试论事业单位数字化档案管理工作
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作者:白宇
摘 要：如今社会已经步入了高度发展的信息化技术时代，科学技术的高速发展带给人们很多的便利。特别是对信息化技术的应用，档案管理工作也由此开始进入了数字化管理的高效时期。事业单位采用数字化档案管理模式是对现代化科学技术应用的最佳体现，并成为了事业单位档案管理的主要管理手段，但其中也存在着一些应用问题需要进行有效的解决。
关键词：事业单位 数字化档案 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）07（a）-0173-02
事业单位中档案管理工作占据着重要的地位。事业单位是属于国家政府部门对基层的服务部门，是服务社会大众的重要机构。随着社会的发展和科学技术的提高，也为事业单位的工作提出了更高的要求，事业单位需要提高服务工作质量，就需要对工作模式进行优化和完善，应用信息化技术可以有效的提升事业单位的工作效率，也有效的完善了档案管理工作的完整性和科学性。因此，事业单位档案管理进行数字化建设是极为重要的途径。
1 当前事业单位档案管理工作数字化工作所存在的不足
1.1 事业单位档案管理数字化建设缺乏充足的经费支持
事业单位的档案管理数字化建设，其不仅仅需要建立在一定的实践基础之上，还需要充足的时间和经费的支持。就目前的事业单位档案管理工作而言，其需要将大量的纸质档案进行整理汇总，并进行准确的分类，然后进行数据的输入和储存，其中涉及到大量的档案数据的梳理，这为档案管理工作带来了十分巨大的工作量。并且这些工作需要很多人力和时间来完成，且需要配置先进的信息化科技设备来进行，而当前事业单位对档案管理的投入资金还不足以支撑这些设备的购置，尤其是档案管理的数字化建设除了对信息化设备的引进和软件系统的配置外，还需要一定的设备维护和升级，这些也都需要大量的资金投入[1]。特别是在事业单位档案管理数字化建设的初期，需要对非常多的数据进行整理和验证筛选，无论人力还是物力都需要大量的投入和消耗[2]。而由于在资金上的不足，很多事业单位的档案管理数字化建设工作出现了不同程度的停滞，管理的系统也存在着很多的漏洞，在一定程度上影响了事业单位档案管理数字化建设的工作进程。
1.2 事业单位档案管理数字化建设缺少足够的重视
事业单位对档案管理信息化不够重视体现在没有对档案管理进行明确的建设目标建设。有工作目标才有工作的方向。所有的工作内容都要围绕着具体的工作目标去进行，否则就是无用功。事业单位要结合其实际的工作情况并根据档案管理的具体内容进行目标的设定。档案管理数据化要建立在信息化设备的基础上，如今信息技术的发展已经非常的成熟，各种科技设备和先进的技术都得到了广泛的应用，极大的提高了社会方方面面的工作效率，其中网络的应用也起到了极为重要的作用。事业单位将数字化技术应用到档案管理工作当中也是对时代发展的顺应，而且事业单位建立数字化档案管理体系以及标准化模式的应用能够将档案管理的作用充分的利用起来，并做到最大化的发挥其功用，且更好地服务于大众[3]。因此，事业单位要给予数字化档案管理一定程度上的重视，加强完善数字化建设的硬件设施和软件设备，有效的促进档案数字化建设的工作进程。
1.3 缺少专业的档案管理人才支持
档案管理工作需要工作人员具备较高的专业素质，其也是提高档案管理工作的规范化、系统化、科学化和合理化的前提条件。专业的档案管理人员还能够有效的提高档案管理工作的效率，使档案数据信息能够分类准确、内容清晰、科学性强。目前事业单位档案管理管理工作严重的缺乏具有专业水平的管理人才。管理人员的专业素质需要加强的专业性理论知识，并且还要有丰富的档案管理经验，其需要一个积累的过程。
