大数据背景下单位档案管理刍议
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作者:艾晶
摘 要：随着大数据时代的到来，单位档案管理强化规范化原则、实事求是原则和全局性原则。单位档案管理的运用从提取档案信息中的各类数据、开发档案信息中的数据平台、提升档案信息化的服务水平入手。单位档案管理未来从加强档案管理工作观念的更新、加强档案管理工作的技术创新、加强档案管理服务的工作创新等方面提升服务水平。
关键词：大数据;单位;档案管理;刍议
一、大数据背景下单位档案管理原则
（一）规范化原则
随着经济社会的快速发展大数据时代已经到来，对数据的管理与使用成为信息化背景下人们生活不可缺少的一部分。任何一家单位的发展都是由历史脉络形成与不断发展壮大交织在一起的。随着单位资产规模和员工数量的不断增加，涉及到单位发展的各种档案的保存与使用成为了新的议题。档案通常记录了单位各个历史时期发展中的重要事件、經济往来、人员流动等的重要信息，对档案资源的利用要规范，按照流程查阅相关内容。
（二）实事求是原则
在档案管理工作中，为了解决档案信息日益庞大的难题，在其中引入大数据信息技术是很有必要的。[1]单位根据具体情况调取相关档案信息，利用大数据技术对重要信息进行编码、提取、加密等工作可以提高档案信息的利用率和保密性。使档案管理工作更好的适应大数据时代的要求。档案工作人员在利用档案信息时，要树立实事求是的原则，根据需要提取档案信息。
（三）全局性原则
由于将大数据信息技术引入到档案管理工作中来，对数据的完整性提出了更高的要求。单位档案一般年代久远从而导致相关信息量巨大，对信息的录入显得格外关键。同时，由于单位是一个社会系统中的子系统，与社会其他机构的交流非常紧密，相关往来的历史信息对单位的发展也起到了关键性的作用。档案管理人员在调取单位档案信息时，根据实际情况提取信息。
二、大数据背景下单位档案管理运用
（一）提取档案信息中的各类数据
在大数据信息技术的帮助下，其可对档案中的关键信息予以精确性的提取和挖掘，采用文本数据挖掘技术可以对数据信息中的文字予以更加有效的分析。[2]同时，随着单位事务的不断增多，如何从海量的信息中快速提取出有用信息对档案管理人员提出了新的要求。通过对必要数据的提取，不仅提高了档案的利用率，也对档案管理者的实操技能的提升有很强的针对性。
（二）开发档案信息中的数据平台
单位档案数据非常复杂，涉及到很多字段。在大数据背景下对数据的提取要求非常高，需要建立相应的数据平台来提高数据挖掘和提取的信度和效度。另外，通过开发单位档案数据平台可以有效提高大数据共享的效度，提升单位服务的客户对信息需求的满意度。数据平台的开发是单位对外宣传的窗口，访问者可以通过信息了解单位，也更好地挖掘了用户的隐形诉求。
（三）提升档案信息化的服务水平
在大数据信息技术的帮助下可以有效实现档案信息智能化检索、定制、咨询、保密、追踪等服务，为用户提供有效的信息。同时对单位档案管理者而言，大数据的应用提升了档案的利用效率，提高了数据处理的速率，对接了大数据管理的平台，对信息资源的有效共享提供了坚实的基础。对单位决策管理者而言，可以根据历史数据提前研判未来发展趋势，提高风险防控。
三、大数据背景下单位档案管理发展
（一）加强档案管理工作观念的更新
在大数据时代背景下单位对档案管理工作提出了更高的要求，单纯的对档案进行归档和整理已经逐渐无法满足单位的使用需求，因此在档案管理工作创新中还需要从工作观念转变。[3]为了提升服务质量和水平，观念的转变是第一位的。在遵循部分资料保密的基础上，提升单位档案管理的实效性，提升单位档案的利用水平，强化单位档案管理的服务意识，提高数据化利用水平。
（二）加强档案管理工作的技术创新
在大数据背景下讲究数据的实效性和真实性显得格外重要。传统的档案储存与翻阅方式已经不能适应经济快速发展的需要。特别是数据时代的来临，人们每天产生的数据交换都是以亿兆为单位。同时，加强对单位纸质原始档案的管理用新的防腐防尘材料予以保管，提高原始档案保存的水平。
（三）加强档案管理服务的工作创新
对于档案使用者而言，通过检索相关字段提取有效信息的数据处理能力显得格外关键。要求单位档案拥有者在档案数据平台开发时注重对档案数据的编码开发，力争做到大而全。对于档案数据维护者而言，必须对数据保护采用最新的防火墙技术、数字证书、数字签名等安全防护技术，提高数据存储服务器的安全等级。对于单位纸质档案管理者而言，加强档案管理规范化水平，提升其业务能力也是工作中的重点。
四、结语
单位档案的有效管理是单位发展中不可缺少的组成部分，特别是在大数据背景下对信息数据的提取需求不断增长，信息的准确和高效对单位组织的发展可以提供科学的决策参考。在有力的技术设备支撑下促进单位管理决策体系的高效运作。
参考文献：
[1]于冬艳.刍议大数据信息技术在档案管理中的运用[J].科技经济导刊，2019（27）：42.
[2]苗艳辉.大数据时代档案管理问题研究[J].中国新通信，2019（04）：103-104.
[3]王德英.浅谈大数据背景下机关单位档案管理工作创新[J].办公室业务，2019（04）：98.
作者简介：艾晶（1981-），女，湖北恩施人，本科，助理工程师，研究方向：档案管理。
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