探析企业提升办公室综合管理效率的策略

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　　摘要：当前综合办公室得到了极大的发展，在企业的发展中也具有重要的作用，变成企业办公室平日管理工作中不可或缺的一个环节。在企业综合办公室管理工作中，因为存在一 些问题，使得管理效率受到了影响，这就需要针对存在的问题，提出有效的措施解决，本文分析了企业提升办公室综合管理效率的策略。
　　关键词：企业;办公室综合管理;提升效率;策略
　　日常管理工作是企业综合办公室管理工作中不可或缺的一部分，主要就是对人和人间的关系进行协调，进而达成综合管理。综合办公室在企业发展中属于其综合管理部门，当前企业管理制度在不断的进行改革，内部管理机制自然也需要进行调整，所以，综合办公室就需要把握好这个机会，对综合办公室内部管理机制进行变革，对于这个过程中出现的问题需要及时有效的进行解决。综合办公室是联系企业和外在社会的重要部门，这就要求其能够坚持加强自己的职能性，给企业赢得更多的外在资源，这就需要提升其管理效果，进而更好的发挥出其作用。
　　1、企业办公室综合管理中存在的问题
　　1.1管理思想滞后
　　要促进办公室综合管理水平的提升，就应该有完善的管理系统。在综合管理中，其体制也就是工作的指导思想，其对管理的实践具有重要的影响。项目部在综合管理中需要应用公司体制，结合行政后勤标准化来开展工作，但是在实践中因为受到各方面因素影响，使得实际效果并不是很理想，没有实现预期目标[1]。所以，这就要求公司可以跟随时代的发展，要综合考虑具体情况，制定管理体系;办公室中的人员需要不断的学习，加强自己的综合素养，要灵活的做事，不能影响到员工工作的积极性，避免给综合管理带去不利的影响。
　　1.2信息传递效率不高
　　在综合管理中涉及到信息传递，这是人们间进行沟通，是逐层进行传达的，这就让传达的过程中会产生很多的障碍，影响了传递的效率，而且不能保证正确的传递信息。笔者公司就使用OA系统进行信息的传递，再加上内部邮件以及电话沟通，通过不同的沟通方式，让信息传递效率有了显著的提升。但是这也给办公室人员提出了更高的要求，他们需要掌握各种办公系统的操作，有较强的职业素养，能够及时关注企业内部信息，进而综合的把握公司的情况和变化，为领导提供有效的参考信息。
　　1.3专业人员短缺
　　每个公司在办公室综合管理工作中都具备不同的特点，服务群体就是企业内的所有人员，这就让工作存在很大的难度，有很多的工作内容，这就对综合管理人员提出了更加严格的要求，他们需要具备较高的综合素养。当前很多公司都缺乏专业的管理人才，通常是公司中的管理人员进行兼职，这就让工作任务变多，难度提升，在具体的实践中会出现问题。
　　2、企业提升办公室综合管理效率的策略
　　2.1更新管理理念，提高服務意识和责任意识
　　办公室是单位运转的中心，具有复杂的工作内容，所以，当前要想提升办公司综合管理的效率，就需要对以往的管理方式进行改变，在管理中引入精细化管理的理念，要做到办公室自身管理，就需要提升其服务意识，提升员工的责任意识。办公室中的所有员工都需要认识到细节决定成败，进而认真、细致的做好自己的工作;服务意识也是一项很重要的内容，办公室不仅要给领导提供服务，还需要为基层提供良好的服务，要改变被动服务的状态，积极主动的提供服务;还需要具备较强的责任意识，在办公室的相关工作中需要注重原则以及质量，要对工作认真负责，有效的做好相关工作，尽量不出现错误。
　　2.2形成有效制度，对日常工作进行规范
　　在开展办公室综合管理中，需要构建有效的管理体系，体系需要体现出人性化以及有效性，对日常工作要制定一个较为统一的制度，在系统中对这一制度进行有效的运用，规范平日的工作，让各项工作都可以有序的进行，要实现这一目标，就需要做到几点：
　　首先，要形成科学的会议制度。会议是日常工作中不可或缺的一种交流方式，其是定期或不定期开展的，能够将办公室的工作情况展现出来，为接下来的工作内容布置提供参考。然而过去的办公室会议中，通常存在内容较为粗糙、空泛的问题，导致会议的时间较长，比较刻板[2]。现阶段就需要改变这种情况，实现人性化和高效率，提升会议的效率，对内容进行调整和优化，灵活的设置会议召开时间，科学的安排之后的工作，对于工作中存在的问题就需要及时有效的解决。
　　其次，要形成简单有效的沟通制度。综合管理的效率体现在信息传递上，过去是层级间传递信息，这样的速度较慢，会让决策层和实施层间存在沟通不畅的问题，在具体落实工作中就会出现问题。当前需要改变这种问题，在文件通知时就可以通过办公网来进行，对于待办事情可以用手机短信通知，促进通知和办事效率的提升。建立科学的沟通机制，也就是建立一个完善的信息传递系统，让各个层次之间能够高效的进行信息传递，提升传递的效率，且确保传递的信息是正确、可靠的，强化相互间的交流，促进管理效率的提升，真正的做到人性化。
　　最后，要建立保密制度。这是综合管理工作中不可或缺的一个组成部门，其具有重要的作用，会对公司的工作开展和经济效益造成重要的影响[3]。就具体工作而言，可以让专门的工作人员负责管理办公室中需要保密的材料，定期的给他们进行这方面的培训，进行形成合理的保密机制，清楚的规定责任。
　　2.3提升工作人员的综合素养
　　当前办公室综合管理工作中缺乏专业性的人员，这就对管理工作的效果造成了消极的影响[4]。在实际的管理工作中，需要结合企业相关部门间的人际关系进行落实，要预测推理相关可能会出现的问题，进而提出对应的解决方案，促进管理工作效率的提升。管理人员还需要有超前意识，在日常管理工作中，能够以企业整体作为切入点，实现统筹兼顾，预测好有可能出现的事情，制定出有效的解决方案，促进管理效率的提升。管理人员还需要能够熟练地操作计算机，具有较强的管理能力，在工作中不断的积累经验，结合工作的具体需要，有效的提出新的管理方案，促进综合管理的效率。
　　结束语：
　　综上所述，办公室管理是企业发展中的基础保障任务，这就需要企业能够提升重视程度，采取有效的措施，提升办公室综合管理的效率，让运行工作人员都可以明确自己的职责，构建科学的运行态度，给基层和领导提供有效的服务，促进企业实现更好的发展。
　　参考文献：
　　[1]伊甜园.办公室管理工作中激励机制的创新[J].人力资源管理.2016（01）
　　[2]何春燕.关于企业办公室管理创新的思考[J].办公室业务.2016（08）
　　[3]邱杰.浅谈企业办公室管理的优化与完善[J].现代经济信息.2016（17）
　　[4]唐莹莹.企业办公室综合事务管理现状及提升分析[J].管理观察，2018（26）：43-44.
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