人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用分析
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作者:董慧君
摘 要：近几年来，机关事业单位的发展速度加快，人事档案管理工作的重要性逐渐凸显出来。在新时代的发展背景下，机关事业单位的人员流动频率相对之前有所提高。对此，在工作中充分发挥人事档案具有的作用，对于大幅度提高机关事业单位的工作质量和工作水平具有很多方面的积极意义。本文主要从人事档案在当下的应用现状、实际工作中的作用以及增强人事档案作用的有效措施三个方面展开论述，旨在更好的促进机关事业单位的稳定发展。
关键词：人事档案;人力资源管理;机关事业单位;作用
人事档案不仅仅是对单位员工的个人情况进行统一化登记和管理，同时档案也可以为机关事业单位人力资源管理提供强而有力的支撑。人力资源管理的状况在某种程度上可以直接反映出机关事业单位的业务水平，“以人为本”的机关事业单位人事档案管理理念注重的是对个人的全面化管理，人事档案在其中扮演着重要的角色。
一、人事档案在机关事业单位人力资源管理中的应用现状
经过调查发现，人事档案在绝大多数机关事业单位的应用比较广泛，起到很重要的作用。但是仍旧存在一些不利于发挥人事档案作用的因素存在，这些因素如下：
（一）人事档案的管理模式具有局限性
传统人事档案的记录模式主要依靠与工作人员手写，然后在进行系统化的保存，当需要查找某个人的档案信息时，需要消耗大量的人力和物力，造成工作的效率降低，人事档案的作用被削弱。一些机关事业单位在进行人力资源管理时还会使用传统管理模式，或者之前的人事档案资料以纸质版的模式沿用到现在，没有实现全面的过渡。随着信息技术的不断发展，人事档案的管理模式会对人力资源管理产生不同程度的影响。除此之外，人事档案的资料收集时间比较长，存档信息已经过时，造成新的材料鲜为人知，这种问题的存在会影响机关事业单位对人员任职的安排。由于受到管理模式的限制，人事档案自身价值降低，同时在人力资源管理中的作用也不能较好的体现。
（二）人事档案管理人员的素质水平有待提升
对于人事档案管理需要专门的人员进行管理，其管理水平的好坏也会影响到人事档案的实际作用高低。其主要体现在以下几个方面：管理人员对人事档案的重视程度比较低。在一些机关事业单位中，极少数管理人员仍旧对人事档案具有的作用认识不清楚，在档案管理中形式主义比较严重，不能真正展示人事档案在人力资源管理中的重要价值。管理人员的业务能力有待加强。一些管理人事档案的工作人员年纪偏大或者是从别的工作岗位调任过来，档案管理的业务水平比较低，缺乏正确有效的管理方法，导致人事档案管理工作不能高效完成，直接会限制档案作用的发挥。
二、人事檔案在实际工作中的作用
（一）有助于提升单位人力资源的质量水平
人事档案能够全面广泛的记载一个人的人生轨迹，真有较强的可信度。机关事业单位在进行人员招聘时，可以将人事档案作为是否任用的参考数据。通过档案呈现出的个人信息，可以有效筛选出高质量水平的员工。这样就会减少了不正当聘用职工的现象存在，从而进一步提升机关事业单位整体人力资源的质量水平。
（二）有助于人力资源管理的科学性和有效性
人力资源管理科学性和有效性直接会影响机关单位的整体工作质量和水平，而人力资源进行科学化管理的前提就是再管理过程中严格依据职工的人事档案。通过其反馈出的任职状况、在岗位中的奖惩经历、专业水平等相关信息，进行综合性评价，从而有效判断职工能否胜任相应职位、具有晋升的潜能等等。在人事档案的参考下，人力资源管理的科学性和有效性在潜移默化中就得到了提升。
三、增强人事档案作用的有效措施
（一）提升人事档案管理人员的业务水平
人事档案管理人员的业务状况直接会影响到档案的实际应用价值，对此，在工作中不仅仅要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，还应该掌握档案信息整合处理的能力。同时，在个人价值观上要逐步增强对人事档案的认识程度，在今后的工作中不断提升工作效率。管理阶层要定期开展档案管理人员的培训会，不断提升档案管理人员的业务水平，充分展现人事档案的价值所在。
（二）建立健全档案信息管理系统
人事档案的管理模式会影响到信息使用的简便性和准确性，也会折射出机关事业单位的整体工作水准。由于人事档案的信息量逐渐增多，档案信息系统的完备尤为重要。为了简化整体工作量，管理阶层应注重档案信息的建立和完善。档案管理系统要与时俱进，在使用纸质档案的基础上，融入信息化元素，建立人事电子档案，便于在工作过程中灵活运用。这样还有助于档案信息的及时更新，提 高人力资源办公的精准度，同时也最大限度体现出人事档案的作用，促进机关事业单位的长久稳定发展。
四、结束语
通过上述内容可知，人事档案在机关事业单位中起到的作用不可小觑。单位要想平稳发展必须重视人事档案的有效利用，管理阶层要注意提升人事档案管理工作整体水平，完善人事档案管理工作的制度和标准，只有这样人事档案的作用才会进一步提升。人事档案在人力资源管理中发挥着重要作用，管理阶层要善于灵活运用，确保人力资源管理的科学性和有效性，展现人事档案的价值。
参考文献：
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[2]李旺.档案在人力资源管理中的作用[J].智库时代.2019.（30），29-30.
[3]张苗.人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J].中外企业家，2019.（23），130.
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