企业知识产权档案规范化管理势在必行

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　　在当前金融风暴的袭击下，一个鲜明的不容置疑的事实是，仅2008年一年中，我国已有数万家缺乏自主知识产权、自主品牌、依托出口订单以OEM产品出口为主的企业难以为继而纷纷倒闭；与此形成鲜明对照的则是那些拥有自主知识产权、自主品牌的中国企业，借此扩大了自己的市场空间，反而获得了新的市场机遇。由此可见推进知识产权档案规范化管理恰逢其时且机不可失，应当成为当前企业档案研究的关注点。
　　为了充分了解和掌握当前企业知识产权档案的状况，中国船舶重工集团公司组织人员对北京航空特种工艺研究所、北京航空航天大学、中国船舶重工集团公司平阳重工机械有限责任公司、成都晨光化工研究院、北京钢铁研究总院、中船重工昆明分公司等部分单位知识产权档案管理的现状进行了调研。
　　
　　当前企业知识产权档案管理已是普遍现象
　　
　　开展知识产权档案管理是与我国社会发展进步、企业经营管理模式变化、市场竞争环境需要多方面密切相关的。
　　1　知识产权档案已经是普遍现象而不是个别现象
　　通过调研我们发现，知识产权档案已经在很多企业中频频亮相，已成为企业档案普遍出现的管理内容。我们在参与调研的各单位中看到，这些单位都已收集、保存了包括专利、注册商标、商业秘密等方面的一定数量的知识产权档案，并且在企业经营管理中发挥了重要作用。
　　2　制定知识产权档案管理制度已是一个趋势
　　我们看到，北京航空特种工艺研究所、平阳重工机械有限责任公司等单位都已制定了有关知识产权档案管理方面的制度和工作流程，以协调、规范本单位知识产权文件收集归档和整理组卷工作。更多的单位表示，准备在适当时候(最好是有上级部门规范性文件指导前提下)着手制定知识产权档案管理制度。
　　3　市场经济环境有利于开展知识产权档案规范化管理
　　在市场经济环境下，知识产权档案已经在商标侵权、专利维护等维护企业合法权益、强化企业市场竞争能力方面发挥了作用，由此企业各级领导和有关部门都比较重视对知识产权档案的管理，重视本单位的知识产权档案的归档和管理，这就为推动知识产权档案规范化管理提供了良好的外部环境。
　　
　　实行企业知识产权档案规范化管理恰逢其时
　　
　　通过调查，我们认为，针对企业知识产权活动特点，提出完整的知识产权档案规范化管理实施方案很有必要。
　　1　科学发展观是指导我国档案事业持续发展的理论基础，开展知识产权档案规范化管理体现了档案事业在科学发展观的指导下不断探索和创新，通过实现知识产权档案规范化管理，可以为我国实现建设创新型国家战略、推进自主知识产权建设和国际化品牌建设提供强有力的信息支持，为我国实现“制造大国”向“创新强国”的国家发展战略转型提供档案信息的有力保障。
　　2　当前企业档案工作的发展与实践，已经提出了对知识产权档案规范化管理的实际需求。大量事实表明，企业中的知识产权档案管理已经不是一个尚处于理论探讨、有待开展的工作，而已经成为目前企业档案管理的一个普遍内容。虽然目前知识产权档案规范化管理在大多数企业处于“整装待发”状态，但是不存在难以解决的理论和实践障碍，特别是近年来我国档案标准化工作突飞猛进所取得的一系列成果，为知识产权档案规范化管理打下了坚实的基础。
　　做好知识产权档案管理工作，不仅具有我们通常所理解的为工作查考保存历史证据、服务于知识产权日常管理的意义，而且具有直接参与知识产权管理活动、推动企业档案工作与社会同步发展的重大现实意义。贯彻“建设创新型国家”战略，就必须关注知识产权档案管理，以适应我国社会主义市场环境和国际经济一体化市场环境发展对档案工作发展的新要求。
　　
　　知识产权档案规范化管理需要解决的具体问题
　　
　　在调研工作基础上，我们认为，知识产权档案规范化管理的一些具体问题急需解决。
　　1　知识产权档案管理不是“知识产权+档案”的简单叠加，而是其有机融合。因此在研究、开展知识产权档案管理工作时，要让“尊重文件形成规律、保持文件形成特点、维护归档文件的原始记录性”以及“实行档案的集中统一管理、维护档案的完整与安全、积极提供利用”的档案管理原则在知识产权档案管理中也得到充分体现。
　　要想把知识产权管理和档案管理纳入同一管理体系中，就必须把知识产权管理和档案管理两方面的内容有机地融合在一起。所以我们认为，完全有必要把已经被档案管理实践证明是行之有效的管理方法有机地纳入知识产权档案管理中。
　　2　根据档案事业发展和档案工作需求，把“知识产权档案”列为一个新的一级类目。国家档案局发布的《工业企业档案分类试行规则》第四条规定：“工业企业档案分类设置十个一级类目……有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目”。所以，我们认为根据《工业企业档案分类试行规则》相关规定和工业科技知识产权活动的特点，应当把知识产权档案作为一个新的企业档案一级类目；在此一级类目下，把知识产权档案管理内容划分为专利档案、商标档案、著作权档案以及商业秘密档案4个二级类目进行分类管理。就是说把知识产权档案作为企业档案中和会计档案、审计档案等相似的、独立门类的专业档案来对待。
　　3　知识产权档案档号编制形式。档号在档案规范化管理中具有重要作用，而知识产权档案的档号管理有其特殊性，赋予知识产权档案档号时一定要注意体现知识产权活动的特点。为此，可以把档案整理中涉及档号的标准如《档号编制规则》(DA／T13)、《归档文件整理规则》(DA／T22)等融合进去。例如，考虑到企业可能会依照《国际专利合作条约》(即PCT条约)的规定，向国外或者其他地区申请专利、利用《商标国际注册马德里协定》(商标马德里协定)进行国际商标注册，以及需要区分普通专利和国防专利的需要，在向知识产权档案案卷赋予档号时，在档号中规定了一些专门的特别代码来加以识别，如国防专利档案以“G”、提交了国际专利合作条约《(PCT)》的专利档案以“P”、按照《国际商标注册马德里协定》提交国际商标注册的商标档案以“M”予以标识等等。毫无疑问，这种情况在一般的档案档号管理中是十分罕见的，但也是必须的。
　　许多企业表示，虽然本单位已制定了知识产权档案的管理制度，但是这些管理制度都是从微观角度制定的，相对比较简略，难以对知识产权档案形成全过程予以有效监督和控制。各单位都反映希望由上级档案主管部门来制定、发布这种全面、宏观、系统、权威的知识产权档案管理规范性文件作为自己的工作指导。
　　同时，当前档案管理人员十分缺乏知识产权方面知识。也是直接制约开展知识产权档案规范化管理的瓶颈所在，如我们在调研中看到，档案管理人员基本上不知道注册商标是每满10年就要进行续展；因此商标档案在分类、组卷、制定保管期限就应当体现出这种10年为一个循环的周期性特点，再以专利档案为例，有的企业仅仅是把专利证书归档，没有收集其他相关文件，而有的企业则只是把专利申请文件归档，专利证书却没有收集归档，等等现象，不一而足。因此，有必要对企业档案管理人员进行知识产权知识培训，以便让档案管理人员了解和掌握知识产权文件的形成规律和形成特点。

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