图书馆阅览室管理自动化的必要性
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作者: 王芝苗
摘要:社会的发展,科技的进步,对学校图书馆特别是阅览室提出了更高的要求。本文以作者所在图水馆阅览室的现状出发,分析了落后的管理方式对图书馆工作效率的严重影响,进而分析了阅览室管理自动化的必要性。
关键词:图书馆 阅览室 管理自动化 工作效率
图书馆阅览室是读者学习知识、查阅图书文献资料的重要场所,是图书馆服务工作的最大载体,也是图书馆服务工作的前沿阵地,起着图书馆的窗口示范作用。因此,图书馆阅览室的读者服务工作至关重要,它是读者评价图书馆工作的核心,也是衡量图书馆工作好与否的重要标准,它的管理水平、服务质量直接影响到图书馆各种职能作用的发挥。
随着现代计算机技术、网络技术、多媒体技术在图书馆的广泛应用,各校图书馆正走向自动化、电子化、网络化和虚拟化的发展道路,传统以手工操作为主的对文献资源的搜集、整理、加工、排序、流通的过程已逐步被计算机操作所代替。但是作为学校图书馆最重要的服务窗口――阅览室,却没有得到很多重视,很多学校阅览室管理方式很落后,不仅影响了图书馆的工作效率,更与图书馆的整体形象不符。
以我馆为例,图书馆阅览室现有的设备、服务方式以及管理方式已经严重制约了整个图书馆的运行效率,改善管理方式、提高服务质量、实现阅览室自动化管理对师生来说已是一项迫在眉睫的事情。
一、目前我馆阅览室的现状
1.阅览室的基本情况
由于条件的限制,再加上管理上的不重视,我馆阅览室的设备还处于落后的局面,资料的管理还都是手工操作,摆放也都是老式的书架。对资料的购进由于缺乏信息,只能被动地购进。师生借阅资料也都是被动的,常常满足不了他们的需求。久而久之严重影响了阅览室的正常运行。
2.阅览室服务方式
全天开放,开架阅览,只阅不借。对有教学需要的教师可以办理借阅手续,没有专门的门禁系统,实行读者手工登记,期刊等也是采用手工登记,现刊没有进行编目,阅览室工作人员的工作仅仅是期刊登记、上下架等简单工作。
3.弊端
落后的管理方式造成馆员工作积极性大大降低。他们闲暇时间常常随便翻一些报刊、杂志。一点上进心也没有。
二、造成阅览室管理方式落后的原因
长期以来对阅览室的重视程度不够。从领导到员工,甚至一些上级主管部门都将重点放在了图书的采购、分编、典藏、流通等环节的建设上,将大量的人力、物力、财力都投入到它们身上,造成了图书馆部门发展建设的严重失衡。
三、实行阅览室管理自动化的必要性
1.实现阅览室管理自动化可为馆藏建设提供科学依据
馆藏文献是图书馆为读者提供服务的物质基础。馆藏建设的好坏关系到服务的质量乃至图书馆的生存。馆藏建设依据各馆的性质、任务、服务对象的特点等进行,但图书馆采购人员购进的书刊是否满足了读者需要,其利用率到底如何,没有一个比较客观准确的统计数据来反映。虽然外借系统的统计数据能反映进入外借的部分书刊的利用情况,但是期刊没有进入外借系统,这部分书刊也就不知其利用情况。图书馆每年在订购期刊时,期刊的新订、续订、修订都必须慎重,其依据之一利用率从哪里来?有的图书馆对外借复印的期刊进行登记并统计,以外借复印期刊的统计情况来反映期刊的利用率,但外借复印的期刊只是被读者利用过的全部期刊的一部分,故其统计并不全面;多数图书馆都采用定期向读者发放调查表的形式,由阅览室工作人员向读者调查,但其统计数据只能反应部分读者在某个时间段的利用情况,因而统计结果不全面、不客观,而且调查工作非常繁琐。阅览室实行自动化管理后,运用阅览室管理系统软件可记录每种书刊被哪些读者所利用、读者利用了哪些书刊的情况,我们的统计数据来源于读者每天实际的借阅行为,因此其统计数据比调查表要客观全面得多,其统计结果为馆藏建设提供了客观科学的依据,对馆藏建设具有指导意义。
