“文件连续体理论”的实践应用探讨

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　　摘 要  首先论述了“文件连续体理论”的产生过程、实质及其在实践中的投影，认为其实质上是把对文件个体的关注，扩展到对文件所依附的制度、流程、服务等背景信息的关注，从而提出在实践应用中如何更好地做到对文件背景信息的管控，确保文件流转的高效、合规和有序。
　　关键词  文件连续体理论 档案 电子文件 实践应用
　　中图分类号 G270 文献标识码 A 收稿日期 2018-09-02
　　Abstract With the development of network technology， the traditional management method of college students' archives information security is at the risk of being attacked. This paper puts forward the security management method of college students' archives information in big data era. Risk identification is carried out by using host intrusion detection system and Web security scanning tool， and risk assessment method based on fuzzy theory is used to realize risk control and security management of student archives information. The results show that the accuracy of identification and evaluation is improved by 20% compared with the traditional methods in the big data era， which indicates that this method can effectively guarantee the information security.
　　Keyword wireless transmission network; access; security algorithm; trust value
　　一、文件连续体理论的产生
　　20世纪90年代，澳大利亚弗兰克·阿普沃德等学者提出文件连续体理论[1]。它的产生得益于两个因素，一是文件生命周期理论的产生与发展及其在具体档案管理中的实践。文件生命周期理论是基于20世纪40年代纸质文件大量产生而形成的一种档案管理理论。其核心思想是，把文件看做一个有机的生命体，其生命的运行轨迹包含文件的产生、使用和被销毁或永久保存全过程。对于传统的档案管理理论而言，文件生命周期理论打破了对于文件按时间顺序进行整理和传播的局限性，而是按阶段对文件进行适时的干预和管控，使文件发挥最大的效用。而这些管理理念为今后产生的文件连续体理论提供了丰富的思想营养和理论基础。二是随着信息技术的飞速发展、计算机的普及，通过信息系统的运作来实现管理的目标已成为一种普遍的管理手段。信息系统的剧增导致了大量的电子的产生，对档案管理提出了新的要求，要求文档管理者探索新的管理方式以应对电子文件代替纸质文件成为归档文件主体的变化。这对于原有的档案理论，特别是文件生命周期理论也产生了剧烈冲击，就需要有符合实际的新理论来指导以电子文件为主的档案管理实践。在档案工作者的共同努力下，文件连续体理论应运产生[2]。
　　二、文现连续体理论的实质及其投影
　　1.文件连续体的理论实质从某种程度上来说就是管控延伸，即从传统模式中仅对于“文件实体”的管理延伸至对于文件产生的背景、方式、流程轨迹的关注，并通过延伸管控，确保文件信息的合规性。
　　文件连续体理论强调文件，淡化了文件与档案之间的界线，更注重文件在成为档案之前所发挥的作用。所谓连续，一方面强化了文件流转各环节之间的关联;另一方面也更加强调了文件产生、流转所附的背景。对于背景的管控，是文件连续体理论区别于其他理论最大的特点。
　　所谓管控延伸就是指，管理电子文件，不但要管理电子文件本身，还要对电子文件产生的元数据进行管理，这是文件连续体理论对电子文件管理提出的新要求。同时，管理电子文件，还要对电子文件的生命周期全过程进行管理，不但要管理文件本身，还要管理电子文件的签署、流转等信息，以确保电子文件的真实有效。
　　2.文件连续体理论投影到档案管理实践中，就是构建基于“前端控制——全程管控——适时监督”多维视角的档案管控机制。
　　文件连续体理论，强调对文件进行全过程的管控，即从文件未产生时一直到文件保存或者销毁全过程进行管控。文件未产生前，要对文件所产生的格式、模板进行规范，对流转轨迹进行规范，对信息服务的方式方法进行规范，即所谓“前端控制”。同时，对文件的流转签署进行控制，对于不同信息系统之间的数据交换进行控制，即所谓“全程管控”;而采取各种方式保证文件按照既定的轨迹运行，即所谓“实时监督”。
