浙江省高职院校外事管理工作优化研究

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　　[摘 要]本文以浙江农业商贸职业学院为例，在分析其外事管理工作现状基础上，运用短板理论，探究其在外事活动开展、国（境）外专家引进、外事制度管理和外事档案保存方面存在的短板，提出外事办应转变职能定位、拓宽引智渠道、创建和完善外事制度、重视外事档案管理等一系列具体优化路径，从而更好地促使学院向国际化办学之路迈进。
　　[关键词]高职院校;外事管理;短板理论;优化路径
　　[中图分类号]G719.2 [文献标识码]A
　　随着全球化的发展和世界开放格局的形成，高职院校的办学需求也应顺应时代变化适时调整。在过去，为满足地方经济发展需要而办学是大多数高职院校的需求，而现在，则应该把国际化的、全球化的教育理念融合其中，实现办学的国际化、就业的全球化。这种变化触发了笔者的思考，本文基于国内学者关于高职院校外事管理的研究成果，以浙江农业商贸职业学院（以下简称“浙农商院”）为例，运用短板理论，对外事活动开展、国（境）外专家引进、外事制度管理和外事档案保存等方面进行研究，并提出了相应的优化路径，以期更好地促使学院向国际化办学之路迈进。
　　1 浙江农业商贸职业学院外事管理工作现状
　　浙江农业商贸职业学院于2009年筹建，2011年正式建校，是一所年轻的高职院校，国际交流与合作发展水平总体薄弱，但通过几年的努力，也取得了一些成绩。
　　1.1 外事活动开展
　　浙农商院的外事活动主要包括外事出访与来访，师生国（境）外培训、学习交流与实习，举办、参与国际学术交流等。
　　自2014年首次自建团组赴国外学习交流以来，浙农商院外事出访团组的数量逐年增长，至今共派出11个团组共57人次赴美国、加拿大等13个国家和地区学习交流。共接待来自芬兰、荷兰等国家和地区10个代表团来访。
　　师生国（境）外培训、学习交流与实习也呈现良好的发展态势。2016年以前，教师国（境）外培训的主要渠道是参加教育厅组织的高职高专专业带头人与骨干教師赴澳大利亚、中国台湾等短期培训项目，或参与兄弟院校组织的国（境）外培训项目，5年共输送14位教师赴国（境）外培训。自2016年起，除了参加教育厅组织的项目，浙农商院开始尝试自行组织短期培训团和三个月访问学者团，2016、2017年两年共选派11名教师赴台短期培训，12名教师赴台访学三个月。现阶段，浙农商院开展的学生交流与实习项目主要有暑期赴美带薪实习项目和台湾研究生项目，至今共派出42名学生。
　　浙农商院在举办、参与学术交流方面相对较弱，仅于2013年举办过一次亚洲食学论坛，2012年和2016年分别选派1名和3名教师赴泰国、日本参加第二届和第六届亚洲食学论坛。
　　1.2 国（境）外专家引进
　　浙农商院自2011年起，一直聘请一名白俄罗斯籍外教担任学院的口语教学。2017年，首次尝试从台湾院校引进两位教授来院短期授课，得到授课系部师生的一致好评。
　　1.3 外事制度管理
　　浙农商院在外事制度管理方面的工作主要体现在学习和实施上级相关规定，并根据本校的实际情况制定相应的管理制度。2017年以前，只有2012年出台了《学院教职工因公出国（境）管理办法（暂行）》，2017年出台了《学院因公出国（境）管理办法（试行）》、《学院国（境）外文教专家管理办法》和《学院因公出国（境）人员行前教育手册》，但是学生出国（境）学习交流、学分认定等方面的规章制度仍是空白。
　　1.4 外事档案保存
　　浙农商院国际交流和合作发展水平总体不高，现保存的外事档案数量也不多，采用分级管理模式，由外事办负责日常外事档案第一手资料的收集、分类、整理等初级管理工作，并定期交给学院档案室统一保管，主要采用有纸化的管理手段。
