高校学生档案“分室”管理模式创新研究

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　　摘 要 笔者在经历了由档案馆（室）统一管理学生档案的模式后，发现这种管理模式存在很多弊端。为了优化学生档案管理，根据实际工作经验，结合毕业季档案转递的情况，特提出了学生档案“分室”管理模式，以实现高校学生档案管理工作的合理化、科学化。
　　关键词 高校学生档案 档案管理 管理模式
　　中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2018-07-04
　　Discussion of the"Compartment" Management Mode of College Students' Archives
　　Wang Jing， Zhang Juan， Jing Xiuqin
　　Abstract After experiencing the unified archives management mode， the author finds that there are many drawbacks of this management mode. In order to optimize the management of students' archives， the “compartment” mode is put forward based on the practical work experience in combination of the archives transfer situation upon graduation. It is hoped that this can realize the rational and scientific management of college students' archives.
　　Keyword college students' archives; archives management; management mode
　　 高校學生档案是大学生在校期间学习、工作、生活的真实写照，是记载个人一生经历的重要组成部分，是形成人事档案的基础，也是高校为国家培养人才的真实记录。因此，管好学生档案意义重大而深远。作为档案管理人员，应当在严格执行档案法律法规的基础上，从实际出发，找出一套合理的、科学的管理模式。
　　 一、学生档案管理现状及存在问题
　　 1.管理人员编制少，工作压力大。在与同行交流中发现，几乎所有学校的档案工作都被边缘化，学校给档案馆（室）的编制少之又少，对仅有档案室而没有成立档案馆的院校来说，档案工作人员总共也就1—2人，也就是说这1—2人不仅要负责全校综合类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，同时还要肩负学生档案的管理。档案管理人员要完成学生在校期间各个时间段档案资料的收集，直至毕业时档案的转递，给档案管理人员造成很大的工作压力。
　　 2.档案管理成本高，资源浪费。国家对馆藏档案的保管有严格的要求。从档案馆（室）的选址、楼板的承重、库房的温湿度、防光防虫等八防要求，到办公室、查档室、库房三室分开等都有严格规定。而学生档案作为流动档案，保管期限一般为3—4年，学生毕业离校时档随人走。而学生档案存放在档案馆（室）内，占据了大量的空间，导致资源浪费。同时对于一些综合档案室，将学生档案和其他类档案放在同一库房管理，由于学生档案管理的特殊性，频繁进出库房不仅会带入灰尘、霉菌，同时还会威胁其他类档案的安全。
　　 3.归档材料容易遗漏。学生档案的归档材料除了《高等学校档案管理办法》中要求的共性材料外，还应该有反映学生在校期间个性表现的一些材料。而档案馆（室）统一管理下的学生档案，仅能做到学生共性材料的收集，如学籍表、成绩表、毕业生登记表等。而对于展示学生个性的一些材料，如学生参加的知识竞赛、创新发明、获奖等相关材料，档案馆（室）并不掌握，更谈不上及时收集。所以，由档案馆（室）统一管理的学生档案，已经不能很好地适应新时期下学生的素质教育和创新教育。
　　 4.学生档案不适合作为馆藏档案的“一级类目”。把“学生档案”作为一个一级类目（学生类）来设类，与党群、行政、教学等其他类目档案在管理中存在很大的差异，主要体现在形成与归档中的差异、具体整理中的差异、保护上的差异、统计与利用中的差异[2]。由此可以看出，将学生档案划入档案馆（室）管理，并非最佳选择。
　　 二、学生档案“分室”管理的优势
　　 1.有利于档案收集。各院（系）是面对学生的最为直接的窗口，对其所属学生的基本信息最为了解，对记录学生成长、反映学生德、智、体等方面的一手资料可以很好地掌握，学生参加各种竞赛的信息，院（系）能够及时获取。同时可以做到及时将这些材料归入学生档案，充分展现出学生档案个性化和多样化的特点，为单位用人提供参考依据。
　　 2.简化归档程序。各院（系）在学生入学时收集学生的高中档案、高考档案，在此基础上与学生在校期间生成的档案材料合并。由于学校各部门对学生的管理基本上都是通过院（系）实施，所以作为学生在校期间档案材料形成的院（系），对档案材料的生成过程最具发言权，可以保证档案材料的真实可靠，所以可直接将这些材料装入学生档案中，避免了各个环节的检查、移交手续，简化了归档程序，提高了工作效率。
　　 3.减少滞留档案。由于学生对档案的重要性认识不足，一部分学生毕业时只知道领取毕业证，迟迟不转档案，且由于档案管理人员无法和学生取得联系，导致档案馆（室）滞留的学生档案越来越多。而由院（系）管理学生档案，可以直接和学生联系及时转递档案，减少了档案滞留现象，避免人档分离，有利于学生个人发展。
　　 4.分解压力、节约资源。由院（系）管理学生档案，不仅分解了档案馆（室）管理人员对全校学生档案的管理工作，也使得学校不必设置专门的档案库房来管理学生档案，减轻了档案人员的工作压力，降低了档案管理成本，节约了档案管理资源，同时避免了与其他档案同一库房管理带来的安全隐患。 　　 三、学生档案“分室”管理的措施
　　 学生档案“分室”管理后，保证其安全、顺畅，更有利于学生，笔者根据多年经验，提出如下几点措施。
　　 1.加强指导和检查考核。学生档案“分室”管理后，档案馆（室）要制定《学生档案管理办法》《学生档案管理人员考核细则》。新生入学后和毕业生离校前对分管学生档案的工作人员进行培训，指导他们如何收集学生档案，如何保管学生档案，如何转递学生档案，如何向档案馆移交滞留档案和转遞存根，以保证每份档案的真实、安全和通畅。加大对分管学生档案人员的考核力度，提高其责任心和使命感，让他们用对学生负责、对学校负责的态度，做好学生档案的管理工作。档案馆根据相关规定，每学期末对学生档案进行一次检查，检查结果上报人事部门，并与绩效工资挂钩，真正将学生档案管理好。
　　 2.及时沟通，加强管理。无论本科院校还是专科院校，无论公办院校还是民办院校，都存在人员流动的情况，稳定、健全学生档案管理队伍，首先在选人时就应当考虑其在这个岗位上的时间。如果由每个班的辅导员具体管理，至少应当管理一届学生才能离岗。如果学院（系）集中统一管理，则应由相对稳妥的人员去管。人员调整时，要及时和学校的人事部门沟通，对离职调岗的人员，必须办理档案交接手续，档案馆（室）的专职人员要进行监交，避免由于人员变动带来的责任问题。
　　 3.规范转档、移交手续。随着就业渠道的多元化，学生毕业时，档案的转递有多种形式——机要、EMS、自带。而所有的学生在毕业离校之际都处于一种匆忙甚至焦躁的状态，对于档案的重要性往往认识不足，自带档案者有时会将档案丢失，机要和EMS会产生人档分离。因此在学生转档时档案馆要印制统一的转档登记表，下发各个分室，并对负责此项工作的人员进行培训，确保档案转递的每一个环节清晰无误。
　　 笔者认为学生档案“分室”管理，改革创新，与时俱进，不失为一种符合实际的学生档案管理模式。
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　　参考文献
　　[1]教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].教育部，2008.
　　[2]王静，荆秀琴.“学生类”档案作为“一级类目”管理存疑[J].档案管理.2015.
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