高职院校学生档案管理存在的问题及对策
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作者: 丁翠华
摘 要： 我国现在高职院校的学生档案主要存在档案材料简单，不能全面反映学生在校的真实情况，内容不实，有造假现象，材料不全，理由不充分等一系列问题，这些问题的存在不利于用人单位对学生的全面了解，也不利于学生的特长在工作单位得以充分发挥，在职业规划中扬长避短。文章认为要解决高职院校学生的档案管理问题就必须采取综合措施，即院校领导重视，提高档案管理人员素质，增强档案管理人员责任心，完善档案管理制度等措施。
关键词： 高职院校 学生档案管理 问题 对策
一、学生档案管理存在的问题
（一）院校领导重视不够，档案管理人员素质不高、责任心不强。
从各个院校的学生档案管理情况来看，很多院校的领导不重视学生档案的管理，认为学生档案不太重要，学生日常管理、毕业分配和档案没有直接关系，可有可无，档案管理没必要也不可能要求得那么严格，其次是各高职院校缺乏专业的档案管理人员，大多是兼职或半路出家人员，业务水平较低，人数较少，没有经过培训就上岗，缺乏档案管理的专业知识和业务技能，不懂得档案建立、整理、分类、归档、保管等档案管理的方法和程序，这样使档案从建立开始就存在问题，很难使档案管理工作做好，保持其严肃性、严谨性和科学性。
（二）学生档案内容随意、有一定的造假问题。
学生档案中有很多内容不符合实际，随便填写，档案采集人员不予重视，学生自己也很随意，内容前后不符，多有出入：有的年龄按虚岁计算，有的按周岁计算；有的生日按公历计算，有的按农历计算，随意填写；有的姓名有了更改但没注明，也没写曾用名；同名同姓现象屡见不鲜，也不标明，给归档和今后工作造成很多不必要的麻烦，也失去了档案的真实性原则。
另外，一些学生在填写档案材料时不是实事求是，而是根据自身的利益和想法，按有利于自己的方面去填写，随意性较大。有些学生在毕业档案上做文章，撤消处分，扩大表彰范围，把爱好当特长推荐，伪造成绩和冒充学生干部，提供虚假的社会实践经历。档案部门也不进行严格的审核把关，学生怎么写就怎么归档，不能做到及时发现问题，解决问题，而是将错就错，致使学生档案不能如实反映本人的真实情况，给用人单位的档案利用带来困难。
（三）学生档案内容雷同，信息量不足。
学生档案要全面、详细地反映此学生各方面的情况，做到看过档案要如见其人，看过档案，对其家庭状况、社会关系、成长环境、特长爱好，思想品德、优缺点、发展目标等均有一定的了解，而不是官话、套话，千篇一律，很多学生档案中的特长、优缺点、品德等如出一炉，内容雷同，格调一致，使人阅后一头雾水，不知其好坏优劣，过于强调政治思想表现，而没有反映出该学生的技术水平、动手能力、创新意识，使得用人单位难以全面、真实地了解学生的综合素质。
二、加强学生档案管理的对策
（一）领导要大力宣传档案法规，提高教职员工的档案法制意识。
要规范、完善高档案的管理，首先领导要重视，了解学生档案管理的重要性，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。其次要提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识。这两点是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求全体教职员工要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，进一步增强学生和档案管理人员的法制观念，提高政治觉悟，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义。
同时，还必须加大《档案法》的监督和执法力度，要本着对历史负责、对学生负责、对自己负责的态度，严肃认真、真实地记载自己的每一项内容，要杜绝弄虚作假现象，要有监督机制，要对虚假的现象及时发现、及时改正、及时处理，对情节恶劣的、影响很坏的、触犯法律的违法犯罪行为要绳之于法，予以坚决打击。对学生弄虚作假者要认真教育，使其深刻反省，严重的要给予校规校纪的处分。
（二）档案管理人员要具备较高的政治素质和良好道德品质。
1.档案管理人员要树立正确的世界观、价值观，提高自身素质和道德修养，讲政治，敢于坚持原则，日常工作严肃认真，一丝不苟，严守纪律、遵守制度、保守秘密。不管是什么人，不论职务高低，都要按规章制度办事，按程序办事。要胸怀坦荡，不计较个人恩怨，不计较私仇，不计较个人名利，看重肩上的责任，踏踏实实、勤勤恳恳、坚韧不拔，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，持之以恒地做好档案管理工作。
2.档案管理人员要在提高思想觉悟的同时提高业务素质，要有一定的理论水平，才能把好每一个关口，积极学习本专业对口的各项知识，熟悉各个环节的工作，尤其是对材料的鉴别、分类，整理、归档是提高管理质量的关键，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。要有一定的实践经验，才能发现问题，去伪存真，保证档案内容真实、准确，保证档案管理流程不走样。
（三）建立并及时补充完善档案管理制度。
人员是基础，制度是保障。要建立健全管理制度，使档案工作有章可循、有章可依是非常必要的。建立档案《收集制度》，明确收集的范围和要求，使学生档案内容充实，更全面地反映每一个学生的情况；建立《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时整理，去假存真，查漏补缺；建立《保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏；建立《流转制度》，明确人事档案利用的方式和方法，保证档案的完整性、真实性和档案安全，延长档案的使用寿命，让学生档案管理工作走上科学化、制度化的轨道。
（四）下决心防范和杜绝学生的假文凭。
从源头抓起，要严密防范、彻底杜绝“权学交易”这种丑陋现象，要严格执行教育部门学籍管理规定，把好入学关。在日常的教学管理过程中，对那些需要继续学习深造的干部和管理人员实施全过程重点监控，帮助和督促他们保质保量地完成学业。对于少数不按时上课，不认真完成作业，学习困难，企图靠与任教老师拉关系、混学分的学生，应采取劝其退学或强制中止学习等措施。要坚持对学生负责、对社会负责、对国家负责的态度，从制度上防范假文凭，保证人才培养的质量和学籍、学历证书的真实性。
（五）重点把好源头和鉴定关，做好档案收集工作。
一是要把好材料的源头，对来路不明及有疑义的材料，要亲自进行调查核实，做好初步认定工作，切断问题文件材料的源头。二是严把学生档案材料的转入，档案部门平时在整理档案材料时，要做到去伪存真，不让虚假文件、材料有任何留存之机。对新形成的档案材料，一律严格执行登记制度，并进行认真细致的鉴别。三是做好人事档案转递工作。在学生毕业时，档案人员要将其学生档案材料进行收集，认真核对，并分类、编号、装订、密封后加盖公章，通过机要室发至用人单位档案部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案。
（六）加强档案现代化建设，提高档案管理水平。
首先，档案管理要跟上时代步伐，要科学化、技术化、现代化，要正确树立高职院校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次，在具体管理上要与时俱进，正确确立高职院校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。最后，在档案管理中要实现技术现代化，全面推行电子档案，运用现代化的管理手段进行档案管理。我们可以设计一个安全、系统、标准的软件将档案内容输入计算机，并上网，从而使用人单位能快捷的查找到真实可靠的人才信息，解决档案提供滞后于就业需求的矛盾。
参考文献：
［1］代利利.加强学校档案管理［J］.阜阳师范学院学报，2005，（5）.
［2］李林悦：从以人为本看学生档案管理工作创新.云南档案，2008/09.
［3］龙晓凤：试论高校学生档案管理.广东白云学院学报，2007/S1.
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