地质档案数字化的意义及安全保密措施分析

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　　摘 要 近年来，我国的地质工程建设越来越多，地质档案资料的管理也越来越受到重视。地质档案资料主要以原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料为主。其中，原始地质资料的载体较为多样，传统的地质档案管理模式越来越无法满足信息时代档案信息发展的要求。为此，地质档案管理工作加快了数字化建设，这不仅改变了地质档案管理的模式，而且提高了地质档案工作的效率。
　　关键词 档案数字化;档案管理;建设
　　引言
　　地质档案是指在地质勘探、设计、施工过程中形成的具有保存价值的技术资料和技术成果。它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中所形成的科技档案。作为地质勘探、开发等工作的第一手资料，地质档案是一种宝贵的且不可再生的信息资源。目前，云计算、互联网等信息技术已经深入地质档案资料开发与利用的各个环节，深刻影响着地质档案管理模式，地质档案从“故纸堆”中焕发出“靓丽青春”，广大地质档案管理者也从“保管员”向“管理员”迈进，以适应大数据时代地质档案开发、利用的新变化和新要求。
　　1 地质档案数字化的意义
　　1.1 挣脱了传统体制的束缚，完善了档案服务功能
　　传统地质档案馆一般建设在较远的位置，且档案资料较为分散，查阅起来十分不方便，并且需要大量的存储空间，在档案管理上需要较多的人力支持等。而数字档案馆能够有效解决以上问题，不仅能够将地质档案资料进行集中处理，为使用者提供更好的服务、提升查阅速度，还能够减少档案管理者的工作负担，使其能够将更多的精力用于档案管理工作创新之中，进而提升地勘单位档案管理的工作效率。
　　1.2 推动档案管理技术的应用，提升工作效率
　　地质档案数字化管理的实现，有效提高了档案管理工作的效率，实现了人力、物力和时间的节约。地质档案管理人员可以有更多的时间来进行编研和二次开发工作。
　　1.3 完善了现有档案管理体系
　　在传统档案管理过程中，在地勘事业行政管理上，更加注重对实体档案的监控及规范。但此种方式对地质档案管理工作的开展造成了阻碍，并且不能够真正体现出档案的使用价值，而建设数字化档案馆能够冲破传统模式的限制，依托于数字档案馆的建设为使用者提供更好的服务[1]。
　　2 地质档案的安全保密措施
　　2.1 档案安全保护
　　确保档案的安全是非常重要的，应当由所在机构定期检查。及时发现档案是否存在遗漏缺失或者因为天灾人祸而导致的档案破损。对于纸质档案应当做到防潮、防火、防鼠等“八防”工作。如果有这些安全隐患情况应当及时汇报给相关机构，对因此可能损失的档案进行及时的补充和丢失备案。各个机构也应当存储所拥有档案的备案。可以建立总的目录索引，每次增添更改都在目录索引上进行备份记录。对于档案的入库与出库也应当做好及时的记录与补充。对于现在的电子档案更应当实行多台设备备份、云备份或者存储于各种IP地址上。更应当做到及时的调阅检查，及时发现是否缺失与遗漏。如果所在机构条件相对简陋不适合存储档案，可以向档案局提出申请，将档案先行存储在档案室里面，这样能更好地保护档案的安全。对于老化的纸质档案，笔者建议将其扫描进电子档案里做好备份保护，因为纸质档案不具有很好地长期储存条件。要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案存放的硬盘或者其他磁、光介质，应当储存在17℃到20℃的无尘、无磁场干扰、无有害物质的机房中。良好的环境可以有效地增长电子档案的寿命。更加有利于档案保存的安全。
　　2.2 提高工作人员的档案管理观念，提高他们的认识水平
　　地质档案管理工作之所以得不到重视，主要是因为人们对于档案管理的认识不够正确和全面，缺乏档案管理观念。所以企业就要加强工作人员对于档案管理的正确认识，明确地认识到档案管理的重要意义，将档案的保密管理作为当前的工作重点来抓，从而更好地提高档案保密管理的工作效率。此外，企业还要树立全员参与档案保密管理的意识，动员全体员工都参与到档案的保密管理工作当中，更好地保证档案的保密性。
　　2.3 对于特殊档案进行加密处理
　　对于特殊档案，可以赋予特殊的加密处理。对原件进行销毁，对字符赋予加密。这样，即使不法分子得到档案也无法解读档案的内容。在加密的同时要做好对解密软件或者工具的保护作用。二者的保护都应当重视。对于有关国家安全稳定的文件可以实行多种分段加密。可以将一份档案分成几个批次，对于每一批次都给予不同的加密方式，由多种机构管理解密方式，对于特殊的，关系国家利益的档案还应当二十四小时看守，应当将一份档案分成若干份存储在不同介质的不同地域。这样，不仅最大程度上确保了档案的安全，也使得档案的保密性得到提升。
　　2.4 加强对档案的利用和监督
　　做好对档案的利用和监督也是档案保密管理的重要内容，在利用和监督过程中能够及时制止不利于档案保密的行为，在保证档案保密性的基础上加强对档案的利用程度。加强档案的利用和监督管理，首先要做好制度建设，比如要完善档案的外借制度、复制制度等。结合档案的具体内容来明确其利用范围，严格按照规定的审批手续来进行档案的借阅。其次，要完善档案的监督措施，结合档案的内容以及价值，做好对档案的重点保护，如发现有损毁档案的现象，就要立刻制止和处理，及时保证档案的完整性。第三，管理人员要明确处理好档案的监督和利用关系，做好对涉密档案的保密是员工以及公民的义务，所以档案管理人员必须要严格落实好档案的保密措施，保證档案的保密性。加强档案的保密是为了有效地提高档案的利用性，所以档案管理人员必须要明确档案的利用范围，处理好保密和利用之间的关系。最后，要保证档案的监督和利用效率，就要提高档案管理人员的专业素质，加强对档案管理人员的专业培训，比如要定时对档案管理人员开展保密管理工作的培训[2]。
　　3 结束语
　　近年来，在信息化背景下，地质档案信息服务模式逐渐有了新的发展，变得更加高效、便捷，公众的满意度也在不断提升。但依然任重而道远，作为地质档案管理者应积极变被动为主动，加强地质档案数字化建设，促进地质档案安全保密工作的健康发展。
　　参考文献
　　[1] 林惠玲.地质档案的数字化利用与保密方法探讨[J].广东科技， 2016，（08）：60-61，42
　　[2] 郞宏彦，陈玥.关于地质档案信息化建设工作的探讨[J].决策与信息，2016，（7）：271
　　作者简介
　　陈婉铭（1986-），女，吉林省柳河县人;学历：本科，现就职单位：江苏省地质矿产局第六地质大队。
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