高职院校教学耗材精细化信息化管理的实践探索
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摘 要：文章以广州城建职业学院为例，分析了现阶段耗材管理工作中存在的5个主要问题，根据问题导向建立耗材管理精细化管理流程，依托“实验实训管理信息系统”设计并实现耗材管理功能模块，实现了教学耗材的精细化信息化管理，大大提高了耗材管理的科学性、合理性和计划性，有效保障实践教学的有效实施与管理。
关键词：耗材管理;精细化管理;信息化管理
随着高职教育飞速发展，国家、学校对设备经费的需求逐年增加，对教学耗材的需求也越来越大。本文以广州城建职业学院为例，对其成功搭建信息化管理平台，实现耗材的精细化管理进行分析，从而对高职院校耗材管理进行探索。
1 现阶段民办高职院校教学耗材管理存在的主要问题
1.1 耗材管理制度不健全
广州城建职业学院的教学耗材的日常管理是按照学校资产管理制度对所有耗材进行台账登记，也就是建账。使用过程中需要填写实训耗材使用记录，学校也曾多次修订相关制度，用制度来制约，即使如此，在教学中，若个别教师不能提前计划，就会给实践教学带来被动局面。多数高职院校没有设立专职管理员，学校只负责下拨耗材经费给相关教学单位，其采购、管理和使用过程较难实现有效的管理与监督，使用比较随意，不能真正有效地发挥实训耗材使用价值，浪费现象较严重。
1.2 耗材管理信息化程度不够导致库存量不断加大
高职院校的耗材管理有些是单机版软件管理的账务，有些是人工做账，账目不能公开、共享，不能让所有教师随时能查询到相关耗材的库存情况，不能随时调出以往耗材的使用情况的统计数据作为参考依据。有些院校甚至没有明细的账目，缺乏对整个流程动态的监控。教学耗材库存浪费严重，每年的教学耗材因缺乏計划性导致积压，出现采购重复，导致学校资源浪费。
1.3 耗材建帐难度大、易出错，导致帐物相符难
耗材种类多、类型多、数据量大，建帐工作量大。教学实施过程中，需频繁进行耗材的申领，实训管理员需做好常态化的过程数据记录。长此以往，耗材的数量变化快，依据学校财务管理制度，需对耗材实物进行数据登记、管理和财务报表统计，极易出错，最终导致帐物不相符。
1.4 耗材管理人员工作量大，管理压力大
依据学校财务管理和实训管理相关制度，实训管理员需对相关实验实训室使用的教学耗材帐务与使用负责，每月需定时递交财务报表，年度需进行耗材盘点，且不允许出现任何数据差错，正确率需严格做到100%，耗材管理人员工作量大，导致心理压力大。
1.5 耗材申购计划的审核缺乏科学性指导
耗材申购计划由任课教师提出，由于缺乏历史相关数据作为参考，教研室主任、实训管理员的审核较形式化，缺乏科学性指导。
2 加强教学耗材管理的措施
2.1 实行耗材年度预算计划，实现有效控制
广州城建职业学院教学耗材预算目前是按照自然年度编制预算。耗材的申购计划在每个学期末由教务处牵头，各二级学院负责下一学期的教学耗材申购计划和审核，教务处进行统筹和汇总形成学校年度耗材申购计划汇总表。同时为了灵活应变实训课程的变化和技能竞赛培训的需要，启动临时采购教学耗材的通道，以全面满足实践教学的需要。
2.2 科学制定申购计划，严格执行采购
学校根据耗材申购计划表，形成耗材采购汇总表。对于批量的耗材如机械类、汽车类、体育类、文具类等，先进行分类再进行采购招标，根据实际需要进行集中采购和零星采购。在耗材质量选择方面，由耗材申购教师和实训管理员进行验收把关，确保采购到师生满意且质量有保证的耗材。
2.3 建立校—院—室三级审批机制，实行精细化管理
学校设立校级耗材管理员，负责全校耗材资源的统筹、监控与指导，编制学校耗材财务月报;二级学院设立实训室主任（主办）岗位，工科学院设立实训室主任岗位，文科学院设立实训室主办岗位，负责统筹、监管全院的耗材管理，编制学院耗材财务月报;各实验实训室设立实训管理员，负责所管辖实验实训室的耗材管理，编制相关耗材财务月报。为便于耗材管理，设立以实训管理员命名的耗材仓库，负责相关实验实训室的耗材申购、验收、入库和申领，实现耗材的专人保管与发放。
2.4 依据业务流程建立“实验实训管理信息系统”，耗材管理模块实现信息化管理
