浅析项目工程合同管理的管控与改进
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摘 要：本文阐述了根据项目工程合同在签订的过程中阶段性工作内容，通过在过程中发现的问题，分析出相应的原因，并此为依据制定的相应的合同管理管控工作。文章主要内容包含项目背景、合同管理定义、合同管理的管控现状，结合现状对现有合同管理的方法进行分析，提出不足之处以及进行的完善和改进工作，最终得出有效的改良结果，从而对项目起到积极的推动作用。
关键词：合同管理 管控 改进 建议
中图分类号：F283 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）02（c）-0156-04
Abstract： According to the phase work content of long xiang project in the process of signing the contract，the corresponding contract management and control work is formulated. The main content includes project background， contract management definition， contract management and control status， and analyzes the existing contract management methods combined with the status quo， puts forward the shortcomings and improves the work， so as to more effective and play a positive role in promoting the project.
Key Words： Contract management; Control; Improvement; Suggestions
1 项目背景
保障工程项目能够在节点进度和预算范围内顺利完工，是合同管理的重点工作之一。因工程项目涉及合作单位众多，隶属不同单位难以对合作方进行约束，合同是受法律保护、有法律效用的合作契约，通过合同条款的约束，甲方可以最大程度对乙方进行过程与节点的控制。本文所指的合同管理，是指在项目管理经验和《采购管理程序》、《采购质量控制程序》、《合同技术附件》（技术规格书）等文件相关要求下进行的合同管理。
通过合同管理，单位才能在经营活动中减少人工干预，按照各种规章制度度办事，才能高质、高效的保障专项任务圆满完成。
2 合同管理的定义
在对合同管理进行分析前，首先需要明确什么是合同？
合同是指承发包双方为实现某种目标，明确相互责任、权利、义务关系的协议;简单的说，合同其实是一座连接甲乙双方的“桥”，通过合同协议的约束，甲方得以对乙方进行进度节点、质量要求、技术要求的约束，進而保证工程建设活动顺利进行。
有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定，确保工程目标实现的重要手段，因此，加强合同管理工作对于承包方及业主都具有重要的意义。
3 合同管理的管控现状
因工程是在国家拨款前提下进行的工程，经费有限，且需求紧迫，对进度的要求极为严格，因此针对本工程的合同，管理时要特别注意两点，一是控制经费使用，避免超预算，二是提高合同签订效率。
目前工程的合同管理以合同签订为分割线，包括前期、中期、后期三个阶段的管理。三个阶段循序渐进，环环相扣，任何一个阶段出现问题，都将影响整个合同进度，进而对项目进度产生连带影响。
具体每份合同的签订流程内容如表1所示。
4 合同管控中发现的问题统计
以下针对合同签订过程中出现的情况，挑出具有代表性的问题进行举例。
问题描述及产生原因：
通过对表1问题进行分析，汇总出合同问题的发生阶段，如表3。
根据表3所示，合同在签订过程中，中期发生的问题最为醒目，占总体问题的75%之多， 综上所述，在合同签订过程中，产生的问题归纳起来可以总结为：
（1）经费把控不够。
（2）合同过程管理不够细致。
（3）合同签订流程过长。
5 合同管控中存在的问题
因合同签订发生问题主要集中在前中期，即合同签订之前，因此下文以合同签订中产生的问题为切入点，对合同签订过程中产生的问题进行深入研究，进而探寻管控中的不足之处。
5.1 经费偏离控制
（1）缺乏预见性。
