断改进档案管理机制,强化档案的科学性、技术性、建立检索体系,拓宽服务功能,从档案开发利用的方式、手段、深度、广度上开发。针对档案利用规律,强化编研工作,提高编研工作水平和编研成果质量,撰写出具有较高使用价值、实用性较强,易于传播的编研成品,扩大档案社会影响。充分利用现代化技术手段,使科学、合理、有效地开发档案信息资源真正成为现实。要根据现实条件,因地制宜,结合牧区实际,积极探索开发档案信息资源的新方法、新途径,把档案馆建成富有特色的信息交流中心,真正发挥档案馆社会功能的作用。
3.4配备高素质的档案工作人员,是拓展档案工作社会服务功能的保障。
做好档案信息资源开发利用服务工作,需要责任心强、业务精的工作人员来完成。因此要采取多种形式,对档案管理人员和工作人员进行多元化的培训,不仅要培训档案专业知识,而且还要进行党的方针政策和档案相关知识的培训,档案专业人员更要牢固树立终身学习的理念,注意积累各方面的知识,刻苦钻研档案专业知识,把自己培养成一个复合型人才,提高自己的创造力和竞争力,更好地为州、县各项事业和经济建设服务。
来稿日期:2010-08-02
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