做好乡镇档案工作规范化管理的实践探索
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摘要：乡镇档案工作规范化管理既是优化乡镇管理工作重要的指导和借鉴，也是传承区域文化历史的重要载体。但长期以来缺乏足够重视和投入，以及陈旧的管理模式等方面的短板问题制约了乡镇档案工作规范化管理的发展。改变这样的局限不仅需要转变观念、建立健全规范化管理的体制机制，也需要持之以恒地加强资源投入，搭建完备的基础架构，同时加快推进并不断完善档案管理标准化和信息化建设。要多措并举才能实现乡镇档案工作规范化管理的优质与高效。
关键词：乡镇;档案;工作;规范化;管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案作为历史信息的遗存历来是各级地方管理工作至关重要的对象。然而在不少基层地方，存在于管理意识和手段各环节的缺陷往往造成乡镇档案管理工作相对低质低效，不仅制约了乡镇档案对社会、经济、文化、教育各方面发挥应有的促进作用，也在很大程度上造成乡镇档案工作缺乏系统性、规范性，降低了档案作为珍贵历史资料的价值再创造能力。行之有效地做好乡镇档案工作规范化管理己经成为新时期基层乡镇管理工作中不可或缺的重要组成部分。
1乡镇档案工作规范化管理的重要意义
1.1优化乡镇档案管理工作具有重要的指导和借鉴作用
档案管理作为一项长期性、持续性的工作具有不问断延续的本质特点，从根本上讲就是最为核心的历史信息记录的载体，档案起到存凭、留史、资政育人的作用。经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。正所谓“以史为鉴可以知兴替”。基于档案的乡镇管理历史记录无不展示了时代发展对于基层组织机构开展管理工作的深刻影响，也同时体现不同历史阶段基层管理工作存在的优势与不足，亦或是经验与教训。因此，面对井然有序的乡镇档案资料，后来者才能从中了解和掌握一个地区的基层管理曾经走过的道路、探索过的方法，也才能从中汲取有益的经验、规避曾经的错误。故而，乡镇档案工作规范化管理最显而易见的意义就是对当前和未来优化乡镇管理工作起到指导和借鉴作用。
1.2传承区域文化历史的重要载体
在诸如新闻报道或记录影视等传媒资料中，每当涉及一个地区历史文化信息时常常会出现名为《地方志》或者《县志》《乡志》等的专有名词。而这些所谓的“志”正是古人对于档案记录文献或资料等的称呼。可见，早在千百年前，中国古人就已经深谙档案之于地方历史、文化、传统乃至民俗民风等进行记录和传承的重要价值。同样的道理，乡镇档案规范化管理亦是对乡镇基层管理工作文化乃至区域历史、传统、社会等多层面信息的规范记录、保存和传承。这既是为后人一探当今社会基层管理模式奠定基础，也是在体现乡镇档案作为传承区域文化历史的重要载体根本职能。
2乡镇档案工作的常见问题
2.1重视程度有所不足
客观上讲，档案管理一般很难在短期内展示出作为珍贵信息资料的价值再创造作用。因此乡镇档案管理某种程度上可谓是一件费力不讨好的管理工作。一方面，档案管理需要管理者投入大量时间和心力兢兢业业细化管理形式与内容，另一方面又不容易出成绩、出效果。因而，在不少基层地方，乡镇档案管理工作往往成为管理工作全局中相对边缘化的组成部分，也就很难在管理者中引起足够的重视与关注。
2.2资源投入相对匮乏
正是由于管理思想上缺乏重视，许多乡镇在涉及档案管理的工作环节一般很难有充足的资源投入。无论是资金或物资等硬件投入还是人员或技术等软件投入，不少乡镇常常将档案管理作为最末梢的投入环节进行排序，更有部分乡镇甚至不具备相对独立的档案室，而只在诸如后勤或行政办公室中临时摆放若干箱柜用于存放档案资料。至于档案管理人员则往往由后勤或行政人员兼职充当，或者将档案管理岗位作为照顾性岗位而安置一些业务素质低、技能水平差或者接近退休的人员等。如此一来，乡镇档案工作不仅无法满足规范化管理要求，甚至连最基础的完整性、安全性都难有保障。
2.3管理模式陈旧落后
缺乏重视和投入不足直接导致不少乡镇的档案管理工作长期徘徊在陈旧落后模式中难有长进。比如在控温、控湿、防霉、防虫等环节力所不及;分散性、碎片化管理导致档案出现遗失、散落、缺损等情况时有发生。更有甚者，由于档案管理不规范、不标准、不科学、不严谨，无关人员可以随意出入档案室、借用档案甚至逾期不还，而少数人更因管理上的松懈混乱而随意涂改档案信息造成档案失真等诸多问题。
3行之有效做好乡镇档案工作规范化管理的策略
3.1持之以恒加强资源建设，逐步搭建完备的软硬件基础架构
