关于高校电子文档管理
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作者: 牟少伟
摘 要：随着高新科技的发展，文档的管理已经步入现代化、电子化，为了更好地进行电子文件的归档操作，我们从宏观角度对电子文件管理的意义、特点进行把握，以期起到指南针的作用。
关键词：电子文件 意义 特点
随着高新科技的发展，文档管理已步入电子文档管理时期。随着信息网络技术的不断发展，传统纸质文档管理的弊端日益显露，越来越不适应新形势发展的需要。因此，在学校建设中档案工作的改革与创新是刻不容缓的。下面从几个方面谈一谈对学校的电子文档管理的工作认识。
一、文档管理工作的重大意义及重要性
运用计算机技术进行电子文档管理和运用，它标志着文档管理工作已进入现代化。这样极大地方便了文件信息传递和数据的共享。在文档管理工作中，利用互联网对电子文档进行管理工作，有着不可比拟的优势。电子文件具有快捷性与可塑性的特征，利用计算机进行登记，可以达到一次录入，多次、多种形式输出文件的随时查找利用，文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷。计算机能迅速、准确地查找你所需要的文档资料，具有准、快、全和简便、易懂、省力、省时的特点。这就是计算机技术应用为电子文档管理工作带来的质的飞跃，给文档管理工作人员减轻了压力，达到了提高质量和效率的目的。
二、电子文档管理的特点
1.文档管理工作具有的先进性、应用性、普遍性等特点。
当初的文档管理、数据计算已发展到网上的文件交换、信息传递和数据的资源共享。纵观其发展过程，除了我们的思想认识有了阶段性的飞跃外，机器设备也在不断更新换代，应用范围也在逐步扩大，操作系统、版本不断升级，编制程序的语言也不断地发生着变化。
人类正步入信息化的社会，计算机网络已成为一项促进社会发展的重要设施。它的迅速和广泛运用，正深刻地改变着人类的工作方式和工作方法。现代化的高等学校，在校园网上开通档案查阅的主页，有利于学生查阅考分，宣传校园档案工作。因此，我们应树立起新形象建立档案的新模式，实现与现代化高科技接轨，步入一个正规化、科学化、整体化、准确化、系统化的融为一体的自动化文档管理轨道。
2.文档管理工作的策略性、保密性、安全性、更改性。
随着电子文档管理的发展和普及，各种新问题也将不断地出现。我们应积极地寻求新办法、新措施，采取更多积极的对策，以适应新形势下对电子文档管理工作的要求。但是由于计算机和网络保密功能并不完备，导致档案工作过程中也存在一些疏漏。因此，电子文档管理工作如何适应新时期保密工作的要求也成为目前一个面临的新课题。国家保密局明确要求，禁涉机密计算机登录国际网站，这就告诫我们凡是做档案工作的同志，加强保密工作是非常必要的。因此，我们要积极地探索新方法，严格遵守保密制度，落实保密措施，以高度的负责，自觉地做好电子文档保密工作。
信息管理系统是针对采来的信息进行整理、分类等标准化处理，将大量无序的信息有序化处理，实现数字文档在业务管理部门的全程管理。系统维护采用统一用户管理，以及分级安全管理措施。同时对电子原文进行高强度的加密存储，对用户、原文实现双重控制保证数据的安全性和永久性。对管理人员上岗前进行保密知识培训，要求他们不随便传播处理秘密信息，不乱放秘密性强载体，不随便乱丢载密废品，不私自制秘密信息，不泄漏密令、密码，强化保密思想意识，接受保密教育与监督，加强对保密工作的责任感；提高保密技能，提高专业水平，加强保密知识的学习；掌握新的保密技术技能与技巧。在职人员应探索新办法研制新的保密策略，创造新的保密措施，以适应电子文档保密工作的需求。对这一工作每个人应严格律己，一丝不苟，对工作负责。
电子文件具有更改性的优点。电子文件可以在不同的计算机中间传递，可以在不同的载体之间相互编制。而这些操作后信息形态无任何变化，于是难以确认原件与被修改过的文件，就这一点也就需要管理工作人员保管好文件，不能出现丝毫的疏漏与马虎。尤其是保管“完好”的电子文件也许内容失窃却一无所知。这些就是对电子文件“信息生命”保护不当造成的。对电子文件“信息生命”的保护应注意以下四个问题：（1）保证电子文件的持续可读性；（2）防电脑病毒；（3）控制网络中电子文件系统的安全；（4）备份处理，异地保存。
三、电子信息技术为电子文档管理技术支持
在信息时代，电子档案的实质是技术的工程，电子档案管理的实质是一项档案技术工程的管理。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。而同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件与可读写文件、显性文件和隐藏文件之分。
电子文件的名称由文件主名和扩展名两部分组成，一般来讲，文件主名反映文件的内容特征或责任者特征，扩展名反映文件的格式或属性。如一个名为README.EXE的电子文件，其有如下含义：第一，在内容上它是一个自述性质的文件；第二，在类型上它是一个可执行性程序文件。再如一个名为WENJIAN.DOC的电子文件，从其文件上可以知道：第一，在内容上，它是一个谈“文件”的文件；第二，在类型上它是一个微软中文处理软件支持下的数据文件。
明辨电子文件的格式或属性十分重要。它直接关系到同一文件能否放到不同编辑环境下进行操作处理，也关系到不同文件能否放到同一环境下进行编辑操作处理，从而影响电子文件操作的成败和效益。
文档管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识、具备档案管理基础知识、熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
电子文件是一个新鲜事物，电子档案管理是档案界的一次改革，这就要求我们档案工作者在信息时代必须结合档案的各个环节，努力学习新技术，提高驾驭现代技术的能力，加强电子文件方面的研究，管理好、利用好电子文件。因此，加深对电子文档工作的认识，这也是十分重要的环节。我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主，逐步发展到与录音、录像档案相结合的方式。当前电子文档已经显示出了现有档案无法比拟的优势，管理工作人员应加强业务专业学习，熟悉它的特点与技能，为更快地开展业务，打下坚实有力的基础。
强化档案意识、规范档案管理是学校工作中的一项主要内容。学校档案工作应按照学校档案的特点管理好。学校各项工作的运行与别的单位不同，档案的整理工作应按学期和学科来划分；按教学任务的安排，按教学大纲制定。班级课程表的编排，学生成绩汇总，都是以整个学期或学科为时间单位，按学期和学年归档，既便于查阅，又保持了案卷的完整性与条理性。
实现电子档案管理以后，可以把传统的按卷分卷归档的整理归档，实现随机管理档案的方法。这样变集中劳动为分散劳动，不积存文档，提高了立卷管理水平，提高了资料凭证的权威性，为学校的教学、科研和工作发展提供了不可替代的作用。档案这一项工作系统工程的开发、整理与积累，将越来越成熟地走向世界的未来，走向世界的高科技。对我们来说应尽快加强学习，严格制度、落实措施，以高度的责任心和使命感，应对新形势下的更新、更高的工作挑战。要自觉地将电子文档管理工作做得井然有序，使新形势下的文档管理工作健康蓬勃地向前飞速发展。
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