做好学籍档案管理和利用
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作者: 陈伟华
摘 要: 学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等活动中直接形成的,对学校、社会和个人具有保存价值的真实记录。文章着重从学籍档案形成的规律和特点,建立规范化、标准化的学籍档案角度,提出了学籍档案信息资源开发和利用的价值,以促进和加强学校档案的建设。
关键词: 学籍档案 管理 利用
一、学籍档案的形成规律和特点
学籍档案与其它类档案相比有许多共同之处,但它作为一种专门档案,在其发展过程中也形成了自己的特点。
1.档案材料的分散性和私密性。学籍档案的这些材料分散在学校不同的职能部门,学生学籍册、学籍异动记录,毕业材料等形成于教务科;学生录取名册、奖惩材料等形成于学生科与招生就业办。因此,学籍管理涉及的部门多、范围广,这就给学籍档案材料的收集带来了一定的难度。学籍档案本身的某些内容具有内部保密性,如考试成绩、学籍变更等,其掌握和使用都有一定的限制和范围,不宜公开和扩散,这就使学籍管理材料在收集过程中要注意遵守相关的规定和完善必要的手续。
2.档案材料内容的原始性和真实性。学籍管理是由教务处和学生工作处、招生就业办公室在教育教学工作中自然形成的历史记录,有特殊的原始性,如新生录取名册、历年成绩记载、学籍变更情况、奖励惩处材料等,都必须是原始记录、原件原物。这样才能客观反映学籍管理中的真实情况,反映每个学生在学校期间德、智、体、美等方面的发展状况,即学籍档案本身固有的属性。
二、建立规范化、标准化的学籍档案
1.对在校学生学籍、成绩实行“文档一体化”管理。学籍表是学籍档案的主体。按照广东省劳动和社会保障厅统一印发技工学校学生学籍表中需填报的学生个人信息资料发给新生填写,再按一定规律统一编定学号,坚持学号的惟一性原则,不得重号。
2.对收集来的档案要及时整理,确保档案的完整性和真实性。档案工作分为:收集、整理、统计、保管、利用等几个方面。由于学籍档案来源比较分散、内容丰富,具有复杂多样的特点,给学籍档案的管理工作带来了很多麻烦,因为整理、装订、保管等工作是很辛苦、很繁琐的一项工作。做好学籍档案工作的第一步是档案管理、利用工作的基础。如果档案人员工作不认真、不细致,在收集整理学籍资料不完整、内容不真实的情况下,都会给学籍档案的利用带来损失,因此,我们要认识到学籍档案收集和管理的重要性,充分发挥主动性、创造性,并对收集到的档案室材料进行认真的分类整理,使学籍档案发挥应有的作用。
3.学籍档案管理工作的规范性、系统性、科学性在学籍档案形成后,档案管理工作人员要认识到做好学籍档案管理工作的重要性,严格遵守档案工作的保管、保密等有关规定,努力适应现代化科学技术,自觉地提高业务水平,积极参加培训,使自身的素质跟上形势的变化。并按照科学性、规范性、系统性的原则进行学籍档案管理工作,避免在档案管理工作中出现档案材料的损坏、遗失、泄密,从而给学籍档案的利用造成损失。
三、大力开发利用学籍档案信息资源,主动提供服务
学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的,也是学籍档案管理部门的职责。学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况,客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面的发展状况,也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案不仅仅停留在把它保管好,更重要的是积极加以开发和利用,使领导和有关部门随时了解和掌握学校的教学动态和信息,以及科研社会活动、学术成果等方面的动态和信息,以便为制定学校的发展规划,正确合理的培养、选拔和使用人才服务,实现学籍档案的使用价值,发挥其在学校的特殊作用。要提高档案利用率的关键在于档案管理人员要有更新观念、强化主动服务的意识,运用计算机网络检索,管理好学籍档案材料,积极投身到档案信息资源开发工作中。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系,管理好学籍档案至关重要。
四、加强档案干部队伍建设,提高档案工作人员素质
档案在收集过程中虽然目标是档案实体,但是它的工作对象却是各职能部门的办事员。他们的档案业务水平直接影响档案收集的质量,要实现学籍档案管理现代化、科学化,就必须加强档案干部队伍建设,提高档案工作人员的素质。一要有较高的政治思想觉悟,具有较强的事业性和工作责任感,能适应形势,转变观念,敬业爱岗,树立良好的档案意识,在具体的学籍管理工作中对资料数据作出敏捷的反映,以便及时地收集、整理、保管。二要加强基础理论知识的学习。学籍档案管理人员不仅仅要熟练学籍管理方面的政策和规定,还要努力学习档案管理的基本知识和技能,为档案的信息化、网络化奠定基础。三要运用计算机参与学籍档案管理,运用计算机管理好学籍档案,是学校教学管理现代化的一个大发展,充分运用现代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地为学校建设服务。
参考文献:
[1]竺筠.加强调职院校的学生档案管理工作中国成人教育,2007.9.
[2]张静.高校学籍档案的收集和利用[J].中国档案,2004,(1).
[3]谢忆静.学籍档案管理浅谈[J].浙江档案,2000,(10).
[4]王少君.高校教学档案的科学管理与利用[J].大连民族学院学报,2004,(2).
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