工商企业登记档案的实体分类与编号

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　　企业登记档案在工商业务档案中处于中心地位，是机关档案室档案管理的重要对象。1990年发布的《企业法人登记档案管理办法》并没有对企业登记档案的分类编号做出明确的规定，只规定“案卷可按行业分类，也可按经济性质或隶属部门等分类”，具体的分类编号方法，则由各机关档案室自定。
　　目前，各个工商部门在企业登记档案的分类与编号方面各行其是，互不统一。本文结合笔者多年的实际工作经验，探讨工商企业登记档案的分类编号方法，并给出了一个较具科学性、稳定性和便于实际操作的方法。
　　
　　企业登记档案分类编号的原则
　　
　　企业登记档案属于业务档案，其涉及的类型多、行业广、内容丰富，所以应充分考虑分类编号的适用性，便于室藏档案的管理和使用。
　　
　　1　分类要有量的考虑。即在进行类目划分、类目细分时，要重视已有及将来可能出现的档案实体的数量，量小并类，量大细分。以笔者所在档案室为例，目前已有各种状态(在册、注销、吊销)的企业登记档案4万多卷(一户一卷)，涉及的企业类型达到60多种，各个类型的档案数量差异悬殊，而且企业类型会随着市场经济的发展和经济法规的完善发生变化。鉴于这种情况，在类别设置时，就要充分考虑档案数量的合理分配。
　　
　　2　便于档案管理。笔者所在的档案室，每天要接收企业登记档案近百份，其中新开业材料需编号归档，变更材料需查号归位(添加到已建档案的卷盒中)，每年度还有大量的年检、吊销等监督管理材料需入库。所以，类别设置和号码编制的优劣直接影响到档案管理工作效率。
　　
　　3　便于档案利用。工商行政管理机关在开展业务工作和检查自身的审核工作，机关、企事业单位、社会大众在办理经济案件和资信调查时都会频繁查档。以笔者所在档案室为例，仅2008年一年，查档量就达到了9000多卷。在如此高的档案利用率下，分类编号的简便性就显得尤为重要。
　　
　　4　编号要考虑案卷号的连贯性。企业的登记机关一旦改变，企业登记档案就会随之发生迁移，这对迁出机关而言势必造成空号现象，不仅不利于档案数量的统计，还严重威胁到档案实体的安全。
　　
　　企业登记档案分类编号的常用方法及缺陷
　　
　　企业登记档案与常见的文书、会计档案等相比，最大的区别就是档案始终是“动态”的，即自设立登记材料立卷归档后，还会不定期地增加变更、年检、备案等材料，直到该企业申请注销或被吊销。因此，企业登记档案在归入工商业务档案类后，下位类的设置和编号方法就成了重点和难点。目前，各机关档案室的做法主要有以下两种：
　　
　　1　简单分类、流水编号。将企业登记档案分为内资、外资和注(吊)销企业3大类型。内、外资类归入的是在册企业档案，各类分别流水编号，即档案员将每次接收的开业材料的企业名称逐个登记在档案目录簿上，流水产生案卷号。注(吊)销企业类中的档案属于“死档”，分年度流水编号，即每年定期将上个年度的注(吊)销企业档案从内资和外资中抽出来，批量重新赋予档号。内、外资中因注(吊)销或迁出等原因空缺的案卷号由新近归档的设立企业补全。
　　这种方法分类简明，无空号，便于档案数量统计，而且进馆准备充分，比较适用于企业登记档案数量较少的档案室。
　　缺陷：(1)编号、补号、年度重新归类的工作量大。以笔者所在档案室2008年为例，新设立企业1800户左右，迁出企业近200户，注(吊)销企业近400户，这就意味着需要对约600户企业进行补号，对约1200户企业进行重新编号，其间的登记、核对、补录等工作量繁杂，稍有疏忽，就会造成案卷号的漏编、重编和错编，影响各项档案管理工作。(2)案卷号是档案员“随手”赋予或替补而来，基本无规律可循，所以当计算机发生故障或断电时，无法正常开展档案利用工作，变更、监督管理等材料的案卷号也不能及时获取。若编制手工检索工具(一般按企业名称中字号首字的笔画数有序排列)，无论是前期的登录工作还是查找都费时费力。(3)非开业材料如果早于开业材料归档时，该材料会因为没有案卷号而“无家可归”，使后续的档案管理工作陷入困境。