2 如何有效提高事业单位档案管理数字化建设的有效解决办法
2.1 将档案管理数字化建设形成规范的管理体系
事业单位要想提高档案管理工作的效率必须要对档案管理进行建设数字化管理系统。事业单位的档案管理工作是为人们大众提供高质量、迅捷的档案信息查询服务，档案的精准性、便捷性、全面性是做好档案管理的标准。在档案管理工作中，要将档案信息做到具有全面细致、分类准确、内容详细、描述清晰等特点，对档案的记录和信息的收集以及整理都要做到精确、科学合理。对档案的保管也要做到完整、安全并具有极高的质量[4]。所以事业单位要根据实际的工作经验，利用信息化设备进行档案的有效整理、分类记录，时刻维护信息数据的完整性和准确性，以促进档案的有效利用价值提升。档案管理数字化建设可以通过将档案信息化处理其可以使档案的信息有效的保存，条理清晰并具有极高的指向性与针对性，对信息的检索和输出要做到平衡对称。并使档案能够更加合理的设置和使用。比如：通过档案信息系统化，将大量的档案进行准确分类，事业单位的工作人员可以通过主要的关键词对档案进行检索并准确的找到需要的档案，通过简单的词汇线索就可以将完整的档案信息进行提取出来，极大的提高了档案信息查询的速度和效率。此外，事业单位还可以通过信息加密进行机密档案的管理，将一些重要的档案文件进行加密设置和访问权限设置，这样就极大的提高了档案的安全性和保密性。
2.2 要对事业单位档案管理数字化建设确立准确的工作重点
要为事业单位的档案管理数字化建设制定准确的工作目标和工作重心。让档案管理工作能够围绕着目标去快速有效的执行。随着市场经济的不断进步，网络的广泛应用，工作重心不变的情况下提高工作效率就需要事业单位在工作模式和方法上做出转变。尤其是针对档案管理的特性要求，档案工作本身就需要进行精确化、高效化、高质量化的执行。通过信息化技术工具的帮助能够快速的掌握这些特点并做到档案管理工作的最佳优化，因此，事业单位要充分的明确工作重点，将档案管理作为工作重点，积极地对其进行数字化建设，以提高对人们的信息服务水平。
2.3 提高事业单位档案管理工作人员的专业水平
事业单位要对档案管理人员的专业知识进行定期的培训，以保证工作人员专业素质和文化素质的提升能够满足档案管理工作的基本需要，尤其是对专业档案管理人才和专业化档案管理团队的建设和培养。特别是对事业单位档案管理工作的高效率完成，将事业单位的工作能效有效的提升。事业单位可以通过面向社会大众进行公开的专业档案管理人才的招聘，并对現有的档案管理人员进行科学的考评，以发现其工作上的不足并有针对性地进行培养和提升，并将档案管理工作人员的工作与绩效进行有效连接，并纳入到工作绩效之内，这样可以极大的激发档案管理工作人员的工作热情和积极性，以便提高其档案管理工作的效率，促进事业单位的稳步发展。
3 结语
在如今的信息时代技术高速的发展之下，事业单位档案管理数字化建设已经势在必行，这也是事业单位的工作模式适应时代发展的必然结果。从长远的发展目标来看，事业单位的档案管理数字化建设也能够充分的起到对社会发展进步提供充足支持的作用，目前的事业单位档案管理工作还需要进一步完善，期望其可以为社会的进步做出杰出的贡献。
参考文献
[1] 窦颖.谈数字化档案管理在事业单位中的应用[J].办公室业务，2018（17）：80.
[2] 董晓声.试论新形势下事业单位档案管理与创新[J].办公室业务，2018（15）：76-77.
[3] 柳永馗.行政事业单位档案数字化管理剖析[J].中国管理信息化，2018，21（12）：182-183.
[4] 蔡静敏.基于数字化的事业单位档案管理探讨[J].办公室业务，2018（11）：82.
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