论管理文秘课程实践的重要性

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】管理文秘课程是公共事业管理专业的必修课程，致力于培育学生综合的调研工作能力、督查信访能力、会议管理能力、办公室事务管理能力、档案管理能力等各项核心能力。这门课程应当围绕实践性去开展课堂教学。从管理文秘课程的内容与价值出发，阐释了其实践的重要性及具体的实践路径，以期能够为提高这门课程的课堂效率和实践效果有所裨益。
　　【关键词】管理文秘课程 实践 重要性
　　一、引言
　　现代社会信息多样复杂，事务性工作庞杂繁琐，对管理人才的能力和资源需求越来越高，公共管理事业专业的学生应当致力于每一门专业课程的深入学习和实践，才能够响应社会就业需求，其中管理文秘就是公共事业管理专业的一门应用性非常强的专业课程。但是在实践中，由于受到教学条件的制约和传统填鸭式教育理念的束缚，导致管理文秘课程的开展无法切实得到实践化实施，有害于学生的调研工作能力、督查信访能力、会议管理能力、办公室事务管理能力、档案管理能力等各项核心能力的提升。有鉴于此，本文围绕管理文秘课程的实践性，结合管理文秘课程的内容与价值，阐释了其实践的重要性及具体的实践路径，以期能够为提高这门课程的课堂效率和实践效果有所裨益。
　　二、管理文秘课程的内容与价值
　　各个学校的管理文秘课程由于教材选用不一，具体内容不尽相同，但概括起来大概有以下几个内容：
　　第一，调研工作。这一内容一般是给学生列出多个调查报告的选题，学生可以自由组合，1～6人一组，进行选题、取样、调查、分析、撰写报告等工作的分工合作，完成一篇调查报告的撰写。这是一个综合性的课程内容，学生在这个过程中需要锻炼沟通能力、文字素养、逻辑思维能力、团队协作能力等。
　　第二，督查信访。这一内容一般是锻炼学生接待和处理来查来访的能力，课堂上这一内容的开展具体素材不容易选取，一般是采用情境模拟的方式开展教学，尽可能落到实践中去。
　　第三，会议管理。这一内容是要学生学会如何筹备、召集、召开会议以及对会议工作的善后处理，这一内容的课堂教学开展方式多种多样，情景模拟、案例互动、开放体验都可以。
　　第四，办公室事务管理。这一内容就要求学生把自己定位为一名办公室文秘专员，处理日常办公中可能遇到的各种事情，如撰写文稿、召开会议、开展调研、演讲、报告等，对学生的综合实践能力要求较高。
　　第五，档案管理。档案管理是文字管理工作的延伸，是将文稿、档案、数据进行整合、分类、归档。
　　三、管理文秘教学课程实践的重要性
　　（一）培育良好的文字素养
　　文字素养是文科学生的最基本能力，通过管理文秘课程中的调研工作、会议记录等，形成调研报告、会议报告，最终就能够锻炼学生的文字素养。教师可以就学生的文字材料进行格式、形式和语句上的指导，但是归根结底还是要学生自己动笔、动脑，这样才能不断磨炼出良好的文字素养。例如，有的学生将来可能会成为领导的文秘或者办事助手，领导大会小会的演讲稿都需要文秘来起草、撰写，文稿的撰写需要搜集资料、分析调研数据，最终形成初稿，然后不断修正加工，这一切都需要良好的文字素养来支撑。
　　（二）提高档案管理的能力
　　档案管理是文字管理工作的延伸，我们撰写的文稿、搜集的资料、调研的结果，最终都是要以档案的形式留存，方便查阅。档案管理工作包括了对文件材料的收集、整理、鉴定、检索、保管、利用等环节，其最终目的是为机关或企事业单位的中心工作提供素材、凭证与参考。例如，有的学生将来可能会在政府机关工作，针对当年的工作进行总结，一定要对比往年的工作数据，如果往年的工作数据没有档案管理，无从查阅，那么今年的工作总结就无法对比，也无法印证成效如何。档案管理的实践不同于管理文秘课程的其他内容，缺乏实践场所，多数教师只能停留在讲解上，正确的做法是应该带学生到学校的图书馆、档案馆去，亲子观摩实践中的档案管理是如何开展的，这样才能将档案管理落到实践中去。
