高校学生信息传达工作管理机制探究

来源:用户上传      作者: 朱美静　伍瑞姝　郝君超

　　一、引言
　　
　　21世纪是“信息时代”，信息是最丰富的资源，是巨大的财富。但是身为时代先锋的大学生却在大学生活中得不到充分、清晰、准确的信息，而错失机会，没有更好地发挥自己的能力，也没能为集体争取更多的荣誉，甚至影响了自己的发展，同时，学生工作也因为信息的传达不完善而受到影响。
　　以M大学某学院为例，随着时代发展，信息技术已经广泛地应用于该院中了，尽管该院在学生信息传达工作中应用了一些现代信息传播技术，但是信息技术的应用并没有很好地解决信息流通不畅的问题，反而因为没有一切从实际出发而过度地信任网络或是其他现代通讯工具，不重视传达者在中间发挥的重要作用，使得信息在一种不完善的传达机制和管理制度下流失得更加严重。
　　该院的机构组织庞大，管理链错综复杂，学生处于管理链的最底层，因此，学生能否得到更充分的信息与学院的信息管理及传达机制息息相关。针对该院信息传达的现状及不足，为了保障广大学生及时获得有效信息的权利，该院急需完善现有的信息传达管理机制。
　　
　　二、该院学生信息传达工作面临的问题
　　
　　1.信息下传不及时。学校发布的一些重要通知没有适当地提前告知学生，却在时间很紧迫时才匆匆下传，致使学生无法做好充分的心理准备和合理的时间安排，导致活动参与度不高、效果不好、学生错失重要机会等严重后果。
　　2.信息传达不准确。由于信息源不够具体清晰、信息不易把握，以及传达过程中环节过多等原因，使得一些信息在不同程度上有失准确，不利于学生对信息的正确理解和执行。
　　3.信息下传方式不合理。该院学生信息下传有时采用开会形式，在不能保证全勤的情况下，一些真正需要信息的学生没有获得信息，而一些不需要会议信息的学生却需要浪费宝贵时间来听取无用信息，严重影响了信息传达的效果。
　　4.通知包含的信息量不够。下达信息的上层管理者有时没有从学生的角度出发，没有设身处地地为学生考虑，下达的通知过于笼统，使学生难于理解通知的具体含义和影响，从而无法真正重视起来。此外，缺乏对学年常规活动的宣传和预告，使本应有充分的准备时间的活动因为学生没有提前知道而未能做好准备，错失机会。
　　5.缺乏对信息员的管理和监督。学校管理者通常只告知信息员传达信息，而并不对信息传达过程进行管理和监督，虽然完成了信息的传达过程，但无法保证信息传达的效率和效果。
　　6.缺乏对信息来源的管理。一些信息由多种途径下传到院系等组织机构，但管理者缺乏对信息来源的整理分类，致使信息重复传达，降低效率。同时，信息的杂乱也不利于学生对信息的获取和吸收。
　　7.单纯通知，缺乏反馈。现有的该院信息传达机制多是单向传递模式，即从上而下，层层传达。在传达过程中只是单纯地通知或要求，而忽略了下层的反馈，导致上下级沟通不畅，缺乏民主。
　　8.信息传达责任追究制度不完善。错误传达信息的责任不能追究到人，致使信息员缺乏责任感，错误传达信息的机率增大。同时，在信息错误传达中受到损失的学生无法得到补偿，权益无法得到有效的维护。
　　
　　三、该院现有的信息传达机制及其特点
　　
　　1.该院现有的信息传达的网络系统主要包括该院主页、学生网站及学生会、团委各学生工作组织部门的公邮。第一，该院主页属于官方网站，登陆较方便，访问量也较大，但是关于本科生的内容较匮乏，更新速度也较慢，学生不能及时得到所需信息。第二，该院已建立了自己的网站，可以由学生自己设计页面和版块，是属于学生自己的网络空间，但是由于宣传等原因，此网站还没有完全被学生所重视和接受，学生上线次数不足，加之版块设计与信息更新的问题，不能为学生提供全面准确的信息。第三，为了方便学生工作而申请的公共邮箱，在很大程度上有助于资料的下发和上传，方便了信息的流通，但是由于邮箱系统自身设计的缺陷，导致登陆困难和信息丢失，这些都会影响学生的信息获取。
　　2.该院现有的信息传达制度主要是靠会议的方式、通知或文件的形式、不够明确的机构和队伍来完成上传下达工作，方式具体分为报纸、学工通讯、网站、短信和电话通知及班长口头通知等，信息发布渠道分散，学生不明确获取需要信息的准确渠道。该院学生工作现在主要通过每周的例会，由学生会和团委的学生干部将信息传达给各班班长和团支书，再由他们传达给同学，这样的多层传达机制使信息的完整度和准确度受到了影响，而如果班长和团支书缺席例会，则信息完全得不到传达。另外，该院学生数量大，行政班级多，宿舍数量也多，使班长和团支书的信息传达工作量增大，通知不当还很容易造成信息仅以班级为单位或寝室信息垄断的现象，这样信息传达的失误就会影响到学生的切身利益。
