信息一体化提升大型国企档案管理效率

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　　【摘 要】我国国企在发展的过程中，对档案进行管理是较重要的一项工作，而采用有效的管理方式，能够在较大程度上节省档案搜索时间，对提高大型国企工作质量有较大的促进作用。随着我国科学技术的不断提高，较多大型国企采用信息一体化管理方式，不但提升了档案管理效率，而且能够全面提高国企档案管理工作质量，为未来经济的快速发展奠定了良好基础。文章首先分析了信息一体化国企档案管理内涵，其次对信息一体化对大型国企档案管理的影响实施有效分析，其中最为重要的是提高文档电子化率，最后对信息一体化提升大型国企档案管理效率措施进行了探究，以此提出几点建议，仅供参考。
　　【关键词】信息一体化;大型国企;档案管理;效率提升
　　【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）03-0261-02
　　0 引言
　　 档案管理是国企运行中较为重要的部分，主要是对材料实施有效的整理，对企业档案管理实施全面规划，可全面节省查阅与搜索时间。我国科学技术在发展的过程中，互联网较好地融入人们的生活与工作中，其中大型国企档案管理在信息一体化的应用过程中，摆脱了传统的管理方式，但是还需要有效转变大型国企管理人员档案管理理念，从而实现档案信息一体化管理效率的全面提升。
　　1 信息一体化国企档案管理内涵
　　 对国有企业，尤其是对大型国有企业进行有效的档案管理，能够对重要文件实施有效的管理，能够减少档案保存及查找时间，为国有企业的档案管理效率的提升奠定良好的基础。此外，若档案管理模式较为科学，在提升档案管理效率的基础上，还可降低档案管理成本，但是由于企业类型不同，因此档案管理方式也有较大的不同。随着企业内部管理结构出现不同的变化，档案管理工作也出现了较大的变化，其中政府在较大程度上降低了对国企档案管理的干预。此外，我国社会经济结构发生变化，使我国企业逐渐向集团化方向发展，总公司与子公司实施了新的连接方法，档案管理很难对行政产生一定的积极作用。通过信息一体化技术，大大提高了国企档案管理的多样性，需要有效改变管理观念，增强对档案资源的利用。
　　2 信息一体化对大型国企档案管理的影响
　　2.1 提高文档电子化率
　　 传统档案管理主要是以纸质为主，其最大的缺点是占用大量的空间，并消耗大量人力、物力，同时在处理过程中会对环境造成一定的污染。电子文档不但能够节约大量空间，而且方便查找与阅读，大大降低管理成本。此外，电子文档在应用过程中，还能够提高办公效率，管理人员能够通过网络对相关资源实施共享与传递，减少传统查找及打印流程，使档案管理更加规范化。此外，档案管理信息一体化能够有效提升管理效率与共享效率，保证档案的安全性，从而全面实现对网络资源的有效利用。
　　2.2 档案管理效率的提高
　　 传统档案管理主要是以纸质为主，所有纸质档案需要根据档案性质进行分类，在使用的过程中极易出现损坏，并且查找相对较为麻烦。国企在我国经济发展中是较为重要的主体，对我国未来社会发展尤为重要，其中档案管理效率对国企的发展影响较大，由此可以看出，档案管理质量在我国经济发展中扮演着较为重要的角色。为了保证我国经济持续较好地发展，大型国企需要提高档案管理效率，可以通过信息一体化来提升档案管理效率，同时在此基础上进行信息一体化档案管理制度的有效构建，以此实现对档案高质量管理，改善传统计算机运行速度问题，将档案直接传输到档案库中，大大提高了数据信息运行过程中的安全性，为档案管理效率的提升奠定良好的基础。
　　2.3 运营成本的降低
　　 传统纸质档案在管理过程中，需要使用大量的纸张，并且需要庞大的管理团队，增加了企业的管理成本。此外，纸质档案需要管理人员将档案送到指定地点，在送达的过程中需要一定的时间，大大降低了档案管理效率。采用新型一体化管理方式，能够有效避免一些外部因素的影响，数据信息在计算机档案库中存储，相关人员能够通过账号直接进入档案库中，不但节约了运送成本，而且提升了企业档案管理效率。采用此种方式对档案实施管理，比传统管理方式更加灵活，能够对系统进行定期升级，可有效避免档案中文档分离的情况，以此构建较为独立的信息档案管理体系。