　　浙农商院外事工作起步晚，虽然小有成绩，但与兄弟院校相比，差距仍然比较明显。外事活动开展方面，主要精力放在派遣团组出访和选派教师国（境）外培训上，中外合作办学、招收留学生等领域还是一片空白;国（境）外专家引进、外事制度管理和外事档案保存等方面，也存在不少问题，有待改进和提高。
　　2 浙江农业商贸职业学院外事管理工作中存在的短板
　　短板理论，又称“木桶原理”“短板效应”，由美国著名管理学家彼得提出，是指用一个木桶来装水，如果组成木桶的木板参差不齐，那么它能盛下的水的容量不是由这个木桶中最长的木板来决定的，而是由最短的木板决定的。若要使此木桶盛水量增加，只有换掉短板或将短板加长才行。高职院校的外事管理犹如一个木桶，也由很多“板块”构成，一旦有短的板块出现，势必会影响整个外事管理水平，乃至整个学校的办学水平。所以，必须找出“短板”，然后想方设法提高所有板子的长度。
　　2.1 外事活动管理中的短板
　　浙农商院整体对外开放程度相对较低，主要表现在以下方面：一是外事活动数量比较少，正式建校八年多来，共派出11个团组，接待10个来访团，平均每年各不到1.5个;共选派37位教师国（境）外交流访学，平均每年不到5位;共输送42位学生国（境）外学习和实习，平均每年5.2位。八年多来仅举办过一次国际学术论坛，派出4位教师出国参与学术交流。至于中外合作办学、招收留学生等领域，迄今为止还是一片空白。二是实质性地引进国（境）外教育资源很少。团组出访和来访主要停留在学校情况相互介绍、实训室考察、校园参观等浅表的层面，很少有签订协议等实质性的举措。仅有的几份已签订的协议也多为框架性协议，以派遣访问学者、研修生等形式为主，没有真正地引进国（境）外院校的人才和技术。
　　2.2 国（境）外专家管理中的短板
　　浙农商院在国（境）外专家管理工作中主要存在以下问题：一是引智渠道有限，聘请的长期外教已经在校工作长达8年，短期外教主要依靠中介公司推荐;二是长期聘用的外教专业领域有限，一直从事英语口语教学，短期聘请的虽然从事专业课程教学，但聘用时间过短;三是未充分发挥国（境）外专家的才智，国（境）外专家仅参与课堂教学工作，未参与到相关系部的科研工作或行政管理工作中。 　　2.3 外事制度管理中的短板
　　2.3.1 外事管理制度的缺失。浙农商院至今共出台外事管理制度4项，其中1项已废止，现存的3项都是2017年新制定的，包括教职工因公出国（境）管理制度1项，国（境）外文教专家管理制度1项和因公出国（境）人员行前教育制度1项。在此之前，因公出国（境）行前教育、国（境）外专家管理等方面都没有制定具体的制度。外事档案管理、学生参加出国（境）交流学习项目、外事接待等方面至今仍未出台相应的制度，主要依靠上级有关制度来进行管理，很大程度上增加了相关工作者的管理难度和管理风险。
　　2.3.2 外事管理制度的混用。外事管理工作的管理对象不同于本国师生的管理，在制定制度的时候应该因人因事而异，分别管理。然而，浙农商院却存在制度混用、制度内容模糊、一竿子管理的现象。例如，用管理中国教师的教学制度来约束国（境）外教師，用国内会务管理相关制度来管理外事接待等等。
　　2.4 外事档案管理中的短板
　　浙农商院在外事档案管理中主要存在以下问题：一是思想上不重视，责任分工不明确。外事档案管理处于外事工作的边缘，一直以来得不到领导和外事工作者的重视。责任分工也不明确。国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定：“外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全、便于开发利用。”但是，在实际操作过程中，浙农商院档案室一般只于年底要求外事办上交相关外事档案，且一般不明确具体上缴目录，导致上交的档案往往不够规范，随意性较大。二是人才非专业化，业务技能不熟练。浙农商院外事办两位干事都是英语专业出生，对外事档案管理工作不是十分熟悉，上岗前和在岗时也没有接受过任何外事档案管理相关培训，以致管理过程中遗漏档案保存的事件时有发生。