2.实现阅览室管理自动化可为图书馆岗位设置、工作考核、人员管理提供客观依据
阅览室实现计算机管理后,阅览室管理自动化系统可准确记录阅览室接待读者的人数、读者阅览书刊册数、读者外借、复印册数,从而统计出阅览室工作量的大小,所接待读者的层次类型,作为图书馆考核阅览室工作人员工作量的一个重要指标。馆长可根据阅览室的工作量为阅览室工作岗位定编,根据工作量发放奖金,将阅览室工作人员的工作考核与其所接待的读者数量、借阅数量挂钩,增强了工作人员的责任心,提高了工作人员的积极性。通过对工作人员的量化管理,提高图书馆人员管理水平,实现图书馆的科学管理;同时通过对馆藏利用率分析,用数字反映采购人员所购书刊是否基本满足了读者需要,从而考核采购人员的工作质量。这样对采购人员工作不仅可从采购数量,而且可从采购质量两方面进行考核。
3.实现阅览室自动化管理有利于读者
实现阅览室自动化管理后,读者可以很方便地在计算机上查询全馆的馆藏书目,方便了读者;阅览室工作人员为了吸引读者,增加接待的人数,使工作量饱和,必须改善工作态度和服务方式,提高工作质量和效益,给读者提供更好的服务;采购人员为了提高工作质量,也更加注意读者的需求、书刊的利用情况、馆藏建设的效益,从而使馆藏建设更接近读者的要求,读者能够得到自己所需要的资料;使馆藏建设更好地满足读者的要求,更好地为学校的教学和研究服务。
4.实现阅览室管理自动化有利于提高阅览室工作人员素质
阅览室管理自动化后,新的工作方式和现代化设备对阅览室工作人员提出了新的要求。首先,阅览室工作人员要熟练掌握基本的计算机操作知识,包括WINDOWS操作系统、办公软件、汉字输入法、基本的网络技术等;第二,阅览室工作人员要掌握应用系统的操作,要会使用阅览室管理自动化系统,掌握系统软件的每个操作步骤。因此有必要对阅览室工作人员进行计算机操作和系统软件使用的上岗培训。这些对馆员素质的提高都是有很大帮助的。
5.实现阅览室管理自动化有利于学校的发展
阅览室是保证学校教育取得成功的基本条件。作为社会主义精神文明建设的重要阵地,学校阅览室对于培养国家所需要的人才有极为重要的作用和不容推卸的责任。各级学校阅览室发挥着陶冶情操、辅助教学、开发智力、培养能力的作用。在学校的教学过程中,学生单看教科书、听教师讲授是很不够的,要使所学的知识融会贯通,学生就必须针对教学内容积极利用课余时间到阅览室去阅读有关文献资料。另一方面,学生是学校的大多数,是阅览室读者的主体,是阅览室工作的主要对象。因此,阅览室应当向广大学生进行图书意识的教育,担负起指导学生阅读的责任,使他们在大量的阅读实践中不断掌握阅读规律和方法,提高阅读文献的能力和兴趣,从而为社会培养高素质的人才。
素质教育为学校阅览室提出了新的要求。阅览室为学生扩大学科知识面提供了有利的条件,通过课外阅读可以使学生开拓视野、陶冶情操、培养审美情趣、丰富知识。于是阅览室的利用成为学生学习文化科学知识和提高综合素质的基本途径。
既然阅览室对学校有如此大的作用,那么就有必要改变旧有的落后的管理方式,使阅览室更好地为学校的发展服务。
四、阅览室管理自动化的谋划
基于目前我馆阅览室的落后现状对学校教育的影响、对学生课外知识获取的限制,还基于为馆藏建设提供客观科学依据、对阅览室进行量化管理的思路,我馆目前正在对阅览室自动化管理进行积极的筹备,我相信我馆阅览室的明天会朝着科学化、现代化的方向发展。
参考文献
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作者单位:
山西晋东南会计学校
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