　　3 信息一体化提升大型国企档案管理效率措施
　　3.1 改进档案管理流程
　　 国企在进行档案管理的过程中，需要对其实施有效的规范，在此过程中需要安排专业管理人员进行管理，并在管理过程规范化的基础上，调整管理流程，使管理流程更加便捷，这能够在较大程度上保证档案管理的科学性与合理性。此外，档案管理部门还需要认识到与其他部门建立良好关系的重要性，部门之间应当进行有效的沟通，并采取合作的管理方式，提升其他部门对档案管理的重视程度，从而使部门之间数据信息传递更科学，确保数据信息的有效共享。此外，还应制定档案收录制度并规范化实行，使档案管理工作更加顺利地开展。
　　3.2 重视创新能力
　　 我国大型国企在进行档案管理的过程中，需要在现有管理模式的基础上进行有效的创新，并提升档案管理力度，这就需要企业管理者转变传统思想观念，创新思维，不断提升管理档案的效率与质量。此外，对于国企档案管理者来说，档案管理工作的有效实施，能够使国企资源利用率提高到战略高度，采用专业的管理方法和信息化技术，保证档案管理工作的有效性与科学性，为国企未来的经济发展奠定良好的基础。
　　3.3 信息化建设
　　 随着我国经济的持续发展，科学技术更新速度相对较快，在此环境中，我国大型国企在发展过程中需要在传统档案管理方式的基础上，引入信息化技术，建立网上管理系统，实现信息一体化管理模式。在应用信息一体管理模式的同时，还需要结合企业实际发展需求，进行档案管理方案的有效制订，企业管理者在日常管理中，也需要通过有效的方法大力宣传新的管理方式，使档案管理工作者对信息一体化管理模式更加了解，并且还能主动参与到信息化管理的建设中。此外，由于信息一体化管理模式需要管理人员具备较高的信息化技术，这就需要通过有效的方法来提升管理者自身的信息化水平，从而提高档案管理质量，使员工能够承担起管理重任。
　　3.4 培训机构的建立
　　 随着我国信息化技术的不断发展，国企档案管理模式也融入了信息化技术，这就需要提高档案管理人员管理的素质，从而促进档案管理质量与效率的提升。为此，国企需要构建完善的培训机构，构建合理的培训机制，以网络技能培训为主，实体培训为辅的培训方式，在进行基础培训的基础上，加强对管理者软件操作能力的培训工作，能够有效提高管理者的工作积极性。可以开展一些以网络技能为主的活动，不但能够巩固管理者自身知识水平，而且在活动中能够从其他员工身上学习到一些网络管理技能，企业可以根据活动结果，给予一定的奖励，档案管理者自身管理技能得到全面强化，提升档案管理质量。
　　3.5 档案利用率的提升
　　 目前，我国国企档案利用率较低，这是较多企业普遍存在的一个问题，因此需要从以下几个方面入手，提升档案利用率：①工作人员在档案管理过程中，要认识到档案管理的重要性，将档案在实际生活中的实用性完全体现。②重视档案的开发利，需要对档案管理工作实施有效的创新，在创新过程中采用数字化的管理方法，例如通过内部网络的建立，提升档案管理质量。在网络建立的过程中，最为重要的是完善数据信息的搜索功能，同时完善在线服务功能;还应对用户在搜索过程中出现的问题提供有效的解决方法，以此提升档案利用率，从而有效提升档案管理工作水平。
　　4 結语
　　 综上所述，在大型国企档案管理中引入信息一体化技术，对档案管理效率与质量的提升具有较为重要的作用。国有企业在进行档案管理的过程中，需要采用有效的管理方法，认识档案管理制度的不足，并进行针对性优化与完善，通过信息一体化管理对企业档案进行科学化管理，能够有效提高企业的信息竞争力与控制能力，对国有企业档案管理效率的提升具有较大的促进作用。
　　参 考 文 献
　　[1]高建华，眭文娟，杨光.信息一体化提升大型国企档案管理效率[J].兰台世界，2016（5）：40-42.
　　[2]赵薇.基于信息一体化的国企档案管理效率提升[J].办公室业务，2016（17）：133.
　　[3]赵丹.信息一体化提升大型国企档案管理效率[J].办公室业务，2018（18）：80.
　　[责任编辑：高海明]
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