现代人事档案管理信息化建设探索与实践
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摘 要：科技高速发展，信息化时代快速来临，现代化和信息化不断影响着人民的日常生活，在人事档案的建立上，也应该进一步提升信息化建设，确保有效减少人力、物力，改变以往单纯纸质化档案整理，调取效率低等弊端，为人事档案调取，提供更加便捷的服务。
关键词：档案 信息化 效率 准确度
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）11（b）-0132-02
通常意义上，一个人要想在社会中生存立足，他的个人经历以及家庭情况都要有一些相关记载。只有建立一个完整的信息存储库，才可以为事业单位进行人员录用、聘用以及职位晋升工作提供一个相对科学的参考依据。人事档案是这些私人信息的一个载体，但随着社会发展，一些传统的纸质人事档案管理并不能很好地满足当前情况下对于人事管理的各种要求。可见，事业单位对于人事档案进行科学化管理，使其与档案管理模式不断创新，并充分运用信息化的优势特征至关重要[1]。不仅如此，企业单位及其他相关部门，同样要重视现代人事档案管理的信息化建设。
1 现代人事档案管理信息化建设的优势
1.1 保存更具完整性
现代人事档案管理进入系统，利用信息化的手段进行管理，能够让人事档案的管理更加的科学化、系统化、更加的完整话。通常情况下，纸质化的存档只能完成人事基本信息的存档，不能够将全部内容存放，但是信息化建设后的人事档案，可通过多种方式对档案进行进一步的完善和修正，将各类人事档案通过摄录、扫描等方式存入信息化系统，能够确保档案更加的完整连续。
1.2 调取更具便捷性
现代化的认识档案，在调取上更具有便捷性。既往的纸质化存档，在档案的调取上非常的不方便，需要调取人员到档案存放机构，并按照档案登记索引做好档案的查找工作。耗费人力、物力。在等待和查找的过程中，要消耗非常多的时间，为档案调取工作带来了诸多的不变。而信息化建设后的人事档案调取工作，能够有效的做好人事档案的调取，便捷而快速，减少人力、物力的消耗。
1.3 存档更具安全性
现代化人事档案信息化建设后，存档工作将更为安全。既往的纸质化存档，在调取的过程中，很容易出现人为缺失或者错误存放的情况，人为影响因素较大，且不可去除，但是信息化建设后的人事档案存档，能够更好的完成人事档案的保存，减少在储存过程中人为因素的不必要影响，确保档案的完成性。在此基础上，也可抵抗不必要的其他外力因素破损，因信息化建设的非实体性，能够确保信息更加的安全。
2 现代人事档案管理信息化建设面临的主要困境
2.1 信息设备使用能力有待提升
现代人事档案管理信息化建设的基础，就是现代化信息设备的使用能力。部分地区企事业单位在建立现代人事档案管理信息化建设上，面临着部分或者大部分人员不能有效使用现代化信息设备的情况，很多人员，只能依赖于简单的纸质化存档，和原有的档案检索功能，对于信息化建设存在一定的畏难情绪，对于相关的扫描存档使用功能，也都未能良好熟练使用，影响信息化建设整体进度。
2.2 档案录入的完整性有待核查
信息化建设的过程中，同样存在一部分人为的因素，如何确保档案录入的完整性，也是人事档案管理信息化建设的一项重要影响因素。在整体档案建立的过程中，还要避免出现缺项、漏项的情况，避免出现信息不全的情况，无论是在档案的存档，还是检索的编制上，都应高度的注意。
2.3 管理细则需进一步进行细化
纸质化的存档方式，已经成为了现行的常用认识档案存档形式。信息化建设后的人事档案，管理体系存在一定不健全的情况，很多情况下，未能对人事档案进行系统而全面的有效管理，在管理细则上，没有进一步的细化，没有落实到具体的相关责任人，为档案检索工作和缺失追溯工作带来了一定的难度。
2.4 做好体系建设，避免形式化
现代人事档案管理信息化建设的过程中，要做好体系的建设，避免现代人事档案管理信息系统过于形式化。要明确信息化建设的目的，是为了让人事档案管理工作更加科学、有效，避免不必要的浪费，而不能流于形式，为了人事档案管理信息化建设而进行信息化建设，让其失去了应有的意义。要强化信息化建设体系，对整体流程进行细化分析，确保不流于形式。
3 现代人事档案管理信息化建设推动的策略和措施
在深入认识我国企业人事档案管理面临的主要困境后，要思考推动我国企业人事档案管理现代化和信息化建设的策略和措施[2]。
3.1 建立健全体系，完善管理
在整体人事档案的信息化建设过程中，要做好信息化人事档案的建设工作，要建立健全的管理体系，从信息化建设之初，要设立专职的信息化建设机构，并明确相关人员的岗位职责，对相关的管理制定相应的制度，明确人员的职责，并理顺相关流程，确保各环节衔接顺畅，确保档案存取安全;并建立相关的监管体系，要对档案的完整性、档案查询的规范性、存档的完善性进行进一步的稽核，确保管理完善，档案齐全。
3.2 加强人员培训，提升能力
人事档案管理信息化建设的关键在于人才，如何能够做好整个流程的管理，其关键仍然在于人才。要做好人事档案信息化建设人员的选拔和任用，选取专业可靠的人员进行档案的管理工作，档案管理人员要明确了解相关的体系和流程，要对相关的风险点和重点事项进行充分认知，并进行及时的多频次的培训，让录入和管理人员能够时刻了解国家的相关政策变化，对国家的相关法律法规政策了如指掌，更好的做好档案管理，有效提升人事档案管理信息化建设的工作能力。
3.3 细化责任范围，明确职责
有章可循，有法可依。明确“责、权、利”，是档案管理工作的重要核心点。档案管理工作是终身负责制的重要工作，档案管理工作的重要性可见一斑。选取好的人员进行档案管理，也要细化相关的责任范围，尤其是信息化建设后的档案管理工作，要做好系统的监管，确保档案的完善，确保档案查询的合规性，以上等等。要对相关的岗位职责进行进一步的细化明确，落实相关岗位的岗位职责，明确落实相关责任，让档案管理人员，更加的重视档案管理工作，做好档案管理。尤其是做好档案查询的稽核工作，信息化建设后，档案查询工作将更为便捷，但是档案的调取，更要遵循严肃性、保密性的基本原则，作为档案的管理人员，要确保守好最后一道关口。相关人员要持有档案查询的审批后，方能进行档案查询，有违规行为的，要进行追责。
4 结语
综上所述，人事档案是事业单位档案管理的组成部分，也是事业单位提升核心競争力的有力支撑。如今，随着信息技术的不断发展，现代化的信息技术手段正以非常快的速度渗透到各行各业。事业单位人事档案管理的深化和优化离不开互联网、大数据等信息技术手段，因此，将现代化的信息技术管理理念和方法融入事业单位的人事档案管理，将有效提升档案管理效率，推进事业单位人事档案管理工作的科学化、规范化和信息化有着至关重要的作用，需要进一步的进行探索与实践。
参考文献
[1] 陈旭平.信息化时代人事档案管理模式创新路径[J].中国管理信息化，2019（18）：177.
[2] 苏燕.网络环境下企业人事档案管理现代化浅析[J].劳动保障世界，2019（24）：65.
[3] 褚丽娜.现代人事档案管理信息化建设探索与实践[J].兰台世界，2019（S1）：90.
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