　　由于电子文件载体与信息的可分离性，为电子文件提供适时的利用成为可能，这就需要文件管理者以新的理论来控制管理电子文件，深度参与到产生电子文件的各个环节，从而掌握各环节对于文件的需求，而不是等文件归档后才为利用者提供利用服务。这就需要文档的管理者在文件产生之前就事前介入，并且全程参与文件的流轉。同时，作为监督者，确保文件的流转符合事前设定的轨迹，构建“前端控制——全程管控——适时监督”多维视角的档案管控机制，从用户体验的角度为用户提供准确有效的信息服务。 　　三、文件连续体理论在档案管理中的实践应用
　　文件连续体理论是基于电子文件的一种全新的档案管理理念，是包含了前端控制和全程管控思想在内的一种档案管理方式。在档案管理的具体实践中，应从以下几个方面入手，并与其他管理模式相结合，达到对海量电子文件有效管控的效果。
　　1.以前端控制为导向，以制度为驱动，构建且切合实际的文件流转体系，从源头上管控文件流转的合规性。文件连续体理论把对文件实体的关注扩展到对于文件流转所依附的“职责、流程、服务”的关注，文件的流转不再是一种单一的行为，而是在“职责、流程、服务”相关制度约束或导向下进行的一种系统性运作。要贯彻实施文件连续体理论，就要求建立完整系统的档案管理制度。制度对于档案的管理至关重要。制度从顶层规范了文件运转的规则，为文件的形成和归档提供了可靠的流转保障。制度或规范的缺失对于档案管理来说，是不可想象的。
　　文件连续体理论要建立一套符合时代发展需求的档案管理制度和规范，要注意两个方面：一是制度和规范要覆盖文件全体系，既要对纸质文件进行系统管理，更要对海量的电子文件进行有效管控。目前来说，大部分的制度还是停留在对于纸质文件管理之上的，对于电子文件的管理和具体操作这一块制度相对缺失。二是相对于电子文件的特性以及信息技术的飞速发展和更新，需要我们根据自身的发展需要，及时完善和细化电子文件制度规范的编制。例如，电子文件产生的环境、电子文件的法律效力、电子文件的利用等，都要根据实际情况，重新去定义规范。
　　2.以档案信息系统为抓手，贯通“制度”、“流程”与操作，管控文件流转的各环节。这就是说要根据档案信息利用者的需求，建立一套符合社会整体信息化发展实际的档案管理系统。所谓符合社会整体信息化发展实际是指档案管理系统应与其他信息化系统相匹配，并且与其他信息系统相兼容，能够对文件进行必要的控制，并符合社会整体的信息化发展需要，能够与其他信息系统进行文件的互通、流转。也就是说，档案管理系统应该与其他管理系统相互补充，共同对文件进行有效的管控。
　　文件连续体理论本质上是对文件进行全程管控。文件在流转过程中会不同程度的参与到别的应用系统之中，对于文件的管控，不仅仅要依赖档案管理系统本身，还要对流转在其他信息系统中的文件进行有效管控。这就需要档案管理系统与其他信息系统相兼容，能够对文件信息进行必要的控制，从而确保文件的有效性、真实性、完整性。要做到以上几点，就要通过下面的方式来实现：一是根据文件连续体理论来建立档案管理系统，并实现对电子文件及纸质文件的有效管控;二是在档案管理系统建立之初就应该与其他应用系统进行接口的对接，实现数据的互通，以便在今后的数据流转过程中有效的管控数据;三是要注重档案管理系统与其他应用系统之间的配合。随着信息量的骤增，单纯依靠档案管理系统是无法管理海量电子文件的，这就必须与其他应用系统配合，如办公自动化系统、产品数据库管理系统等，从而对所有电子文件进行全方位的有效管控[3]。
　　3.建立监督和反馈机制，照应前端控制环节，调整、补充、落实系统偏差，确保文件流转的合规性、有序性。文件连续体理论要求对文件进行全过程管控的同时，文档管理者应适时介入文件流转的各环节，作为参与者确保文件流转的有序、合规。这就对档案或文件的管理者提出了更高要求。从传统对纸质文件管理的角度而言，文档管理者对于纸质文件的管理大都集中在编目和提供利用上。而基于电子文件的文件连续体理论对于文档管理者提出了新的要求，包括对于电子文件的前端控制，对于电子文件运行的全程管控等等。也就是说，作为文档管理者必须做好以下三项工作，一是全面了解文件产生的全过程;二是全面了解文件的各种形式，并在文件形成之初，对包括模板、格式在内的文件要素进行控制;三是文档管理者要进行监督和及时反饋，根据实际调整文件在运行、流转中的偏差，确保文件按照“前端”设定的轨迹有序、合规的运转。
　　文件连续体理论是一种对于文件进行有效管控的理论，也是一种发展的理论，它不能仅局限于目前信息技术的发展状态，文档管理者应根据发展实际，从对于文件利用需求出发，做好文件连续体理论在实践中应用，为社会提供更为真实有效的信息资源服务。
　　参考文献
　　[1] 张臻，王露露.文件连续体理论研究综述[J].山西档案，2017（7）：32
　　[2] 孙芳芳.文件生命周期到文件连续体的演变及其思考.档案学通讯 ，2010（4）：25
　　[3] 刘华，吴冰倩.文件连续体理论在数字时代的应用及发展.北京档案，2013（8）：25
　　作者简介：张成成，合肥师范学院综合档案室馆员，硕士研究生，研究方向为档案学基础理论与历史。
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