根据耗材管理的业务流程，在学校现有实验实训管理信息系统的基础上，开发耗材管理模块。耗材管理模块的功能，包括耗材属性管理、仓库管理、耗材登记、耗材申购、耗材申领、耗材回仓、报损登记、耗材调拨、库存查询、耗材报表等业务流程，实现了耗材在申购到采购、入库、领用中，相关管理人员可以随时随地对耗材的使用情况进行跟踪，耗材账务实现了公开且随时可见，提高了账物的符合率，实现了耗材的闭环管理。同时，使用该功能模块，在学校办公系统中实现了各级人员审批的流程化，且教师随时随地可以办理相关业务，实现耗材管理的无纸化办公。财务帐由系统自动生成，相关管理人员只需按照业务流程做好日常管理，这样既大大减少了实训管理人员的工作量，又减少了心理压力，确保帐物相符。且能保证耗材数据的正确性，实现学校耗材资源的有效调配，有效控制耗材库存的积压，为学校节省了相关资源，为有效监控教师的申购计划是否科学合理提供依据，保障耗材管理的科学性和严性。
2.5 不断修订并完善耗材管理的相关制度和激励措施
目前广州城建职业学院将耗材分为易耗品和耐用品进行管理，为保障耗材管理新举措的有效推动，需根据学校制度规范耗材的精细化和信息化管理。学校出台了耗材精细化管理的相关制度，发布了耗材信息化管理的管理规定，建立了实训管理评优制度。 3 精细化信息化耗材管理取得的成效
3.1 大大降低了耗材库存量，降低了库存管理成本
在学校推行信息化精细化管理之前，学校的易耗品库存量达60万之多，且每年年末有库存量增加的趋势。在2014年实行信息化管理后，库存量每学期在逐步下降，近几年共消耗了近30万的累积库存，目前易耗品的库存量在正常可控范围内。通过系统进行信息化数据管理可形成耗材库存相关数据报表，为所有管理员提供了有效数据进行参考和跟踪处理。通过管理系统查看耗材的申购、申领与库存情况，通过数据对比，可实时了解各二级学院是否在积极有效消耗耗材，对于出现累积库存的情况可及时预警，依据管理制度及时要求相关学院制定详细的库存消耗计划，并监控是否按照消耗计划有效执行。
3.2 耗材信息化管理有助于形成耗材采购的良性循环
每学期通过系统集中申购一批耗材，既避免资源浪费现象，同时也为采购员提供了有效的参考信息。采购回来的耗材在系统中随时可以查到该耗材的申购教师、供货渠道、单价、规格型号、供应商名稱、采购时间、教师领用情况等信息，且能随时调出所有耗材的相关详细记录，可以将同一耗材的单价进行前后对比。这样，通过数据分析能够评价出哪些供应商有较好的信誉，便于采购员选定有信誉的供应商，并与其建立长期合作关系，也利于广州城建职业学院耗材及时的、保质保量的供应到位，形成互帮互助的良性合作局面。
3.3 精细化信息化管理提高耗材资源的有效使用率
当一个学院申购相关耗材时，系统管理员可通过系统查看另一学院是否有相关耗材的库存，若有相关库存耗材可通过系统中的“耗材调拨”功能进行耗材调拨，避免重复购买，提高耗材的有效使用率，有效控制耗材的总库存量。
3.4 提高耗材申购计划审核的科学合理性和预算科学性
依据耗材信息化管理数据，可有效查看一门课程的耗材种类和使用量的参考数据，在新学期进行耗材申购审核时，可就参考数据进行初步判断，确保耗材申购计划在审核环节的科学性和合理性。同时，在做年度耗材预算时，可参照年度耗材实际申领量和耗材库存，把握一个适度的比例，制定年度耗材预算，提高其科学性，从而也能够提高预算的执行率。
3.5 实训管理员的耗材数据统计工作实现减负
耗材实现了信息化管理，实训管理员对于耗材管理，只需做好日常的耗材验收与入库、申购和申领审批，耗材月度、学期、学年数据报表均可通过管理系统实现数据统计，且数据正确无误，大大减少了实训管理员的业务工作量。
4 结语
广州城建职业学院实训耗材的管理，实现了耗材管理的精细化、信息化管理的转变，耗材管理更加细化、量化，更具有科学性。耗材数据更加准确，耗材管理更加便捷，耗材管理责任界定更加清晰明确。高职院校实训耗材管理是一项重要的工作，应做好做实，为实践教学服务，保障实践教学的顺利开展。
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