由于项目内容包括大量非标设备系统和新材料，许多关键设备又属国内首次研制，研发难度大，价格难以确定，有些设备和材料的研制成本与进度完全靠经验估计，导致预算和实际支出不能百分百匹配。
（2）单一来源导致乙方报价增高。
项目中大协作方式从优点看确实可以集众家之所长，集中力量攻坚，但同时也是把双刃剑。一些关键性技术属我单位与某些合作单位长期合作，共同研发的成果，全中国只有合作单位能够提供，采购时只能采取单一来源的方式，部分乙方会依仗自己手里的技术漫天要价，远超预算时确定的金额。 （3）延期以至工期延长，引发通货膨胀导致的被动涨价。
在研发过程中，会出现因技术难度过大以致研发进度进入瓶颈，进度计划出现偏差的情况，偏差一旦过大，致使进度延期，就会导致因通货膨胀而引发的乙方被动涨价。
5.2 合同过程管理不够细致
目前我单位签订合同，主要采购方式为公开招标及询价采购。但在经办的过程中，我发现不少合同在签订过程中出现一些问题，都因我方对合同的过程管理不够细致。
（1）公开招标的问题。
公开招标，是近些年我单位项目由科研性质转型为为工程性质后才开始逐渐使用的采购方式。但在工作初期开展时，招标工作屡屡不能顺利完成，极大的影响了工程进度开展。
（2）合格供方的问题。
合格供方是我单位通过对供方能力进行评价，从而确保供方提供的产品能够满足我方需要。评价供方能力需要供方提供资质证明、顾客满意度调查、产品的质量和交货能力等情况，申报过程较为繁琐，且因我单位的特殊性，办理时往往需要项目负责人自己跑流程，因此会出现合格供方将要到期却卡着时间点签合同的情况。
（3）询价采购的问题。
值得一提的是询价采购工作。我单位的采购工作基本以询价为主，通过联系至少三家乙方，发送采购条目并索取对应报价单，以价低者得的方式确定最终供方。这种询价方式初衷本是为了在保质保量的情况下最大程度节约经费，且尽可能保证采购公平公正公开。但是在操作过程中，结果往往不尽如人意。很多时候项目负责人为了省事或是出于对合作厂家的信任心理，往往从合格供方名录中只挑选长期合作的几家厂家，并由其报价。
5.3 合同签订流程繁琐，耗时过长
在《采购管理程序》及《采购质量控制程序》的要求下，签订一份合同需要签订依据表、需求表、招标文件会签单（招标采购）、合同审批会签单，中间涉及多个职能部门和上级领导签字，且因一直采用线下签订方式，合同审批环节效率低下，主要表现在以下两个方面：
（1）串行签字方式严重延长合同签订时间。
合同签批采取手工串行方式进行审批，即经办人持纸质会签单逐个找领导审批，一个审核环节结束，下一个审核环节才能开始，如果其中一个审核人因出差等原因未在岗，则流程需要等到该负责人返单位才能继续开展，严重延长了合同签订时间。
（2）紙质版合同档案管理分散。
因线下会签均采用纸质化文件，一份合同的签订又涉及多种会签文件，档案数据零散，办理周期长。即使有合同负责人在经办的过程中手工录入信息，也容易出现合同信息采集滞后的情况，一旦合同有变更，又未能及时进行记录登记，记录的信息将不准确，不方便合同信息的查询与保管。
6 合同管控中的改进
基于对现有合同签订过程中的一些不足分析后，为改善合同管理现状，发挥其更大的作用，根据以往在合同签订过程中的工作经验，结合现有的管理模式，提出以下几点改进方法。
6.1 做好预算管理，重视知识产权
凡事预则立，不预则废。预算，强调的就是预先确立未来费用的使用情况，因此，能否做好预算工作，提前做好计划是根本。
6.1.1 立项前提前规划，做好充分的论证工作
对于准备立项的项目，提前做好规划，会对项目顺利实施起到事半功倍的作用，尤其是大型、复杂、长周期的项目，更应该做好立项阶段的论证工作。论证时，要充分调研目前中国厂家的能力水平，也要调研国内外市场行情，哪些物资可以直接采购，哪些需要自我研发。同时要考虑费用的时间价值，利用资金折现率根据项目进度计划计算预算，避免通货膨胀导致的预算不足;评估项目的风险因素，对执行过程中可能发生的重大风险因素提前考虑，并制定相关应对措施。
6.1.2 立项后应制定详尽、可行的费用计划
因为本项目周期性较长，经费使用存在很大的不确定性和风险，因此对于立项后，已进入实施期的项目，应制定更为详细的资源计划和费用计划。如有可能，应尽快分解到四级进度计划。根据四级进度计划分析，识别包括人力、物资、特殊工艺方法等资源需求，确定项目所需投入的资源种类、数量和投入时间，并在此基础上，制定科学、合理、可行的项目资源供应计划，依据资源供应计划制定费用使用计划。
6.1.3 充分预留、合理使用不可预见费
不可预见费又称预备费，是指考虑建设期可能发生的风险因素而导致的费用增加的这部分内容。
