数码照片的归档与管理

来源:用户上传      作者:

　　摘 要：随着信息化过程的加快，机关事业单位越来越多的使用无纸化办公，电子文件不可避免成为档案工作内容的一部分，本文主要对电子文件中的数码照片进行论述。
　　关键词：电子文件；数码照片
　　中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0333-01
　　
　　电子文件资料是档案数字化基础。当代计算机技术的飞速发展，已经在很大程度上影响到人们的工作和生活方式。档案数字化也是档案发展的必然趋势。另一方面，过去形成的大量传统以纸质为主要载体的档案需要我们去开发利用。因此，档案数字化建设的问题也成为了档案工作者必须面对的挑战。计算机技术进人档案管理领域，也带来了机遇和挑战。虽然数字化已进入档案领域，但到目前为止，我们对档案数字化了解和研究的还十分有限。图像文件是用扫描仪等设备扫描原件画面而获得的静态图像文件或用数码相机拍摄的照片等。图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。我们许多档案工作者对档案数字化尚无清晰的认识，本文以数码照片来进行论述。数码照片，或称电子照片。即借助计算机技术产生的以电子数字形式获取并表现的图片纪录。因为数码摄影具有方便、灵活、适用、经济等优势，随着科技的发展进步，数码照片已经迅速地走进了我们的日常生活，并大有取代传统的底片照片的趋势。在各项活动已普遍使用数码照相机摄影的情况下，档案工作也面临着照片档案管理的改革。数码照片除了电子文件的共性外，还具有无底片、不必冲印即可观看和利用的特性，而正数量多，收集难，整理程序复杂。针对这些情况，要有针对性地做好电子照片的归档管理工作。相对于传统照片来讲，数码照片收集归档难度很大。为了防止丢失和失真，除了增强档案意识、思想上重视外，及时整理归档显得十分重要。应该通过建立和完善数码照片的归档制度，将各部门、单位产生的甚至保存在个人计算机上的数码照片有效地收集归档。要明确由产生数码照片的部门或相关兼职档案员在完成拍摄任务后，及时对数码照片进行规范整理的责任。必要时，档案部门应对有关人员进行培训和指导。除特别要求或特殊情况外，应实现档案馆（室）不再重复对归档的数码照片进行整理的目标。
　　一、数码相片如何归档
　　由于数码照片一般数量很多，收集归档时首先应进行鉴定筛选。鉴定筛选的目的是从大量数码照片中，剔除没有归档价值的或拍摄效果不佳、角度不适、影像重复的片子，选取具有代表性、能全面反映事件全貌、拍摄质量好的照片归档；根据工作或活动内容的主题，对拍摄的原数码照片文件重新命名，以方便查找；由于数码照片容易被更改，因此，禁止使用软、硬磁盘等作为数码照片长期保存的载体。归档保存时应通过计算机转移刻录到只读光碟上进行脱机保存，以保证数码照片档案信息的真实性。同时也保证了数码相片存储的时间长久。也要注意：①在刻录时选择“一次性写入”方式。②同一年度的数码照片应到录至一碟或多碟光碟中，不同年度的数码照片一般不应存储在同一碟光碟中。③刻录的数码照片光碟最好一式三套，一套供日常查阅使用，另两套异地分别保存。还要注意每满4年对数码照片的光碟要转存维护一次，以确保光碟信息的安全；就图片反映的内容和主题编写简要的文字说明，概括注出拍摄时间、地点、主要人物等基本信息；将刻制好的光碟装入光碟盒。粘贴贴上档号、保管期限、硬件和软件环境、文字处理平台等文字说明，并填写封面内容。
　　二、数码相片如何整理
　　对重要的数码照片可冲洗出来，放到传统普通照片档案中分类归档。为了减少环节，方便整理，对纸质的数码照片整理方法与普通照片相同。为了便于查找利用，在进行照片整理登记时，利用备注栏注明数码照片的编号。登记表中应该含有：序号、分类号、底片号、照片内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、技术状况、接受日期、备注等内容。
　　三、数码相片如何保管
　　光碟到录好后用封套装好，再放入专用的塑料包装盒中入库。在存放时应注意使光盘保持竖立，以避免因堆挤、按压造成盘片变形损坏。一般情况下光碟保存的时间应该是几十年甚至一百年左右。划痕或细小的灰尘都会损害光碟或影响到读碟的效果。因此，在拿取光碟时除了不要直接触模光碟的反射面外，也不要边操作边吃食品等。操作中最好戴上无纺棉质手套。当发现光碟上有污渍时，不能用手直接去擦拭，正确的方法是用照相机镜头纸从中心向边缘轻轻擦拭”或者“用水或中性清洁剂如酒精沿着磁轨的中心循环向外清洗”。要建立定期检查制度。按照管理技术要求，光碟一般每满四年需要转存一次。每次转存时，还要对计算机设备和相应的软件同时进行检查，发现问题及时采取复制和迁移措施。有条件的单位最好使用防磁的装具存放光碟，并按库房管理要求控制好温湿度。
　　四、数码相片保管对工作人员有何要求
　　数码相片具有文件特性的信息，又是以数字信息为特征的文件，电子照片的用户不仅要精通公文处理的业务知识，还应该了解图片处理的应用，信息技术是数码相片存在和发展的前提，工作人员必须学会相应的信息技术，熟练的掌握计算机操作技术和电子文件的处理、以及数据库或者管理信息系统。一句话：档案工作者应该时不我待，与时俱进，否则将会被信息化的浪潮所淹没。
　　 作者单位：伊春市乌马河区档案局
　　参考文献：
　　[1]尤菊芳,耿灵珍.电子文档的管理及发展趋势[J].陕西档案,2007,(04).
　　[2]尹现淑.浅谈电子文档管理工作[J].云南档案,2008,(11).
　　

转载注明来源:https://www.xzbu.com/9/view-937161.htm