缩微档案信息集成管理的探索与实践

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　　目前，在各类产品设计、制造过程中形成大量的数字信息，利用缩微技术，将其具有较高保存价值的工程图纸和技术资料制作成缩微胶片进行异质备份。采用电子文件向缩微胶片的自动转换的方式，可以更加有效地确保电子文件中信息的长期安全，如何有效地将缩微处理后形成的缩微信息共享到档案管理系统中，将这些档案信息资源进行整合和管理，提高缩微胶片的检索和利用效率，探索和寻求档案管理与缩微技术集成应用的新途径和新方法就显得尤为重要。
　　通过信息技术与缩微技术的结合，实践缩微数模系统与档案管理系统的集成管理，实现在档案管理系统中能够方便、快捷地进行缩微信息的检索和利用，改善缩微品手工检索的不便捷，不断提升不同载体档案信息资源的管理水平。
　　
　　一、缩微技术应用现状
　　
　　20世纪70年代，缩微技术逐步开始应用于档案管理领域，目前已经发展成为一项较为成熟而稳定的技术，在改变档案储存方式和开发档案信息资源，以及创新档案管理服务新模式中发挥了重要作用。采用缩微技术对产品数据的图纸和技术资料文件进行拍摄，或者通过纸质扫描成电子文件／电子文件打印成缩微胶片，以此作为主要的永久储存技术手段。
　　缩微技术的实施与应用具有其显著的优势：胶片介质稳定，且保存时间长，缩微胶片本身具有稳定的保质期，拍摄在胶片上的图纸和技术资料信息能够保持很长时间，可达百年之久；储存空间小，档案管理库房大量的图纸拍摄成35mm或16mm缩微胶片，只需要几个档案的标准文件柜将其存放，将大大减少档案资料的存放空间；根据档案法相关规定，缩微品具有法律效力，能够作为法律凭证使用；缩微品的图像分辨率很高，在制造行业以工程数据较多，形成的缩微信息以工程数据为主，高分辨率的缩微品才能够很好还原工程数据。
　　事物都具有其两面性，缩微技术同样也存在其固有的不足之处：缩微技术的专业性很强，缩微胶片制作工艺过程比较复杂，拍摄的质量受人为因素干扰较大，不具有专业操作的水平会影响缩微品的质量；缩微胶片虽然能保存的时间很长，但是对保存缩微胶片的环境要求高，缩微品存放环境的温湿度必须保持在一定范围内；需要专业的缩微设备(缩微阅读仪、缩微还原机等)进行读取；缩微品的检索和利用比较困难，查找所需的缩微图纸和技术资料不是很便捷，需用专业机械设备完成缩微品的翻阅、查看、还原。
　　为此，运用缩微技术与信息技术的手段，将缩微系统与档案管理系统通过集成接口进行整合，实现集成管理和扩展缩微品利用方式，同时可以做到异质、异地存储备份，为不同载体档案信息资源的长期安全提供保障。
　　
　　二、缩微系统与档案管理系统的集成
　　
　　(一)集成管理架构
　　档案管理系统中的电子文件的属性信息与缩微系统制作缩微品后形成的缩微胶片影像信息实现对应关联关系，满足归档电子文件、缩微胶片的信息共享，便于检索和利用。
　　从缩微系统产生的索引文本文件中获取索引信息，缩微系统在制作缩微胶片后形成了包含完整缩微信息的文本文件。档案管理系统从文本文件中获取缩微胶片的缩微号、画幅号等缩微信息，通过其对应关系导人档案管理系统的数据库中。集成接口示意图如下：
　　
　　
　　(二)集成管理设计
　　1　集成管理过程描述
　　档案管理系统采集归档电子文件：档案管理人员手工著录；业务管理等应用系统的归档数据等；档案管理系统将需要进行缩微处理的条目信息采用Txt、Excel或Xml等中间文件格式导出，导出的目录信息所对应的电子全文信息，保存到本地指定目录中；在缩微数模整合系统中将电子全文进行缩微处理，制作成缩微品，并将生成的缩微号等数据信息补充到Txt、Excel或Xml等中间文件所对应的目录信息中；将补充和完善的Txt、Excel或xml等中间文件通过集成接口导人到档案管理系统中，这样就将缩微品的缩微号、画幅号等信息补充到了档案管理系统电子文件中，完善了缩微品的关联信息。