　　
　　2　区分“档案”与“材料”。此方法只将已注(吊)销的企业登记材料视为档案，列入综合档案室档案分类大纲中，下设内资和外资两类，各类按年度流水编号。还处于在册状态的均称为“材料”，材料的分类编号与企业注册号的编制规则紧密相联。
　　材料的分类号根据顺序码首位数字(不同数字分别代表不同的企业类型)分为不同类别，案卷号则为顺序码的最后几位有效数字，如注册号33020040001234X中，40001234就是顺序码，4代表外资企业类，1234为材料的案卷号。分类号、案卷号一律用铅笔填写。
　　这种方法将“档案”和“材料”区分对待，档案按年度流水编号，规范简明，材料无须编号、补号、查号，工作效率高，利用便捷，目录可直接从业务软件中汇总获取。
　　缺陷：(1)由于企业的注册号具有唯一性，不能被重复使用，随着年度批量归档和企业的外迁会出现许多空号，这些号码因与注册号相关而无法补全，成为永久性空号。(2)材料的分类号和案卷号由于是用铅笔填写，容易褪色，给生存期长的企业的档案管理带来不便。(3)材料的分类编号与注册号息息相关，会随注册号编制规则的变化而变化，缺乏―定的稳定性。
　　
　　企业登记档案分类编号的一种新方法
　　
　　考虑到上述各种常用方法的缺陷，笔者经过分析研究，并在实际工作中进行试验，探索出了一种适用性较强、规范的分类编号方法。仍以笔者所在档案室为例：
　　
　　1　分类。将企业登记档案分为“新注册号企业”和“旧注册号企业”两类，新注册号企业档案中归入的是最新的注册号编制规则下形成的档案(所谓“最新”是相对的，目前最新的编制规则于2007年7月1日启用)，下设内资、外资、外资分公司、迁入企业4大类。将旧注册号编制规则下形成的档案归人旧注册号企业类，再按照不同的规则细分为多个小类(可随编制规则的变化不断增多)。目前已有3小类，第一类是注册号体现经济性质(如1440xxxx-x)及以前编制规则下产生的内资企业档案，第二类是1998年6月1日开始启用的13位注册号下产生的内资企业档案(如3302001xxxxxx)，第三类则为旧注册号外资企业档案。(见图)
　　
　　2　编号。新注册号企业档案的编号方法也与注册号编制规则息息相关，分类号根据顺序码首位数字区段的不同而不同，案卷号为顺序码的最后几位有效数。旧注册号企业档案分规则流水编案卷号。
　　
　　3　空号的处理。在企业登记档案办理完外迁手续后，保留原档案卷盒，在卷脊上标注“迁出”字样，在卷内备考表上写明外迁的原因、时间、迁入地等事项，按照原档号放入原位置。
　　新方法克服了常用方法的许多缺陷，在理论和实践上都具有明显的优点。(1)企业登记档案由“件”组成，每件都需要经过整理、扫描、建目录、上架(或添加)等操作步骤，而且借调频繁。新方法从企业登记档案管理工作的实际出发，吸取了同行做法中的精华，使分类编号与注册号相关联，简单易行，极大地提高了档案管理工作效率。(2)旧注册号企业类的设立，不仅省去了年度重新归类这一较为繁重的工作环节，避免了大量空号产生，而且是对档号与注册号相关所带来的不稳定性的有效补救，方便扩展和修订。另外，由于旧注册号企业档案的最终状态只能是注(吊)销，所以有效地兼顾了进馆。(3)新方法在空号的处理上极为巧妙，体现了一定的灵活性，较好地保持了企业登记档案固有的系统性和历史面貌，有利于档案的统计和安全保管。
　　新方法虽优点明显，但仍不能面面俱到，有一定的适用条件和局限性，规模较小的档案室就不宜采用，而且需要档案员对业务工作及企业登记档案的构成及发展过程了解透彻。
　　笔者结合工作实际做了以上探讨，盼望可以起到抛砖引玉的作用，进而不断优化工商企业登记档案管理，简化工作，提高效能。

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