　　（三）形成组织协调办事能力
　　现在无论是政府机关还是企事业单位，没有一个单位不需要召开会议，甚至有的单位每天都要召开会议，管理文秘课程中的会议工作对组织协调办事能力非常高，实践中，文秘专员往往需要负责会务的筹备、召集、召开、善后等一系列工作，而且这些工作都不是流水作业，是需要发挥主观能动性的，因为每一次会议的目的、场所、参会人员都不一样，会议工作负责人就是要将所有资源整合，圆满完成会议。开展管理文秘课程中的会议管理内容教学时，教师应当积极运用情境教学的方式，让学生到实践中去锻炼，才能够锻炼组织协调办事能力。创设情境，即以“情”激发学生的学习兴趣和学习欲望，用“境”为学生提供认知背景，这种教学方式和方法早在20世纪80年代就被广泛应用于各个学科的教学，由于管理文秘课程是一门需要切身去感受、体验和领悟的学科，所以情境教学实践的应用就显得更加重要了。
　　（四）信息管理提高管理效率
　　伴随着互联网+模式的普及，大数据时代、信息时代早就已经来临，各行各业都徜徉在信息的海洋里分享红利，同时信息管理对于提高各行各业的工作效率也是不言而喻的。上个世纪电脑还不算普及，但是现在每一个单位、每一名员工都有工作电脑，足见信息管理的重要性。管理文秘课程中的信息管理内容，虽然不要求学生具备超高的数据库IT能力，但是文秘管理部门的信息是一种特殊类型的社会信息，为领导部门提供准确、有效的信息是其实现科学决策和有效管理的重要條件和依据，学生最起码需要掌握看懂数据、分析数据、编辑数据的基本能力。教学实践中许多教师对信息管理内容的授课较为困扰，因为公共事业管理专业的学生多数为文科生，对信息管理的应用学习困难，笔者认为，教师和学生都必须认识到这一内容的重要性，同时未来的工作岗位上，信息管理能力是不可缺少的能力之一，因此，内容的实践更加重要。
　　（五）养成良好的沟通能力
　　文秘人员在组织中起到枢纽与协调的作用，要完成一个组织中上下沟通、左右协调、内外联络的工作，沟通能力特别是有效的沟通是文秘人员必备的一个基本素质，有效沟通是保证组织良好运转的润滑剂。能在尽量短的时间内，得到需要的尽可能多的有用信息，这才是具备了有效沟通能力的一种体现。沟通能力的锻炼不是一蹴而就的，应当渗透在管理文秘课程的每一项内容中，在调研工作中，让学生亲自参与，和调研对象互动、交谈，取得调研对象的信任，让调研工作事半功倍;在督查信访中，让学生体验如何处理来查来访，如何接待来查来访人员，应对多种突发事件，不知不觉中锻炼沟通能力;在会议管理中，让学生模拟会议的各个环节和场景，设计一些棘手问题，在实践中磨练学生的沟通处事能力;在办公室事务管理和档案管理中，让学生围绕主题撰写文字材料并进行演讲，也能够提升学生的沟通实践能力……凡此种种，不一而足。
　　四、结语
　　作为公共事业管理专业的学生，毕业后大多数要走上文秘、管理、综合等岗位，因此必须具备基本的沟通、组织、文字、档案、信息管理等核心能力，管理文秘课程恰好是锻炼这些核心能力的。为了能够让学生更快地成长，更有的放矢地应用，管理文秘课程必须是基于实践开展教学的，只有发挥了学生的主观能动性，才能够让学生真正习得实践能力。值得一提的是，管理文秘课程中的各项内容不是孤立存在的，在实践中往往是多种能力并用的，因此管理文秘课程的教学还必须将多个内容融合以开展实践教学。
　　参考文献：
　　[1]张丽.管理文秘课程实践教学体系的建设与完善[J].大连教育学院学报，2015，（3）：44.
　　[2]黄国华.针对“翻转式管理文秘与实务”课堂教学模式开展的课程学习需求调查与分析[J].中国林业教育，2016，（7）：56.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14998716.htm