　　2　集成接口功能模块
　　(1)集成功能描述
　　缩微准备：需要进行缩微处理的数据，对符合缩微处理要求的文件进行环境设置，并生成数据文件；接收缩微信息：对经过缩微处理后，返回的缩微处理数据信息进行重新录入；缩微准备导出：从档案管理系统中将需要进行缩微处理的电子文件属性信息导出，形成Excel或Txt等中间文件。缩微信息导入：经过缩微处理后生成的缩微信息存储在Excel或Txt的文件中，通过导人功能模块将其上载到档案管理系统中。集成管理后能满足如下查询功能：
　　智能查询：根据所包含记录字符，系统自动进行模糊检索。
　　简单查询：根据需要列出所包含的字段，在字段上著录需要查找的内容，可以根据多个字段进行“或”关系的模糊检索。
　　高级查询：根据多个字段，通过“等于”、“大于”、“小、于”、“包含”以及逻辑运算符组合成“并且”、“或者”的形式，进行组合项检索。
　　(2)缩微准备
　　在档案管理系统中，选取需要进行缩微处理的电子文件，在生成缩微系统需要的中间格式文件前，这些电子文件的信息提交用户确认。系统中设计一张临时表，存储进行缩微处理前电子文件记录，以便作为导人缩微处理结果信息后的对照依据。从档案管理系统中导出电子文件信息，形成缩微系统需要的Txt或Xml文件格式，把电子全文导出并存放于指定路径。
　　(3)接收缩微数据
　　设置缩微处理系统输出的Txt文件或Xml中间文件路径，缩微系统在中间文件需要取得电子文件在档案管理系统中的档案管理库的节点，同时获取其文件级表名。
　　接收经过缩微处理完毕的电子文件信息，根据文件号和电子全文个数关系，档案管理系统自动进行查找匹配，把缩微处理过程中形成的“缩微号”、“画弧号”等写入档案管理系统中相应电子文件属性信息的字段下。
　　
　　三、缩微档案信息的集成管理实施与应用
　　
　　根据缩微系统与档案管理系统集成管理设计架构和功能需求，完成开发集成管理模块，并进行了初步的实践和应用。
　　(1)通过对档案管理系统进行开发，在档案管理系统进行功能性扩展并建立与缩微系统的接口模块。即档案管理系统中缩微处理的接口功能模块。
　　(2)通过缩微处理接口模块进入到缩微集成处理工作界面，根据工作需要，在档案管理库中选择需要进行打印缩微胶片的电子文件目录及其电子全文信息，如文件号、题名、全文ID、表名等。
　　(3)完成需要进行缩微处理打印成胶片的电子文件选择后，在工具栏的“文件”中选取“缩微准备”，然后出现缩微准备任务的工作界面，确定导出文件的存储路径，单击工具栏中的“导出”功能按钮，生成中间Txt文件，其中包含电子文件的目录信息，同时在存储路径下存放目录信息所对应的电子全文。
　　(4)将档案系统中导出的电子文件，在缩微系统中将其打印成缩微胶片，同时在缩微系统中生成缩微品的相关属性信息，如画幅号等。通过缩微系统将这些属性信息记录到中间Txt文件中，同时在其中完善缩微号等信息。
　　(5)将经过补充和完善了的中间Txt文件，通过档案管理系统中的缩微处理功能模块的接收缩微信息功能，将缩微号、画幅号等缩微信息补充到相应的电子文件的属性信息中。
　　通过缩微档案信息的集成管理实施，实现了档案管理系统和缩微系统中的数据信息共享，图纸和技术资料缩微品的信息实现通过档案管理系统的Web服务在线实时检索，这样可以做到检索缩微信息不受空间和环境限制，提高缩微品检索和利用的效率。
　　档案信息资源集成管理是档案信息化的核心理念之一。运用档案信息资源集成管理的先进理念，不断完善和拓展工程数据、技术文件的缩微品管理和利用模式，不断提高缩微品的集成服务水平。通过不断地探索与实践，将不同载体的档案信息资源进行优化和整合，实现它们之间的集成管理、集成服务和“档案数字化与资源共享”。在信息化条件下创新档案管理模式，为搭建全数字化和知识化管理平台将具有十分重要的意义。

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