　　3.在该院信息的传达过程中，更多的是以事为中心，而不是以人为中心。这样的机制没有注重人的主观能动性的激发，不利于上下级间就信息进行必要的沟通交流，也就无法调动各方对所传达信息的积极性，不利于信息传达的效率、效果的保证。同时，该院日常的通知主要采用电话的方式，而这种方式往往会造成时间上的浪费和信息传达的不到位，效率不高，没有及时接到电话的学生就不能及时收到通知，做出行动。
　　4.该院缺乏一套较完善的信息监督和反馈机制，没有对信息员进行有效的激励和监督。规定评委每学期对各班班长和团支书的上传下达工作做电话调查，以对信息传达的效果作考评，这在一定程度上有利于考察学生干部的工作质量。但是这个制度还不够完善，一定程度上不能公平地作出评价。现状是该院没有一个较完善的针对传达效果的评价和反馈机制，一方面学生干部的信息传达工作是否到位不能得到较好的监督和考评，信息的传达失误不能得到追究，另一方面学生对所接受信息的反馈意见和建议不能及时反映到上级，学院也就无法了解学生的心理、学习和生活上的需要，造成学院和学生脱节的现象。
　　
　　四、该院信息传达工作的改进建议
　　
　　1.信息员激励
　　信息员是信息传达过程中的执行者，信息员在信息传达过程中扮演着十分重要的作用。对于信息员可以从以下几个方面进行激励和监督。
　　第一，在该院的班级评优工作中，可以增加对班级信息传达工作的考评，使得信息传达工作完成较好的班级有机会获取更高的分数，赢得班级荣誉，以便激励班委重视并认真执行信息传达工作。
　　第二，在该院对学生干部进行综合测评的考核时，可以把其在信息传达工作中的表现作为重要的考核指标。这样在信息传达工作中，就使学生干部的利益和广大学生的切身利益连在了一起，有利于增加学生干部对信息的重视度。对于表现突出的学生干部，可以在评分时给予适当加分，这样能够较有效地激励学生干部认真执行信息传达工作。
　　以上两点是在信息员激励中建立和完善的正强化方法，考虑到信息员的任务繁重和他们工作积极性的保证，应在激励中以正强化的激励方法为主。同时，可以在该院的学生工作制度中加入信息员责任追究制，即因信息传达工作出现失误而造成的一些学生利益上的损失，及时调查问题原因，追究相关人责任，对利益受损学生给予补偿或表示歉意。
　　2.信息传达通道
　　主要分为四种：直接传达、书面材料传达、网络传达和例会制度。
　　信息的直接下达是信息传达的传统手段，也是信息传达中使用率最高的方式。该院的信息直接下达主要有三种方式，即电话传达、网络短信平台和口头通知。直接下达主要是指上层信息员与最终的信息接收者间的传达，这里主要说明的是一些口头传达的方式。电话传达适合比较重要的信息，需要及时反馈沟通的，信息接收者较少且比较明确。比如在通知部分应急信息时即可采取这种信息传达方式。网络短信平台适合比较重要的信息，信息量较少且通过文字传达能够比较清晰的传达的，传达功能较为重要，而对于反馈的要求较少。信息接受者明确，信息的面向对象较为明确。口头通知适合比较重要，信息量较大，需要及时反馈的信息的传达。直接下达是较好的信息传达方式，虽然在一定程度上增加了传达成本，但是能够保证信息传达的快速、准确，应该在一定程度上加大采用力度。
　　与口头传达相比，通过书面材料传达信息的方式，则具有客观、易保存、避免遗忘等优势。为了扬长避短，弥补口头传达方式的种种不足，我们要坚持将口头传达与书面材料相结合的做法。在班长口头通知事情的同时，为每个寝室下发一份书面通知材料，便于学生对下达信息的再确认。
　　在信息技术迅速发展的今天，网络在我们的工作和学习中都发挥了不可替代的作用，该院的学生工作也不例外。不仅要充分利用院系现有的网络资源，而且要开发适合学院实际情况的、方便学生使用的信息传达和沟通方式，使网络成为学生工作信息传达的重要途径。要注意加强学生网站校级、院级常规活动信息的发布；开辟团委和学生会工作汇总平台，做好信息分类，保证信息更新，实现专人负责；开辟虚拟社区互动平台，保证信息的反馈。同时，应注意在学生工作中规范使用邮箱。
　　班级信息传达方式则可以多样化发展，各班可以通过建立QQ群、建立班级博客、公共邮箱等方式传达信息，充分发挥各班学生的主观能动性，构建高效、多元化的信息传达模式。同时，各班也可以进行班级信息传达绩效评估，通过各班的信息传达工作绩效自评，促进本班信息传达工作的发展。
　　
　　参考文献：
　　［1］斯蒂芬・P・罗宾斯，蒂莫西・A・贾奇.组织行为学.中国人民大学出版社，2008.
　　［2］许益锋，李潮林.谈当前信息时代如何推进高校学生管理工作［J］.教育信息化，2003，（07）.
　　［3］徐锋.高校学生信息工作思考［J］.人才开发，2007，（08）.

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