按风险因素的性质划分，预备费包括基本预备费和涨价预备费。基本预备费是由于设计变更、不可抗力等原因导致的费用增加;涨价预备费是由于项目执行期较长，在执行期内可能发生的材料、人工、设备的价格差和利率、汇率调整等导致的费用增加。在项目执行过程中应及时控制风险，合理使用预备费。尽量用在需要技术攻关的关键工作上面。
6.1.4 重视知识产权管理
在与合作方进行共同研发时，一定要注意知识产权的管理。强化知识产权的法律保护，既可以调动科研人员研发的积极性，也对自主知识产业的形成和发展有重要作用，同时，还可保证自己的合法权益，避免乙方漫天要价。
针对我单位情况，可以先从合同文本上落实知识产权所属权，如属我方独立研发项目，知识产权则应占100%;如属双方共同研发，则我方至少应占50%。同时，科研人员也应积极主动申报国家知识产权，避免被抢先申报。
6.2 重视沟通工作，实现合同管理规范化
6.2.1 重视技术与商务的沟通，实现招标文件规范化
基于招标工作失败的原因，在管控中作出如下改进：
对于要开启招标，特别是对技术要求门槛很高的项目，我单位会专门组织招标文件编制论证会，由项目负责人、合同经办人、各商务职能部门参加，就项目负责人将要采购的项目进行条款和打分项的讨论，不合理的地方直接进行现场整改。 随着沟通频次的增加和沟通有效性的增强，我方技术人员越发了解合同签订时的商务要求，针对新型设备、材料，或者技术门槛较高的采购项，能提出符合要求的技术条款，以及更加合适的技术分值，大大提高了招标工作的成功率，提高了合同签订效率。
6.2.2 重视组内的沟通，实现合同文本规范化
在合同组各位同事的不断沟通下，在2017年中旬建立起统一的合同范本模板库，经办人在办理合同时可以直接选择相关合同范本进行编订，极大的提升了文本起草效率。目前我單位的合同模板主要有物资采购、服务采购、技术开发采购三种类型。
6.3 引入电子平台，促进合同管理信息化
6.3.1 内部办公自动化平台的搭建和应用
内部办公自动化平台管理是根据科研项目管理流程， 构建的具有项目管理、数据共享和交互功能的信息系统，是我单位内部管理的重要工具。它以IPD专项化分工为基础，以信息化管理为手段，实现了对采购中由立项到验收的的全过程控制和管理。
内部办公自动化平台主要有如下优点：
（1）实现了合同信息共享。
内部办公自动化采用集中的数据管理，信息通过依据表一次录入后，就可以再整个信息网络内循环、多次使用，实现了信息的共享，为我单位实现完整、贵方的数据管理系统提供良好的平台支撑。
（2）实现了合同的网上并联会签。
内部办公系统采用电子化办公，涵盖了一份合同从发起至归档的全过程管理，不仅实现了无纸化办公，更开创性的引进了线上审批流程。审批采用并联发送的方式，将需要审批的合同文本通过内部网络同时发送给所有需要会签的职能部门，大大节约了合同签订的时间，提高了管理效率。
（3）实现网上合同全过程管理。
由于合同管理周期长，合同履行的过程中，在外部自然和社会条件的影响下，合同实施的条件不断变化，内控条件也要随之调整。通过合同信息的网上跟踪，针对付款情况、验收情况的记录、描述和分析，实现了合同全过程管理，既保证了信息的完整性，也提高了各部门对合同管理过程的了解，便于集中各个部门的意见，确保合同在项目部及上级单位的控制下良性发展。
6.3.2 总部电子采购平台的应用
针对询价采购很难扩大询价范围的问题，总部开发了电子采购平台，该平台是总部合同管理信息化的重要内容，是连接中核平台各下属单位和社会所有企业的桥梁。
电子平台为总部下属单位提供了新的询价模式，互联网的广泛性和便利性，扩大了乙方的选择范围，通过甲方在平台上发布采购公告，所有符合要求的乙方都可以参加竞价，打破了只能从固定几家乙方中挑选供应方的局限性，最大程度的保证了采购标的物的质廉价优。
7 改进效果及其他建议
信息系统平台的普及及其他管控措施多管齐下，不仅大幅缩短了合同签订时间，而且提高了合同的完成率，更有利于保障工程项目在节点内顺利完工。
截止到目前为止，合同管控方法的改进措施已实施了将近两年时间，从实际效果来看，合同的签订时间由原先2～4周，提升至1～2周，签订时间缩短近一倍;合同文本内对知识产权的要求达到100%;招标采购成功率提高至90%，电子采购平台的应用让我单位扩大了乙方的选用范围。一切的改进都说明了说明这些管控措施是有效的，可行的。
8 结语
合同管理的好坏与否直接影响了项目进度能否在节点内顺利完成。在进行项目管理的同时最大程度的做好合同管理工作，保证合同签订的效率和质量。
参考文献
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