提高办公室工作工作效率的途径研究

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　　摘要：工作效率是提高服务质量的前提，是确保各项工作任务按时完成的基础，对其进行研究具有非常重要的意义，本文以下内容将对提高办公室工作效率的途径进行简要的分析，仅供参考。
　　关键词：办公室;工作效率;途径
　　办公室作为一个企业的管理枢纽和对外窗口，承担着办文办会办事的特殊职能，必须履行好参谋服务的职业使命，思考其特点与属性，要想工作走在前列，必须写管用的文，开高效的会，办务实的事。
　　一、办公室工作特点与属性
　　办公室工作概括为六个字办文办会办事，首要知其特点，一句话，杂、忙、细。具体有文字工作、公文处理、信息调研、档案管理、督查考核、机要保密、机关管理，会议组织、内外协调、车辆管理，法律事务，后勤保障等，件件来不得半点含糊。解其属性，表现在跨专业、综合性、服务性、创新性，事事容不得抵触、失误和纰漏，要做到换位思考，提高自身境界、水平、层次。更不能缩手缩脚，要持敢闯敢试的精神状态，坚持想在前、做在前、服务在前。用干事的气场面对工作，做到高效快速、事不过夜，用创新的思维对待工作，谋划发展、走在前列。
　　二、办文办会办事的具体做法
　　（一）办好文要做到三个关键
　　办文注重把好政治关、政策关、文字关、格式关，化繁为简。
　　一是当好参谋助手，以企业重点工作为导向，围绕领导的所思所想，快速理解悟透主题，深入细致收集信息，进行调查研究，以管用为原则，掌握情况、发现问题，想出主意、提出对策、拟定措施，为领导决策提高可靠可行的第一手资料和信息，打开领导的视野，辅助工作决策。整理时把领导要求内容原汁原味地记录下来，注意尊重愿意、保留原貌，体现领导讲话的习惯和风格，同时，弄清三个问题，大局重点有什么精神？领导有什么具体安排？怎样办才符合工作要求？提出倾向性、建设性的意见，对讲话内容进行必要的调整增减，使领导讲话更加观点鲜明、层次清晰、内容精练、语言顺畅。考虑
　　二是把关公文质量。严格审核公文的内容，认真审核公文的格式，全面地体现发文机关的意图。严格规范办文程序，公开办文流程，做好上级来文、各类公文的流转，严格办文时限，确定公文缓急程度，完善OA办公系统功能，不让正在办理的文件在自己这里积压，不让应该传递的信息在自己这里中断，保证办文效率，保证不出现任何偏差和遗漏。
　　三是督查办理有效。领导作出决策和部署后，要及时进行分解立项，确定完成任务的时间、目标、责任人，进行跟踪督查，并及时反馈工作落实情况，推动决策和各项工作部署的落实。比如一件公文，谁起草，谁审稿，谁签发，谁印制，谁发放，谁督办，谁存档，都要明确到人，分工到位，形成督查考核问题全程闭合管理模式，跟上管理，上下联动抓作风、文风，事半功倍完成政务工作。
　　（二）办好会要做到三个高效
　　办会以不出偏差为目标，从布置会场、分发材料、安全护卫、机要保密等，都要环环相扣。
　　一是会场组织要高效，快速准备，不论办公会、现场会、视频会，日常会场座次、信号调试、音响设施、茶水准备等琐碎繁杂，哪一个环节、哪一个方面做不到位，都会影响会议运转。因此，对重要会议和重大活动，要提前介入，做好预案，保证各项议程、各项活动顺利进行。
　　二是下发通知要高效，必须把会议的时间、地点、对象、环节、流程等全部考虑仔细，严格控制会议规模和时间，及时汇总签到，讲程序，严肃视频会场纪律，违反纪律进行处罚考核。
　　三是会议整理要高效，不解决问题的会议不记录，紧扣解决问题，纪要整理不过夜，保证时效性可操作。涉及“三重一大”决策记录，要严肃保密编号归档。
　　（三）办成事要做到三个到位
　　一是考虑到位，人情练达皆文章，办好事情，时间不等人机会不等人结果不等人，办事有条理，大事不疏忽、小事不遗漏、急事不耽误，事事落到实处。抓提前，凡事预则立，不预则废，掌握一个好的方法，就是每天做工作日志，把需要办的事都记下来，哪一件办了，哪一件没办，哪一件正在办，做到心中有数忙而不乱。
　　二是沟通到位，通过有效协调，沟通上下、联系左右，确保上下一盘棋。办事以周全细致诚实为目标，从细思考、从细安排、从细处理，不能“帮倒忙”，做到基层有所呼，机关有所应，达到协调关系、增进合作、推动工作。
　　三是接待到位，公务接待涉及跨专业、跨区域、多部门协作，撰写一个详细的接待方案是基础，没有跌打滚爬的历练，没有把握力、表达力、学习力，干不好接待工作。通过精选参观项目和地点，合理设计参观路线，有针对性做好食宿安排，从接待细節体现接待温度，从饮食忌讳尊重民族传统，从大局着眼小处着手，精打细算，切实做到不违规、不怠慢。本着有利工作、流畅沟通、分工协作、勤俭节约、有礼有节的原则，规范公务接待工作，才能高质量保障公务接待。
　　三、办公室工作的两点体会
　　处处留心皆学问，办公室任务重、要求高、影响大，是对外展示企业形象的窗口，面对办文办事办会，面对快节奏的工作态势，必须全面考虑问题，时常提醒自己，养成统盘考虑，双管齐下的工作习惯，做到心中有数，分个轻重缓急。在被动的大环境下主动工作，发挥自己的主观能动性。必须用实干为形象加分，用新理念新模式新技术提升工作水平，公开办事清单，解脱“文山会海”。要善于与同事的沟通交流，与不同群体的互动联系，赢得领导满意，取得各方支持，自然能够游刃有余做好办公室工作。
　　管己先于管人管事，保持敬畏之心精神抖擞，立足管理、服务、考核、协调、监督五大职能定位而不越位，有拼劲，困难面前勇者胜，需要自我革新的担当精神和发扬拼命三郎的实干精神;有闯劲，敢闯才有出路，要用运灵活的方法、创新的思路创造性的解决问题;有狠劲，严字当头，敢干较真，动真务实，敢干带头、勇于担责、赏罚分明;有韧劲，不管遇到什么苦难，一定要一如既往、持之以恒、一抓到底、一以贯之，经受得起各种误解、委屈和挫折，不达目标，绝不罢手。推进工作往前干，做到早发力、早使劲，切切实实完成领导交办的工作任务。
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