　　3 浙江农业商贸职业学院外事管理工作优化路径
　　3.1 外事办转变职能定位
　　外事办传统的为外事做好服务工作的理念已经不能满足学院外事工作的发展，应树立“研究型+服务型”的理念，主动与各系部及各行政职能部门沟通，创造全院教职工人人关心外事、个个参与外事的“大外事”格局。要改善以往出访过就算完成任务、接待过就算完事了结的局面，主动出击，积极与国（境）外出访、来访院校联系，探索、挖掘合作空间，努力为国（境）外院校和本院各系部、各专业合作搭建桥梁，争取实质性的项目落地。
　　3.2 优化国（境）外专家管理
　　国（境）外专家的引进有助于加强师资队伍建设，对提高学院教学、科研和管理水平有积极帮助。首先，应该改变人才引进的单一性，从偏重语言教师转向偏重专业领域。在引智工作开展过程中，应充分考虑各系主任、专业主任、骨干教师的意见建议，聘请什么领域、什么水平的国（境）外专家，需要听取上述各位的意见。其次，要拓宽引智渠道，在现有渠道基础上，探索“人带人”、“外借”和“联聘”等途径。“人带人”，即利用本校派出的出访团组、培训团组和访问学者等进行对外宣传，增加引智工作的可能性;“外借”和“联聘”，即向师资力量相对雄厚的兄弟院校借用国（境）外专家，有可能的话聘其为长期兼职教师，增加引智机会。最后，要注重人文关怀，主动关心国（境）外专家的生活起居，尽力帮助他们解决生活上的困难，解除他们的后顾之忧。
　　3.3 优化外事制度管理
　　国家和政府出台的政策和法律法规针对的是全国或全省的高校，对外事管理工作具有普遍的指导意义。在此基础上，应创建和完善适合自己校情的外事管理制度。创建和完善制度时，应牢固树立人本观念，坚持将人作为管理工作的出发点和中心。
　　3.4 优化外事档案管理
　　首先，外事管理者要以高度重视、密切关注外事档案的思想替代之前对外事档案不重视、忽视的管理思想，明确责任意识——谁经办、谁负责。其次，要加强业务培训，明确责任分工。针对外事档案管理者一般不是档案专业出身的现状，创造条件加强对现有人员的业务培训，增强其业务素质和专业技能。相关人员也应认真学习外事档案管理相关内容，哪些材料需要存档要做到心中有数，第一时间记录、保存，避免遗忘、遗漏。学校档案室也要做好统筹工作，制定更为详细的管理规范，督促外事办做好收集、整理、归档和上交的工作。最后，等到条件成熟，可以考虑引进先进技术，开发资源数据库。
　　4 结语
　　随着经济全球化的进一步深化，高职教育将面对一个更加开放、竞争更加激烈的国际环境，高职院校的外事部门也将会在教育国际化进程中发挥越来越重要的作用。因此，外事部门工作人员要不断解放思想，改变陈旧观念，积极面对新挑战，探索新方法，制定新对策，努力促进学校国际化办学水平向更高层次发展。
　　[参考文献]
　　[1] 张娟娟.河南省高校外事管理工作优化研究[D].河南理工大学，2015.
　　[2] 朱卿.教育国际化背景下高职院校外事管理工作探析——以福建华南女子职业学院为例[J].开封教育学院学报，2016（09）.
　　[3] 柳桦.高职院校外事工作的现状及对策研究[J].内蒙古科技与经济，2016（17）.
　　[收稿日期]2018-12-27
　　[作者简介]王嘉颖（1989—），女，浙江诸暨人，硕士研究生，从事外事管理相关研究。
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