档案管理是一项需要长期持续的工作，而且不同历史时期的档案管理也有不同的时代特点和要求。对基层乡镇来说，有限的资金和资源也不允许一次性大规模地专门针对档案管理投入巨量资源。因此，持之以恒加强资源投入，逐步搭建完备的基础架构更为可行。
比如，乡镇机构、单位等可以先从设置独立的档案室着手，选择位置、环境相对整洁、通风情况良好且进出人员相对单纯的办公室或库房等作为单独的档案管理中心;应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架;新建单位或新建办公用房，应把档案部门的用房列入基建计划;库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施;应根据工作需要增置温湿计、复印机、收录机、照相机、去湿机、吸尘器、空调设备等;案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图;应建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍材料等。
3.2加强业务建设，建立精细化管理模式
传统管理模式之所以缺乏规范性，根本原因是粗放化和随意化管理倾向严重，大而化之的管理必然缺乏规范性和系统性。要改变这样的缺陷，就要加强业务建设，建立精细化管理模式。
從档案形成的源头着手加强规范化管理。基层档案形成的源头是各级各类管理工作涉及的公文、报告等材料，要实现档案管理的规范，必须在源头形成上首先做到规范。2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》对党政机关公文的体式作了统一的规定。公文法定的规范化格式是公文区别于其它文字材料的重要特征和标志之一。各省也相应制定了《党政机关社会团体档案工作规范化管理示范单位认定办法》等相关办法，对档案规范化管理明确了认定的标准。 比如，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号等。
3.3加快推进并不断完善档案管理标准化和信息化建设
发展是解决我国一切问题的基础和关键，发展必须是科学发展。信息时代大背景下，信息化管理已经成为各行各业实现转型升级至关重要的优化创新举措。乡镇档案工作实现规范化管理也需要加快推进并不断完善档案管理标准化和信息化建设。
第一，应参考包括GB/T 18894-2002、DA/T 31-2005、GB/T 20163-2006等档案标准化管理的执行标准文件，做好本地电子档案信息化管理的系统设计、平台开发与过程控制;构建满足数字档案长期保存和使用的基础框架;制定涉及功能模型、信息模型、互操作模型等的管理策略;应结合本地实际需要和信息化档案管理目标建设“收、管、用”集成的一体化管理系统，例如建成一个网络支撑系统、包括档案目录、重要档案全文和多媒体档案在内的三个基础性的数据库等。
第二，应当尽快出台地区性的《数字档案签章管理办法》《数字档案元数据管理细则》《网上移交数字档案管理办法》《数字档案数据交换接口标准》《数字档案更新管理细则》等管理章程。
第三，不断加强数字档案安全管理。比如在数字档案存贮方面可以采取光盘类介质的脱机备份存贮，磁盘（带）等为主要介质的大容量备份存贮;以及综合使用条码、磁条、水印等相对传统的安防技术和更加先进的指纹、面部识别等生物安防技术等。
考虑到先期投入的差别，乡镇档案工作可以先从建设局部性的信息化档案管理平台着手，再逐步扩大和覆盖到整个组织机构;在基本完成信息化管理操作后，凡常规的档案借阅和使用均采取线上操作，系统预设的操作流程记录将实现痕迹化管理，降低人为篡改的可能。即便是需要借阅和使用原始档案时，也应当首选备份如扫描件、影印件，最后才是原始文件等。
4结束语
乡镇档案工作缺乏规范化管理不仅是由于客观层面缺乏资源投入或基础设施建设所致，更是由于长期以来存在于管理思想方面的不重视和不关注。因此做好乡镇档案工作规范化管理首先需要在理念上彻底扭转陈旧模式的制约，认识到基层档案作为经验总结和借鉴参考的重要价值。不仅如此，乡镇档案管理的规范化还需要借助更多先进技术的支持提升管理品质和成效。也就是实现档案管理的标准化与信息化。这不仅有助于乡镇档案工作不断降低人、财、物的基础投入，也有利于實现档案作为历史信息的价值再创造功能。同时，在构架更加先进的档案管理工作平台时，管理思想、观念也能得到更进一步的优化创新。这不仅是乡镇档案管理工作深化改革提升有效性的重要举措，也是基层管理工作整体实现全面提升的必由之路。
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